新時期高校檔案管理工作思考

■黃 林/吉首大學師范學院

在高校發展及運作的過程中會生成大量具有較高價值的檔案資料，尤其是在新時期下高校檔案資料復雜程度不斷提高，針對此種情況需要對高校檔案管理體系進行完善來提高管理工作的執行效果。目前高校檔案管理在現代化技術的支持下其信息化、數據化的水平不斷提升，這也體現出了新時期高校檔案管理工作的改革，為此需要充分的了解新時期高校檔案管理工作的發展需求來對其管理體系進行全面的創新，進而使檔案管理工作更好地適應新時期對其所提出的要求。

一、新時期高校檔案管理工作的轉變分析

(一)檔案管理工作理念的轉變

在新時期的背景下高校檔案管理工作的職能不斷增多，以往在檔案管理中主要是對檔案的保管，而現今則要求在檔案管理中對檔案資源進行合理的開發及利用，從而使檔案管理工作的價值得到進一步的提高。尤其是在目前高校檔案管理信息化建設的進程中，傳統以保管為基礎的檔案管理理念無法充分的發揮出信息化管理所具備的功能。針對此種情況需要打破以往單一化、固定化的檔案管理工作模式，利用創新的檔案管理工作理念來推動其向著科學化、系統化、信息化的方向發展。

(二)檔案管理工作形式的轉變

在以往紙質檔案管理中需要有特定的檔案資料保管空間及適宜的保管環境，還需定期的對檔案庫進行整理，在此過程中需要有大量的人力、物力支出。而目前多數高校通過檔案管理信息化建設有效的對傳統紙質檔案管理的不足進行了改進，通過信息技術對檔案資料進行錄入能夠提高其管理工作的開展效率，并且在信息管理系統的應用下可以對數據庫內的檔案資料進行自動的分類、歸檔，并生成目錄，因此可以減少檔案管理中的人工失誤問題。信息化、數字化水平的提高在極大程度上實現了檔案管理工作形式的突破，其符合新時期下對高校發展所提出的要求。

二、新時期創新高校檔案管理工作的重要性分析

(一)提高檔案管理效率

高校在運作及發展的過程中會產生大量的信息資源，這也使得在檔案管理工作中需要面對大量繁雜的檔案資料，復雜性、專業性的檔案資料在一定程度上增加了檔案管理工作的難度。針對此種情況則需要通過現代化技術的應用來對檔案資料進行高效處理，從而使高校檔案資料的收集、篩查、識別、存儲、處理等過程能夠規范化、程序化的實行，這樣可以突破傳統檔案管理工作體系所存有的局限性。在新時期對檔案工作效率及質量有著更高的標準要求，因此在實際中需要推動檔案管理工作的信息化建設進程，以此來更為全面的對檔案資料進行整合，進而使檔案管理工作的開展能夠達到預期的執行目標。

(二)為檔案提供安全保障

在新時期下高校檔案管理工作多數都通過計算機來進行處理，尤其是在信息化管理的推行下其多數檔案管理環節都能通過信息管理系統的應用來執行，這也突破了傳統檔案管理工作形式的限制，紙質檔案經過電子化處理可以減少對保管條件及存儲環境的要求，防止檔案因保管不當而出現破損、丟失等問題，并且在檔案信息化管理中還能夠有效的豐富檔案資源形式，如影音、圖片等在計算機系統及數據庫技術的應用下的可以得到良好的存儲，并利用信息技術對檔案信息數據進行篩查，從而更為高效的提取具有價值的檔案資源，這樣能夠有效的降低外部環境對檔案管理工作所產生的影響。同時還可以采用紙質檔案與電子檔案并行的管理工作方式，其能夠進一步的保證檔案資料的完整性、安全性。

(三)減少管理成本支出

采用信息技術能夠有效的減少在管理過程中人力、物力的支出，其主要是由于檔案管理信息化模式在實際中對人力、設施、工具、空間等的要求較少，因此能夠降低在檔案管理工作中的成本支出。并且在高校檔案管理工作的發展過程中其逐步向著自動化、智能化的方向發展，而此種新的發展形勢在一定程度上對檔案管理工作流程進行了優化，進一步的減少檔案管理工作量，此種特征在提高檔案管理效果的同時也使管理成本得到縮減，符合現今高校檔案管理工作的發展趨勢及發展需求。

