醫院綜合檔案管理工作中存在問題的探究

宋其勵

目前，隨著中國公立醫院高質量的發展，行政管理越來越重要，越來越多的高層次管理人才加入到醫院的行政管理中。綜合檔案室的成立是為了服務臨床、服務醫院、服務社會，在醫院管理中占據著重要作用。同時，也能對醫院的發展狀況進行有效反映，在醫院臨床工作也有著一定的參考價值[1]。因此，做好醫院綜合檔案管理工作至關重要。醫院綜合檔案全宗包括文書檔案、設備檔案、基建檔案、科研檔案、會計檔案、照片檔案、影像檔案、實物檔案等等，門類繁多，特別是醫療設備檔案在醫院中有著極大的臨床參考價值[2]。當下，我國醫療體系改革不斷深入發展，醫院綜合檔案管理工作也面臨著新的困難與挑戰。因此，必須及時找到醫院綜合檔案管理中存在的問題與不足，并加以針對性解決，使檔案管理工作的質量得以提升，這樣才能促進醫院管理工作的整體有效發展。

1 醫院綜合檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案人員隊伍專業性不足、檔案收集困難 醫院綜合檔案管理工作比較復雜，其內容也較多，且部分文件資料涉及到醫院機密。因此，檔案工作則必須由專業性強、綜合素質高的人員進行檔案管理，確保其工作的可靠性與合理性[3]。然而，由于綜合檔案室在醫院屬于不營利科室，很多醫院安排的檔案管理者多由醫療科室或行政科室的人員轉崗而來，其對檔案工作管理的認知不足，檔案基礎業務薄弱，缺乏規范性及專業性[4]。有的醫院尚未制定檔案分類大綱及《文件材料歸檔范圍及保管期限表》，因而使得檔案管理工作中失誤現象頻頻發生。各科室兼職檔案員缺乏業務培訓，對歸檔材料收集缺乏專業性，并未嚴格按照綜合檔案科室下發的文件規定來收集。部分科室為迎接上級檢查，查閱資料方便，很多重要的資料分散在各科室，未依法落實檔案集中統一管理制度，這使得檔案室收集的歸檔材料很難保證齊全完整，大大降低了綜合檔案管理的整體效率。

1.2 檔案管理制度不全 有效的管理制度將對綜合檔案管理工作起到積極的指導作用，同時，也將起到規范作用。檔案管理制度屬于現代化醫院管理的重心，對整個醫院的資料信息管理均有著一定的參考價值。然而，當下多數醫院均還未完善科學的檔案管理制度，檔案法律法規宣傳不及時，整體醫院檔案意識和法治觀念淡薄。醫院檔案工作領導體制不健全，多數醫院分管領導不夠重視綜合檔案工作，經費投入相對不足，檔案工作責任制度落實情況未納入院績效考核體系中，分管領導、專兼職檔案員考核獎懲措施未落實，這些對整個綜合檔案管理的質量產生了嚴重影響。

1.3 檔案信息化建設工作滯后 大數據趨勢之下，多數醫療機構為提升自己的醫療水平，則往往會注重臨床物力、財力、人力等各方面的投入，并積極引進先進醫療設備，儲備專業的醫療人才，達到整體醫療服務質量的提升效果[5]。與此相比，醫院行政對綜合檔案管理工作的資金投入則顯得略微不足，檔案信息化建設經費也相對有限，進行檔案工作管理時，很難實現辦公自動化與檔案管理軟件的有效銜接，檔案的利用受到一定影響。此外，諸多醫院尚未開展檔案信息資源的開發利用，計算機設備未進行升級與更新，只建立文書檔案目錄數據庫，未進行深層次的數字化加工，這使得檔案信息化建設工作相對滯后，一定程度上阻礙了檔案信息化管理的實現，無法使醫院檔案信息化價值與作用充分發揮[6]。

2 醫院綜合檔案管理工作的完善與創新

2.1 加強檔案人員隊伍建設 醫院檔案管理的精準性對醫院的口碑、形象將會起到直接影響，而檔案收集是否齊全完整直接影響醫院職能部門的利用效果。對此，醫院應積極引進檔案專業人才，加強優秀的檔案管理人員儲備和隊伍建設，加強檔案法律法規學習，加強對專兼職檔案員專業知識與業務技能培訓，通過線上線下等多個專業知識培訓渠道，全面打造一支能力過硬、素質夠強的檔案管理專業人才隊伍，使檔案分散、檔案收集困難等問題得以有效解決。具體應用時，醫院還應同自身的實際情況相結合，及時掌握檔案保管情況，并有效分配相關檔案管理人員。另外，還應同各部門的兼職檔案人員進行責任的有效劃分，實行績效考核獎懲制，確保每項管理工作均能落到實處，提升綜合檔案管理的整體效率。

