基層檔案管理問題與對策探析

摘要：基層檔案管理作為“折射歷史的銅鏡”，承載和記錄著一個單位的發展，檔案管理水平直接反映鎮政府執政水平，體現為價值的充分利用，因此做好政府基層檔案管理工作至關重要。然而實踐中，受多重因素影響，當前基層檔案管理還存在管理意識淡薄、檔案資源開發不足、管理方式不到位等諸多問題，嚴重制約了檔案管理作用發揮。本文將分析檔案管理存在的問題和對策，旨在促進基層檔案管理水平的提高。

關鍵詞：基層檔案管理;基層單位;檔案資源。

一、基層檔案管理的重要性及主要內容

（一）基層單位檔案管理的重要性

習近平總書記關于基層治理工作的論述，彰顯了做好政府基層檔案管理工作的重要性，相關方面的課題研究備受社會關注和熱議。

檔案資料屬于基層政府在發展方面不可或缺的重要內容，真實記錄了基層政府的相關活動，為基層未來的發展提供第一手參考資料。檔案管理工作是基層管理工作的一部分，是提高基層工作質量和工作效率的必要條件，是還原和維護歷史真實面貌的一項重要工作。做好檔案管理的工作，不僅可以提高基層工作質量，還能夯實基層單位的工作基礎，更是衡量基層單位管理水平的重要尺度，意義十分重大。

（二）基層單位檔案管理內容

盡管基層單位檔案管理工作繁瑣，并且管理對象在不斷增加。檔案管理內容主要包括收集、整理、保管、利用等4部分內容。

一是收集檔案資料。這個環節主要工作包括：首先確定需要歸檔的資料并進行必要的整理;其次檢查文件的規格、頁數以及具體簽章是否符合規定要求;再次理清檔案資料邏輯關系，對檔案形成質量進行綜合檢查，梳理歸類音像資料、圖片信息等特殊形式的檔案，按照類別進行整理，如果檔案信息不完整需要及時退檔處理，待重新完善后歸檔。收集檔案資料關鍵是確保檔案資料完整性和真實性。

二是，整理檔案資料。按照人事檔案、文書檔案及業務檔等三類進行分類整理。人事檔案在整理過程中可以按照政府統一編制、分類要求進行整理;文書檔案信息通常按照邏輯、時間、類別進行整理;業務檔案根據各單位業務內容、管理特點進行整理。

三是，保管檔案資料。檔案具有記錄、借鑒、指導價值，保證檔案資料安全十分重要。對于紙質檔案資料保管要注意防潮、防火，避免調閱后丟失、損傷，未經授權不得隨意修改、調閱檔案內容;對于電子檔案資料，要注意防止數據庫丟失、損壞，應當多備份兩份資料，并存放不同介質中，當然還要防止他人非法獲得登錄權限進入到數據庫中。

四是，利用檔案資料。一種是基礎價值利用，借助于檔案本身的直觀數據 作為各項業務活動“證據”，價值主要體現在其本身記錄性上。

二、基層檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作不夠重視。單位領導沒有認識到檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作理解不到位，把檔案管理邊緣化，經費預算不足，認為只要不出現檔案遺失、破損就做好了檔案管理工作。檔案管理人員長期不參加培訓學習，對檔案管理的法律法規并不精通，對于檔案缺乏清晰認知，將文件與檔案等同看待，，甚至出現檔案管理混亂的情況，單位也缺乏對檔案管理工作的考核要求，以上因素導致自然做不好檔案管理工作。

（二）檔案管理制度不夠健全。隨著信息化和科技化的發展，落后的傳統檔案管理制度已不能滿足當前檔案管理工作需要，但目前由于人員以及基礎設施建設不足等多種因素制約，導致基層檔案管理制度不健全，缺乏明確的檔案信息收集、整理標準，檔案規范性差影響檔案的使用價值。基層單位人員之間協調存在困難，制度建設工作相互推諉扯皮，導致基層檔案管理制度建設工作滯后。

（三）人員素質不能適應檔案管理工作需要。由于在檔案觀念相對滯后，管理人員缺乏學習積極性，導致缺乏必要的職業素養和專業技術，檔案管理工作缺乏創新、工作停滯不前，部分基層檔案管理人員僅能夠進行簡單的建檔、查閱、歸檔等基礎工作。有些單位由于認識不足，基層檔案管理崗位人員配備嚴重不足，甚至讓某些部門的其他人員兼任檔案管理人員，職業素養參差不齊，檔案管理人員隊伍不穩定。

（四）基層檔案管理的現代化水平不足。一是檔案管理安全系數較低。按照檔案管理要求，基層單位中的檔案室或是檔案柜（箱）等需要有專人保管。但是由于經費投入不足，很多基層單位不具備這些基礎條件，往往是一人多用。在管理檔案管理過程中，常常幾種檔案堆放在一起管理，甚至檔案散落到不同地方，既不安全，又不保密。在查閱調取檔案時，缺乏必要的程序和約束，隨意性強，存在較大的檔案遺失風險。二是檔案管理信息化水平較低。

三、加強檔案管理工作的對策及建議

（一）加強領導，增強基層檔案意識。基層單位領導應提高政治站位，充分認識到檔案管理的重要性， 將檔案管理納入單位比較重要的工作，提高檔案管理在基層單位工作中的地位，單位領導要從頂層建設加強管理工作，做好工作協調，讓各個部門配合檔案管理工作，掃清檔案管理人員工作中的障礙。

（二）建立健全檔案管理工作制度。基層檔案種類多樣、載體多元、數量眾多，基層單位應當認真按照《檔案法》，根據當前我國檔案管理的有關法律法規文件內容及要求，制定符合本單位檔案管理工作實際的規章制度，明確規定檔案的裝訂方式、保存要求、保管期限、銷毀流程等項目內容，同時加大對現代化檔案管理制度與措施的推廣應用，促進基層檔案管理的現代化與標準化建設，建立健全檔案管理制度和工作機制。

（三）加強基層檔案管理人才隊伍建設。人才隊伍是基層檔案管理工作開展重要支撐，基層檔案管理部門應定期開展專業的崗位培訓與專項教育活動，要求基層檔案管理人員積極參與專業培訓和學習，了解現代檔案管理的形勢與發展需求，促進基層檔案管理人員的知識結構更新。

（四）加大經費投入，提升基層檔案管理的現代化水平。在硬件方面，成立專門的檔案管理室，并控制好室內溫度和濕度，配備先進的檔案管理設備，配備專門的檔案管理柜，購買性能符合要求的電腦、軟件，切實做好檔案防火、防潮、防毀損工作，提高檔案管理現代化程度。在軟件方面，將檔案進行影像信息化處理，對所有檔案進行電子化備檔，建立基層檔案管理平臺，對信息數據進行更好地收集，提高信息收集的效率和正確率。

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作者簡介：溫麗艷，19741219，女，漢族，山東省濱州市博興縣龐家鎮，郵編256500，山東省濱州市博興縣興福鎮政府助理館員，大專，檔案管理。