基于現代化信息技術的高校大學生檔案管理路徑探討

馮 麗/西北大學

現代化信息技術在高校各項工作的處理當中，發揮著越來越重要的作用，構建數字化體系已然成為高?，F代信息管理的核心內容，更成為知識經濟時代的一種必然選擇。高校檔案信息化建設的一個重要模塊就是學生檔案管理信息化。學生檔案是本校學生管理活動中形成的，記錄并且體現學生個人經歷、德才成績、學習工作表現、受獎或受懲等方面情況的信息。學生檔案和學生的日常學習以及未來工作就業存在著密切的關系，是是服務學生必不可少的手段。為了有效滿足學生檔案利用的要求，提高學生服務質量，必須對現代化信息技術手段進行創新運用，迎合科技高速發展的趨勢與潮流，為高校學生管理帶來創新發展的新機遇。

一、高校大學生檔案管理的重要性

大學生檔案是高校教育單位必不可少的構成要素，對學校管理至關重要。在當前這個科技事業發展日新月異，講求高效率的社會環境下，傳統的人工檔案管理模式就逐步顯現出效率低下、保密性不足等缺陷。這種情況的存在已然無法滿足學校與學生的實際要求。利用現代化信息技術對學生的檔案信息進行管理，則有著非常突出的優勢，主要體現在：一是能夠滿足大容量存儲要求，可以實現對學生檔案的安全有效管理。在過去的很長一段時間，高校檔案管理人員所采取的學生檔案管理工作方法是手工處理，面對的工作比較繁重，效率低，失誤率高。把現代化信息技術應用到答案按管理工作當中，則能夠大幅度提高檔案管理人員的工作效率與質量，使得學生檔案管理朝著自動化、智能化和網絡化方向發展。二是可以促進檔案資源共享，便利于學生檔案信息的查詢和利用。在現代化信息技術與高校大學生檔案管理深度結合的過程中，管理人員能夠從繁雜的手工勞動當中解放出來，也能夠將工作重心轉移到檔案收集編研當中，確保檔案數據庫當中資源豐富，全面有效體現檔案管理的多元職能，為教學科研和學生發展服務。檔案收集分類與開發利用屬于檔案管理當中的高難度工作，這些工作的開展比較緩慢，效率低下。通過對現代信息技術進行運用，檔案資源可以實現高度共享，使得信息需求者可以方便快捷查詢到相關檔案資料，也能夠獲取與之相關的其他信息，從而確保學生檔案管理的整體效率。

二、信息化背景下高校大學生檔案管理中存在的問題

一是檔案管理理念落后，并未認識到現代化信息技術手段與學生檔案管理結合的重要性，仍舊沿用傳統的人工處理方法，也沒有真正體現以人為本，因此無法滿足檔案開發應用的要求。二是檔案管理技術落后，主要體現在沒有建立起完整全面的檔案管理平臺，對安全技術手段的運用存在一定的缺陷，在檔案資料的收集處理和具體應用當中顯現出不同程度的問題。三是忽視學生檔案管理的宣傳工作，導致學生和其他檔案利用者不能夠正確認識檔案管理的價值，同時欠缺相關法律法規的教育宣傳，影響到檔案管理的實效性。四是尚未構建完善化的檔案管理制度，導致信息化技術和檔案管理的整合度相對較低，而且管理行動無法得到規范制度的支持，導致工作規范性降低。五是欠缺高素質的檔案管理人才，尤其是不具備較強的信息化素質，不能夠在信息系統的操作和現代化管理當中發揮應有的專業作用。

三、基于現代化信息技術的高校大學生檔案管理路徑

(一)更新學生檔案管理理念

思想觀念的創新和變革是高校大學生檔案管理路徑得以拓展，充分發揮現代化信息技術手段優勢的基礎所在。思想是行動的先導，如果沒有正確的思想指導實際行動，那么行動推進也會明顯受阻。隨著高校教育改革以及信息化變革工作的深入，高校大學生檔案管理的受重視程度越來越高，為了發揮現代化信息技術在檔案管理中的應用價值，首先就要確立起現代化學生檔案管理的目標，并在此基礎之上確立科學先進和規范化的學生檔案管理思想把握當前檔案管理的發展趨勢，為檔案管理現代化運行做好充足準備。首先要建立人本理念，將服務大學生的檔案信息應用作為主導，充分滿足學生學習、升學、就業、實習等的要求，并在此基礎之上構建具備共享性特征的學生檔案信息化管理服務體系。其次要對學生檔案管理形式進行革新，積極打造互動型管理模式，利用一系列宣傳工作，提高學生參與檔案管理的積極性，建立學校、教師、學生能夠互動完善學生檔案信息的新平臺。最后建立動態化的學生檔案更新機制，對檔案資料內容進行豐富和拓展，提升檔案管理的便捷性和智能化水平利用電子方式實現檔案多元管理，確保檔案數據準確科學，有效滿足學生檔案的應用要求。

