外貿函電寫作技巧策略研究

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一、前言

黨的十六大以來，中國堅持奉行“走出去”和“引進來”的經濟政策，積極參與經濟全球化。尤其是2013年習近平總書記在出訪中亞和東南亞時提出“一帶一路”后，中國更是不斷擴大對外貿易范圍。在對外貿易過程中，交易雙方遠隔重洋，經常采用傳真、電話、電傳、云會議等方式交流，而在眾多的商業交流方式中，外貿函電是國際貿易中使用最廣泛的書面談判方式之一。而寫好外貿函電是社會發展對外貿人才綜合素質的要求之一。

二、外貿函電的作用

在種類繁多的商業交流方式中，為什么外貿函電在國際貿易中更受青睞？它都有哪些作用呢？

首先，有效傳遞信息。不論是哪種交流方式，傳遞信息是他們共同的作用。而外貿函電是一種能節省時間的信息傳遞方式。我們拿電話這種交流方式與函電進行比較，電話可以傳遞信息，但是每次只能把信息傳遞給一個人，如果說交易是多方合作的話，那就需要給參與合作的每一方都打一通電話，而且有很大可能每一方聽到的電話信息內容都會有所差異；而外貿函電則不然，尤其是現在網絡發達便利，在對外貿易中多采用電子郵件的方式，在發送郵件時，點擊“抄送(carbon copy)”，那么所有的合作方都可以同時收到這份函電。

其次，闡明復雜內容。很多時候，口頭交流不能使表達的內容一目了然，有時候甚至會使其變得更復雜。例如，在回復詢盤的過程中，你想說明你公司的商品在市場上很受歡迎，在過去的幾年里，銷售額持續上升，但是無論是電話溝通，還是面對面的洽談，對方可能都不會把注意力完全放在這上面。而采用函電的交流方式，你可以用圖表的形式把銷售額這一項一目了然地列舉出來，而且很可能會產生即時影響。

即使在溝通的過程中，你不需要引用大量數據，但是所涉及的內容最好都能以書面形式，因為同時把所提到的全部內容都消化掉是很難的。

再次，永久文字保留。口頭交流的內容可能會被忘記、記錯甚至誤解，但是，如果信息一旦被寫下來，文字經過仔細推敲斟酌，收信人定會獲取正確的信息。此外，國際貿易一般包含詢盤、報盤、還盤和業務達成四個基本環節，每一筆交易都不是“一錘定音”，需要雙方多次溝通協商，以函電的形式進行交流不僅可以保留文字資料證明，還可以供后續環節參考查閱，以使交易步驟規范化。

三、外貿函電的寫作標準

外貿函電作為國際貿易交流的主要載體，很多情況下，會給潛在的合作方留下至關重要的第一印象。甚至，函電中所陳述的文字內容可能會對收信人有決定性影響。如何寫一封合格的外貿函電呢？

第一，信息書寫。函電首先是傳遞信息，但是函電所傳遞的信息不僅包括信息內容，還包括信息順序。函電中要包含所有的必要信息，但是又要避免重復啰嗦。例如，報盤信函中不能只包括報價，還要有商品的包裝規格、預計發貨期、付款方式等信息內容。在信函中只把必要的內容列舉出來就可以了，不需要過多的冗余詞匯。同時，在書寫信息內容時還要分清主次，有邏輯性。例如，在回復詢盤信息時，要先說產品的質量、規格、單價等內容，然后可說明如訂購量超過多少，會有什么樣的折扣或者商品的最低起定量，切不可本末倒置，否則，業務達成的可能性會微乎其微。

第二，語言表現。外貿函電中語言的表現不僅僅包括語言的措辭和使用，還包括文體是否得當及是否符合商務信函要求。語言的措辭使用，除了涉及選詞是否正確恰當，還指語氣是否得體。學習外貿函電之初，一般會先了解外貿函電寫作的7個基本原則，也就是我們所謂的“7C原則”。語言選詞準確，表達上語法正確，正是“7C原則”中準確原則(Correctness)的要求；內容陳述時語言表達不能情緒化，不能出現有冒犯或帶有攻擊性的詞語，是“7C原則”中禮貌原則(Courtesy)的要求；在溝通交流的過程中，要多從對方的角度去考慮問題，是“7C原則”中體諒原則(Consideration)的要求。此外，外貿函電作為商務交流的方式，語言文體要正式。