(四)提高檔案資源利用率

高校檔案資源中記錄了師生資料、科研成果、教學檔案、文件報告等，這也決定了高校許多檔案資源都具有較高的利用價值。但是在以往紙質檔案存儲模式為主的條件下，檔案的調取及查閱都具有一定的難度，這也影響了對檔案資源的利用率。而目前在檔案管理工作創新的形勢下，采用的信息化管理能夠將檔案信息進行電子化、數據化處理，高校各類檔案信息通常利用信息管理系統進行統一管理，在檔案資源的使用中可以直接從數據庫內進行資料的調閱、查詢及使用，這在極大程度上提高了高校檔案資源的流動性、交互性、共享性，使檔案資源在開發及利用的過程中其價值得到充分的體現。

三、新時期高校檔案管理工作的開展措施分析

(一)構建檔案管理制度

在新時期，高校檔案管理工作的有效落實必須有切實可行的制度保障，而且要對傳統的檔案管理制度進行革新，可以結合檔案管理工作實際情況以及未來發展方向做好充分考慮，從而制定出科學的檔案管理制度，用制度去規范檔案管理工作流程以及檔案管理人員的崗位職責。同時，高校檔案管理制度建設還需要依據國家相關法律法規，確保檔案管理制度的規范性與指導性，也能通過制度規范提升檔案管理水平。舉例來說，教學檔案是高校檔案管理中的組成部分，對教學工作指導起到重要意義，檔案管理人員可以采取分級管理的方式。

(二)重視檔案管理人員專業素質建設

高校檔案管理工作中，檔案人員的專業素質與能力直接影響到檔案管理工作質量，所以在新時期高校領導必須重視提升檔案管理人員專業素質與能力，或者可以制定人才引進機制，聘請專業的檔案管理人才，促進檔案管理工作現代化發展。

在人才培養方面，高校可以定期組織檔案管理人員進行專業知識與信息技術等的學習；通過繼續教育的方式對檔案管理人員進行專業教育，深入學習理論，轉變檔案管理理念；為檔案管理人員提供交流學習的機會，不僅僅是校內檔案管理人員之間的交流，還可以與其他院校進行合作，共同學習和研究科學的檔案管理方法與手段，提升檔案管理水平。

(三)合理利用高校檔案資源

高校必須重視做好檔案管理工作，優化管理模式與方法，可以將檔案資源用于學生素質考核、學校實力鑒定以及師資力量的證明等，通過構建檔案信息知識共享平臺可以實現以上功能，也能發揮檔案資源的價值，為使用者提供有效的檔案信息，切實提高高校檔案服務水平。同時這種傳播方式對促進高校發展、提高高校知名度起到重要意義。另外，在高校檔案資源中也包括高校發展歷史和文化等檔案，可以利用檔案資源加快校園文化建設，將校園文化與精神發揚光大。另外，高校還可以編寫校史、建設校史館等，將檔案資源面向全體師生開放，讓師生自由參觀和了解高校歷史和文化。在有條件的學校，高校可以鼓勵學生通過攝影的方式將校園文化傳播出去，也有助于高校建設良好的校園文化，為學生提供一個優質的學習氛圍，在潛移默化中提升學生的文化修養。

(四)提高檔案管理信息化水平

首先，加強對數據技術的應用，在高校檔案管理工作中可以根據其管理實際情況來對數據技術進行深化應用，這樣能夠快速、高效的對檔案數據信息進行收集、分析、處理，從而對高校檔案數據庫進行補充及豐富，并且利用數據技術可以加強對檔案信息數據的識別，以此來對重復、無價值的檔案信息進行清理，保證檔案編制工作可以高效的執行。其次，加強對檔案信息的共享，在檔案管理信息化中提高信息共享程度主要是為了實現對檔案資源的高效利用，因此需要根據高校現有的檔案信息管理系統來加強數據共享技術的應用，并且在檔案管理中可以采用云儲存技術建立起相應的共享機制，并明確檔案資源在實際中的使用權限，在保證檔案利用率的同時避免損害高校的自身利益。最后，完善檔案信息管理系統功能，根據高校檔案管理中信息管理系統的應用情況來進行管理功能的開發，若高校具備相應的條件可通過自主研發管理系統來保證其應用效果，使當管理的信息化水平得到進一步的提高。

四、結語

在新時期高校發展的過程中其檔案管理工作的模式、結構、內容也在不斷改變，同時對檔案管理重要性的認識也在不斷加深，為此在高校檔案管理工作中需要對傳統的檔案管理理念、管理方法、管理技術等進行創新，從而改進以往檔案管理工作中存有的不足，達到對管理工作執行效力進行有效加強的目的，這樣也可以使檔案管理工作更好的適應高校的發展形勢。為此在實際中需要以新時期下高校檔案管理工作的發展要求為基礎來進行分析，利用信息技術、網絡技術等來對現有的檔案管理體系進行革新，使檔案管理工作可以體現出科學化、信息化的特征。