大數據背景下檔案管理模式的特點與發展

梁紅霞

（湖北省陽新縣公路養護服務中心，湖北陽新 435200）

0 引言

在大數據時代背景下，日益增加的數據信息雖然為人力資源保障局的運行工作提供了所需內容，但隨著數量和涉及范圍的擴大，必然會在實踐發展中帶來更為嚴峻的影響。對人力資源保障局發展而言，實際檔案管理工作作為信息管理的基礎內容，由大數據技術理念所構成的影響非常深遠，因此在實踐革新發展中，如何根據實際檔案管理模式的應用特點提出有效的發展對策，是當前檔案管理人員關注的焦點。

1 檔案管理的內涵

簡單來講，檔案管理也叫作檔案工作，主要是由專業工作人員負責對檔案實體和檔案信息進行管理，并提供相關服務。檔案管理的主要目標就是檔案，服務對象是指檔案應用者，需要解決的問題就是過于分散且數量龐大的檔案數據信息。從近年來人力資源保障局發展情況來看，檔案工作已經逐漸簡單管理發展到復雜管理，且整體呈現出服務性、政治性，以及管理性等特征。需要注意的是，檔案管理系統并不是單獨存在的，而是在各項社會管理系統中展現出了積極作用。

2 大數據背景下檔案管理模式的特點分析

在計算機技術飛速發展中，信息正在以幾何級的數量持續上升，現如今世界已經逐漸進入大數據時代。簡單來講，大數據就是在更大規模的數據中，以全新的方式在海量數據中尋找新的觀點和方向，并構建全新的價值。檔案作為一種獨特的信息資源，不僅具備現實意義的原生信息，還存在歷史價值的衍生信息，實際管理模式，在進入大數據時代后，也發生了全新變化。具體特征如下。

2.1 理論變化

在大數據時代下，隨著檔案數量的持續上升，傳統意義上的管理方法和技術已經無法有效處理和呈現具體的檔案數據，因此實踐發展中的檔案管理里面發生了變化，更加注重將所有數據看作檔案信息，這樣有助于實際檔案管理工作變得更加完善和開放。在以往管理工作中，只有在檔案館內部儲存的信息才屬于檔案信息，而在大數據時代下，隨著網絡信息技術的全面推廣，檔案信息隨時隨地都會發生變化，此時檔案用戶不僅只關注檔案信息的利用，還基于自身發展提出了新的要求，也就是想要得到隱藏在數據背后的相關知識。

2.2 資源變化

在檔案管理工作中，儲存豐富的數據資源是人力資源保障局有序運行的基礎條件，同樣也是檔案管理人員推廣有效服務的有力資本。基于大數據時代發展需求，檔案信息的增加速度越來越快，對民生民意的關注度也在持續上升，相比以往檔案數據資源儲備情況，不管是類型還是內容都發生了較多變化。同時，檔案信息處理技術逐漸擺脫人工操作模式，選用先進技術理念，構建系統化的管理技術，這樣不僅能提升實際處理速度，而且可以引導數據收集向著多樣化革新。

2.3 服務變化

從本質上講，檔案管理的根本目的在于為所在地區的基層群眾提供便利服務，以此滿足他們對答案數據的應用需求，只有這樣才能充分展現檔案數據的應用價值。在大數據時代下，檔案利用服務工作正在向著社會化和多元化的方向革新，相應的服務對象、服務形式以及服務內容等都發生了較多變化。比如說，服務對象已經從傳統意義上的黨政部門、企業單位、職工等轉向為社會基層群眾，并著重增加了對網絡群體的關注度；服務形式也從傳統意義上應用者拿著證明到檔案館進行查詢的過程轉變為，直接在網絡平臺進行線上線下的優質服務。這種全新的檔案管理形式，不僅能更為關注服務用戶的個體行為，而且可以充分展現人力資源保障局的智能化和人性化。

2.4 保障變化

檔案管理工作的安全性是實踐運行的重難點，尤其是對人力資源保障局而言，其在發展中具有信息數量龐大、應用種類繁多、需要處理速度較快等特征，而這些特點都對檔案安全提出了較高要求。在傳統意義上，檔案種類單一且大都屬于紙質信息，檔案管理人員只需要在管理期間做好庫房的“八防”工作就能保障檔案安全。而在信息技術革新發展中，隨著檔案數據類型的不斷增加，整體形態呈現出了多樣化，這也對實踐管理提出了更高要求。在應急管理工作中，傳統管理模式所表現出的應變力不強，整體適用性過低，很容易在大地震等突發事件時造成過于嚴重的經濟損失。而在大數據時代下，針對檔案管理所提出的應急處理對策需要更為精細和明確，以此預防突發事件帶來的嚴重損失。從技術角度考慮，傳統意義上的手工輸入檢測方式，不僅效率低還容易在輸入數據期間出現誤差，而結合云計算進行信息安全管控，不僅能合理運用現代化技術優勢直接排除潛藏的威脅因素，而且可以保障內部數據處具有安全性和完善性。