2.2 提升檔案信息化技術 新時代背景下，信息技術呈現出快速發展態勢[7]。數字化信息技術的應用使醫院檔案信息資源平臺實現共享服務、跨科室共享利用。醫院綜合檔案管理的水平也將起到顯著提升，逐步實現以信息化為核心的現代化檔案管理。由此可見，檔案信息化技術的提升至關重要。具體應用時，醫院分管領導與檔案管理人員要對檔案信息化管理工作的重要性給予重視，應保障檔案信息化建設經費投入，在辦公經費中設立檔案信息化建設經費，專款專用。配備計算機技術的專業人員，升級設備設施和檔案管理軟件，開發數字化資源，構建完整的檔案數據庫，實現由紙質文件向數字化資源轉變。過去醫院檔案管理多以紙質文件存檔，會占據大量的空間，同時保管和利用的過程也較為繁瑣，會造成時間方面的耽誤。而在數字信息化技術的引入后，檔案管理則會逐漸多元化，檔案也可轉為視聽形式或電子形式。進行綜合檔案管理同時，醫院還應積極加強網絡環境監管，確保網絡安全性。由于醫院綜合檔案里涉及大量醫院機密，建立醫院內部網絡環境，要完善管理制度，落實訪問權限設置、身份認證、安裝配備防病毒軟件、對數據加密等措施，將內網與外網相隔離，做好數據的聯機備份、脫機備份和異地備份等數據備份[8]，確保檔案信息的完整與安全，便于檢索利用。簡言之，醫院綜合檔案的管理與數字信息化技術是不可分離的，應用信息化技術，醫院綜合檔案管理的效率也將逐步提升，管理的現代化與信息化特點也將尤為明顯。

2.3 完善科學檔案管理制度 現代醫院發展中，制度化管理已經成為了一項必然趨勢[9]。在進行醫院綜合檔案管理時，應建立完善的檔案管理工作機制，建立健全科學的檔案管理規章制度，規范檔案管理行為[10]。通過制定分管領導工作機制，實現分管領導直接抓，各科室協同辦的檔案管理網絡，確保檔案工作中出現的問題及時妥善解決，保證檔案管理工作嚴謹正常。醫院綜合檔案室管理職責較為繁多，醫院綜合檔案管理應以相應管理要求為依據，制定檔案綜合管理制度和辦法，明確檔案保管期限與歸檔范圍。若制度存在不足，還應參照實情進行修改完善。同時，還應制定相應的管理考核制度，把檔案收集納入年底績效考核，激發專兼職檔案員的工作積極性，結合管理效果施行適當的獎懲措施，使檔案管理制度能夠順利進行，提升整體的管理質量。另外，醫院在設置檔案制度的過程中，還應與自身的實際發展狀況相結合，加大對職能部門兼職檔案員的業務指導，明確其基本職能，加強監督，分類指導，確保檔案資料及時移交，統一管理，便于利用。落實醫院綜合檔案工作職責，提高管理質量。

2.4 綜合檔案管理工作的創新 醫院綜合檔案室的管理關系到醫院發展的方方面面，如何開展綜合檔案工作，使醫院檔案事業蓬勃發展，我認為最重要的是要有創新的意識。具體應用時，首先要具有觀念創新，隨著醫院的快速發展，高學歷人才的不斷引進，專職檔案員要與時俱進加強專業學習，站在更高的角度審視檔案管理工作，利用傳統模式與現代化新媒體相結合的優勢全方位宣傳檔案工作的重要性，不斷增強影響力，以便提高全院檔案意識和檔案法治觀念。圍繞檔案的收集、整理、保管、提供利用等方面工作，大膽創新，打破過去你進我收的常規，利用團體優勢走出檔案室，深入到各科室做工作交流，善于發現分散在各科室的積壓資料。根據各科室實際問題，做出妥善的解決方案，實現檔案業務的基礎提升和檔案工作管理水平不斷提升。其次科技創新，檔案信息數字化是檔案管理事業發展的必然趨勢[11]。數字化創新不單指文書、科技檔案的數字化，更要實現其他室藏檔案目錄數字化，甚至全文數字化，實現辦公自動化與檔案管理軟件的有效銜接，達到最大化利用效果。最后服務創新，醫院檔案管理工作服務創新的關鍵是高效，提供檔案利用服務是綜合檔案部門的職責，醫院綜合檔案室應具備熟練掌握現代化科技手段和先進的管理技術，從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換，提高利用效率[12]。根據醫院的發展變化開發具有醫院特色的信息資源，及時準確、廣泛地開發檔案信息，為醫院管理、科研及其他方面服務提供理論上和業務上的指導，讓檔案資源成為醫院改革發展的有力保障。

3 結束語

綜上所言，目前我國已經在逐步推進醫療體系改革，有關的政策也被逐漸落實，醫療機構中的各項管理工作也取得了顯著成效。本文對醫院綜合檔案的管理進行了研究分析，可見綜合檔案管理與醫院的整體管理水平有著至關重要的關系，故在現代公立醫院發展的新形勢之下，醫院必須重視對綜合檔案的管理，特別應關注檔案的管理制度建設、管理意識提高、現代化技術的應用等方面，做好管理的有效改進與創新，適應醫院現代化、可持續性發展趨勢，發揮更多更大的作用。