(二)優化學生檔案管理技術

第一，建設智能化學生檔案管理平臺。該平臺主要是圍繞提升學生檔案資料共享性與安全性的目標構建能夠供給師生與用人單位管理運用學生檔案資料的綜合平臺。該平臺需要具備的特點應該是智能化，直觀性以及可視化，確保檔案信息的科學運用，完善檔案服務機制。第二，對檔案管理當中的安全技術手段進行更新，維護學生檔案資料的保密性以及完整性，充分考慮到信息化環境的復雜性以及變化性，構建完善化的檔案保護系統，避免檔案資料丟失毀損。第三，對學生檔案的多元存儲技術進行巧妙利用，構建專業性強的學生檔案資料數據庫，確保檔案資源類別和內容的持續豐富，并借助圖文并茂和音像結合的方式實現對信息的有效存儲。在檔案資料的收集環節，需要建立動態收集機制，做好對學生相關數據資料的全面檢索，便于用人單位獲得更加全面綜合的信息，客觀掌握大學生的綜合素養。

(三)有效構建推廣宣傳機制

現代化信息技術應用于高校大學生檔案管理是時代的要求和社會發展的必然選擇，更是高校教育穩定長效發展的動力。為確保學生檔案管理工作的迅速發展，構建學生檔案管理宣傳機制，是一項至關重要的管理措施，可以提高學生全員對檔案管理的重視程度，引導高校教師和學生建立科學完善的檔案管理意識，使得大學生重視檔案建設，主動參與學生檔案體系的完善工作，最終為學生檔案管理事業整體質量的提升提供有力支持。在宣傳推廣工作的實施過程中，首先要重視傳統媒體平臺的運用，利用傳統媒介手段如報紙、廣播、?？裙ぞ撸M行學生檔案管理重要性的宣傳。同時要把傳統媒體宣傳平臺和現代化媒體宣傳平臺整合起來共同利用，運用自媒體、網站等開展現代化學生檔案宣傳，使得學生能夠主動自覺運用先進的檔案管理系統。其次要對學生檔案管理的有關知識進行普及，借助課堂教學、選修課程以及實踐教育的多元途徑，鼓勵學生自主更新檔案，上傳特色化和個性化的檔案信息，實現學生檔案資料的完整化和全面化。最后要做好檔案管理法律法規的宣傳，對學生的法制意識進行培養，增強學生對當前法治化環境的了解，確保學生檔案管理的安全性和規范性。

(四)完善學生檔案管理制度

為了建成高校大學生檔案管理現代化體系，確保檔案管理的規范性以及科學化，積極推進高校學生檔案管理制度建設是至關重要的。在檔案管理制度體系建設環節，首先要認真研究當前時代以及社會發展要求，對于檔案管理以及學生人才培養的要求，立足實際確定出符合國家檔案管理要求以及高校大學生檔案管理實際的檔案制度，增強檔案管理人員的綜合業務素質，緊跟時代發展的步伐，對檔案管理創新策略進行全面改進。其次需要通過建立責任制度，確保學生檔案管理工作的貫徹落實，確定崗位職責，以及每個崗位工作人員必須具備的專業素質，并為各崗位工作的實施情況提供制度上的規范和支持，讓各項檔案管理行動有法可依，走上一條規范化、標準化以及現代化的檔案管理道路，提升檔案管理制度落實效果。

(五)加強檔案管理人員培訓

第一，建立專職學生檔案管理機構，確定檔案管理工作的具體責任以及權限，并且根據崗位配置的實際需求，引進綜合素質過硬的學生檔案管理人員。第二，對目前高校現有的學生檔案管理人員進行專業化的教育培訓，尤其是在培訓過程中涉及到現代化信息技術手段的應用，促使檔案管理人員把握科學先進的檔案管理工作方法，促使學生在大數據環境下進行學生檔案資料的錄入和檢索。檔案管理人員要建立安全保密意識，積極學習與檔案管理相關的法律法規，提高專業素質。第三，加大對檔案管理人員的考核力度，督促管理者個性化發展，并借助績效考核方式找準檔案管理工作中的短板，在彌補不足的過程中確保團隊建設有效性。

學生檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，學生是課堂的主人，也是高校教育的服務對象，所以學生檔案管理有著不可忽視的積極作用，加強學生檔案管理，變革傳統管理模式是當務之急。受到主客觀條件的共同影響，傳統的高校大學生檔案管理存在不同程度的缺陷，管理落后管理方法單一以及實效性不足等情況表現的非常明顯?，F代化信息技術在學生檔案管理中的運用則能夠改變如今的不良教學局面，便于對檔案信息進行現代化和智能化管理，同時也有助于提高檔案信息的利用率，給學生的成長成才提供更好的助力，數字化校園建設，創造優質條件。