2.5 管理變化

人力資源保障局的行政管理工作在進入大數據時代后也發生了一定變化。作為檔案管理部門最常出現問題的一項工作環節，行政管理能力一直都是檔案管理人員關注的焦點。在大數據時代下，運用立法執法監督管理的形式全面管控人力資源保障局的數據檔案，不僅能保障內部數據處理的科學性，而且可以展現行政執法的有效性。

3 如何在大數據背景下發展檔案管理模式

3.1 突破傳統封閉模式的限制，構建開放化的管理環境

在檔案自身性質和行業發展趨勢的影響下，整體管理工作都呈現出了極強的向內性，受此影響管理人員認為這一崗位的工作內容和形式都過于“低調”。而在大數據時代背景下，檔案管理模式將會逐漸擺脫這種封閉化的存在。出現這一現象的原因是因為人類生活在一個信息化大爆炸的時代，此時掌握信息就代表著擁有資源，也就可以在實踐探索中獲取更多經濟效益和社會效益。在此期間，社會群眾對信息透明化和共享化的要求也越發強烈，并已經開始在全球范圍內提出公開行動，這也進一步加強了信息資源的可用性和獲得性。檔案信息資源作為最具應用價值和發展優勢的一項內容，在全新的社會環境下，人力資源保障局的檔案管理人員需要正確認識時代革新所帶來的挑戰和機遇，并以開放化的態度和行為真正實現檔案數據的最大化價值。

3.2 轉變傳統靜態化的管理形式，推廣持續動態運行體系

了解以往檔案運行模式可知，實際內部管理具有極為嚴重的隔離分化現象，因此在大數據時代下要基于群眾服務需求向著動態運行體系穩步革新。現階段，人力資源保障局在整合以往發展經驗的基礎上，基于實踐檔案管理需求已經開始全面推廣具有階級性的檔案管理體系，并根據實際發展變化提出了集中且統一的檔案管理體制，雖然在這種體制下檔案信息資源很難得到整合利用，但也在一定意義上滿足了檔案管理發展需求。而從大數據時代發展角度思考，這種過于單一化的管理機制并不適宜時代發展需求，因此為了更加方便獲取和研究檔案信息資源，檔案管理人員在收管用的全過程中構建了一種動態且持續的管理體系。基于實踐工作分析，這種全新的管理體系必須要具有以下要素：首先，增強檔案信息的數字化并保障其有效整合利用；其次，合理利用網絡平臺和應用技術；最后，符合大數據時代背景下檔案信息處理操作流程。大數據時代發展最大的特征在于數據共享與合作應用，這就需要檔案管理人員在實踐發展中基于人力資源保障局工作內容構建一個具有區域性或全國性的信息資源管理平臺，這樣不僅能保障所有檔案信息可以共享利用，而且可以對其進行規模化管理和處理。

3.3 解決單一化管理模式的問題，構建集中管理的檔案資源

了解以往人力資源檔案管理模式運行特征可知，存在重視資源輕視管理的發展現象，這樣導致很多有效信息失去了應用價值只具備歷史價值。由于信息資源建立初期的應用頻率最高，為組織發展帶來的效益也最多，所以從實踐角度來看，檔案價值的真正實現主要體現在服務應用中。換句話說，基層群眾作為應用的主體，如何滿足他們的服務需求是檔案管理探索的主要課題。通過合理應用大數據技術，將傳統意義上數據收集及和儲存工作轉變為具有深度的數據挖掘與分析工作，不僅能從中得到更多用戶感興趣的信息，而且可以根據用戶行為及時推薦給他們。為了更快實現這種具有個性化和針對性的服務模式，一方面要在檔案利用期間研究用戶行為數據，另一方面要對下一步信息利用進行全面預測，并由此構建符合用戶需求的檔案信息服務模式。

4 結語

研究近年來人力資源保障局檔案管理運行情況可知，基于大數據時代對檔案管理模式進行全面優化，不僅能提高整體管理質量和工作水平，還可以充分展現檔案管理的真正價值。因此，在未來技術發展中，檔案管理人員必須要加強對大數據時代和檔案管理模式的探索力度，并注重結合實踐發展需求進行穩步革新。