第三，結構格式。書寫函電時，不僅信函內容要看起來有吸引力，能讓收信人快速發現令其感興趣的內容，還要注意結構格式正確。函電中最常用的兩種形式是平頭式和縮行式。如果采用平頭式結構，除信頭(通常位于正上方或右上方)外，所有信息都要左側對齊；如果采用縮行式結構，所有結構內容書寫時若需兩行或兩行以上的位置，后一行通常比前一行縮進4～5個字符，而每一部分的第一行內容對齊。

四、外貿函電寫作技巧

第一，語言客氣禮貌。不同的場合，不同的交流方式，說話的語氣會有所不同。在書寫外貿函電時，語言一定要客氣禮貌，不僅要能顯示出寫信人的誠意，同時還要表現出對收信人的尊重。例如，還盤信函中買家希望賣家能在價格方面有所降低，那么他可以說“I wonder if you can make a concession in price”.或者“Should you be prepared to reduce your limit by,say 8%，we might come to terms”。不管采用哪種說法，賣家都能體會到買家言語間表達出的客氣禮貌以及想要在價格降低到目標值后達成交易的真誠；但是，如果用“If you want to have a large order,you must reduce your price”這樣的表達方式，那么這筆交易很大可能會就此戛然而止。

第二，內容清楚簡潔。商務交流的基本原則之一就是簡潔。外貿函電書寫時應該內容清楚，語言簡潔，且直奔主題。如果想表達一個主題，為了顯示對對方的客氣，在此之前用了很多修飾語來引出，那么句子中的修飾語反而會起到“喧賓奪主”的反作用。讀信的人不僅覺得不容易抓到重點，還會覺得語言過于啰嗦，浪費時間。例如：“We take the liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some importers of chemical products in your country.”“Please introduce to us some importers of chemical products in your country.”對比兩個句子，前一句語氣雖然非常客氣禮貌，但是想要突出的重點內容前面修飾語太多，會給人造成一種疲憊的感覺；而后一句中“please”一詞不僅把寫信人的客氣禮貌完全表達傳來，簡短的句子內容更是直奔主題。這樣，收信人在讀信時既感受到了你的禮貌，同時也能很快了解你來函的意圖。

第三，格式正確規范。格式書寫正確規范是函電寫作的基本要求。一封連格式都錯誤百出的函電，收信人又怎么能放心地與其建立商業關系呢？在寫作函電時，首先，必須了解簡單的外貿函電包括信頭、封內地址、稱呼語、正文、結尾禮詞和簽名等六個部分，且每一部分都是不可或缺的。在書寫的過程中，要避免幾種常見的格式錯誤。首先，日期的格式。在外貿函電中，日期的位置一般放在信頭的最后，封內地址之前。書寫時，可以采用日月年的順序，也可以采用月日年的順序，年份之前須加逗號隔開。需要注意的是，月份表達不可以像漢語一樣用阿拉伯數字，而必須用對應的英文表達或其縮寫形式(May、June、July除外)；而具體的日期可以直接寫數字，也可以在數字后加上序數詞后綴。其次，稱呼語和結尾禮詞的格式。稱呼語和結尾禮詞的表達方式較多，常見的稱呼語有“Dear Sirs(Dear Sir/ Dear Mr.Brown)”“Gentlemen”等；常見的結尾禮詞有“Yours faithfully(Faithfully yours)”“Yours truly(Truly yours)”等。稱呼語在書寫時文字和標點符號是一個整體，就相當于我們在漢語書信中“尊敬的××：(親愛的××：)”。在書寫過程中要避免出現只有文字沒有標點符號或者標點符號錯誤的情況。稱呼語后面的標點符號通常使用逗號，但是美國和加拿大等地的書信中，Gentlemen 后面也有用冒號的。結尾禮詞和稱呼語一樣，也要避免書寫時出現標點符號漏掉或者錯誤的現象。除此之外，還有書寫的問題。結尾禮詞在書寫時，作為整體只有第一個單詞的首字母大寫，但是有時候卻會遇到每個單詞的首字母都大寫，如“Yours Faithfully”“Truly Yours”這樣的錯誤。有時，格式的正確規范能從另一面表明寫信人工作處事時認真嚴謹的態度，會在無形中給對方留下好的印象。所以，在寫作函電時，假如不能完全保證語言措辭絕對正確，至少必須做到結構正確規范。

五、結語

隨著國際貿易迅猛發展，尤其是近些年來，電子商務的蓬勃發展為對外貿易帶來了更多的發展契機和便利，社會發展對外貿人才的需求越來越多；同時，對外貿人才的要求也越來越高。對未來有意愿從事外貿類工作的學生來說，這帶來的不僅是機遇，更是對他們專業技能的考驗。