信息技術與機關檔案管理工作的結合方法研究

周麗梅

（菏澤市紀委 監委，山東菏澤 274000）

機關檔案不僅是國家信息的組成部分之一，還可以為政府部門制定發展決策提供參考依據。在科學技術的不斷發展下，紙質檔案管理已經表現出了明顯的滯后性，而信息技術與機關檔案管理工作的結合，已經成為未來機關檔案管理的必然發展趨勢。但是，在實際的信息技術與機關檔案管理工作結合中，還存在著一些問題。只有對這些問題進行詳細的分析，并提出針對性的結合方法，才能夠從根源上提高機關檔案管理的信息化水平。

1 信息技術與機關檔案管理工作的結合意義

1.1 有利于機關檔案資源范圍的拓展

信息技術與機關檔案管理工作的結合，對傳統的檔案管理模式造成了巨大的沖擊，不僅提高了機關檔案管理的工作效率，還使得機關檔案管理資源的范圍得到了拓展。在以往的機關檔案管理工作中，工作人員只能通過一種方式獲取檔案資源，且能夠獲得的檔案資源量十分有限，不能無法檔案資料的準確度與完整性。在這種情況下，機關單位的行政管理工作效率整體偏低。而信息技術與機關檔案管理工作的結合，則可以從技術層面突破這一限制，直接通過信息化的方式進行檔案資源的快速獲取，且資源獲取范圍更加廣泛，資源獲取速度更快，資源準確率更高。

1.2 有利于機關檔案的系統化管理

在信息時代下，機關檔案管理工作必須要順應社會的發展趨勢。而信息技術與機關檔案管理工作的結合，在提高機關檔案管理工作的系統性方面有著積極的通。例如，信息技術可以直接將機關檔案管理中的不同分工進行串聯，并構建一個完善的系統，即標準化的檔案管理體系。這種全新的檔案管理體系，代表著我國已經全面步入了信息時代。

1.3 有利于檔案留存風險的降低

在以往的機關檔案管理工作當中，主要以紙質的方式進行檔案資料的存儲。這種檔案存儲方式，不僅會占用大量的實體空間，還會影響檔案信息的調閱效率。而且，這樣的檔案存儲方式，還有可能出現檔案信息受損或者遺失等問題，影響機關單位相關工作的正常開展。信息技術與機關檔案管理工作的開展，就可以使機關檔案管理工作徹底規避這一風險。因為信息化的運行模式使得所有的機關檔案信息以數據信息的方式存儲在軟件或者云空間當中。只要檔案管理人員對這些檔案信息進行分類處理，并按照相應的順序進行檔案目錄的錄入，就可以在后期的任意時間任意地點，輸入關鍵信息進行相關檔案信息的搜索與獲取。而且，這種檔案管理方式，因為存儲方式比較特殊，只要做好網絡安全防護，就很難出現檔案信息丟失或者破損等問題。

2 信息技術與機關檔案管理工作結合中存在的問題

2.1 檔案資源面臨著失實的風險

信息技術與機關檔案管理工作的結合，可以通過程序化的管理來完成檔案資料的自主整理。在這樣的檔案管理工作形式下，管理系統會徹底刪除一些資源信息，使一些檔案信息失去原本的依據和簽發的標準。一旦出現這樣的情況，這部分材料的真實性就會遭到質疑，其應用價值也會明顯降低。

2.2 檔案信息面臨著被泄露的風險

信息技術與機關檔案管理工作的結合，必然會將一部分絕密信息錄入到網絡系統當中。但是，信息時代下，任何一個人都可以通過不同的網絡終端設備，借助網絡信息渠道進入到網絡信息平臺中，進行相關文件信息的獲取。另外，即便是同一個終端的信息資源，也可以在同一時間被多個網絡終端所接收。在這種情況下，如果沒有對這些絕密信息采取有效的保密措施，那么這些絕密信息將面臨被泄露的風險。

2.3 檔案管理系統面臨著被黑客攻擊的風險

在信息時代下，我國很多機關單位的檔案管理工作已經具備了一定的信息化水平。雖然這種信息化的機關檔案管理工作，提高了機關檔案管理的工作效率，只需要敲擊鍵盤，就可以進行相關檔案信息的搜索與獲取，但是一旦遭到網絡攻擊，那么檔案管理系統也將面臨著癱瘓的可能，檔案資料被丟失。

3 信息技術與機關檔案管理工作的結合方法

3.1 對檔案管理理念進行轉變

受到傳統工作理念和工作機制的限制，我國機關檔案管理工作的開展十分排斥新型管理方式的引進。雖然國家一直鼓勵將信息技術與機關檔案管理工作結合起來，但是地方級的機關單位卻沒有對檔案管理的信息化建設予以重視。要想改善這一現狀，加快信息技術與機關檔案管理工作的結合，就必須要對傳統的檔案管理理念進行轉變，在充分意識到檔案管理工作信息化重要性的基礎上，借助信息技術來提高機關檔案管理的信息化水平。

3.2 提高檔案管理的技術含量

要想加強信息技術與機關檔案管理工作的結合，就必須要提高檔案管理的技術含量。首先，嚴格按照相關信息資源管理規定，做好檔案資源的收集、分析、整理以及歸檔工作，并借助先進的科學技術對這些檔案信息進行妥善的處理。其次，對檔案管理流程進行優化，加強檔案資源的保護力度。最后，借助當前最先進的信息技術，對檔案管理系統進行更新與升級，豐富現有的檔案資源收集整理方法，提高這些檔案資源的利用效率。

3.3 提升檔案管理人員的職業素養

在信息化的機關檔案管理工作當中，檔案管理人員才是各種信息技術的操作主體。檔案管理人員的職業素養，直接決定著信息技術與機關檔案管理工作的結合程度。所以，必須要重點提升檔案管理人員的職業素養。首先，對檔案管理人員進行法律法規教育，使其在充分意識到信息化檔案管理工作的重要性之后，合法合規的開展檔案管理工作。與此同時，機關單位還要組織開展各種形式的思想政治教育活動，提高他們的思想政治覺悟。其次，對檔案管理人員進行專業培訓，通過各種專業性學習活動的組織開展來提高他們的檔案管理專業性，確保他們可以將信息技術靈活、高效的應用到檔案管理工作當中。例如，可以通過專家講座、檔案管理經驗交流活動的組織開展來提高檔案管理人員的檔案管理水平。最后，在檔案管理人員的檔案管理工作實際中，要加強檔案管理人員工作行為的監督與管理，并借此提升他們的風險防范意識、風險識別能力以及風險應急處理能力，借此保證信息化檔案管理工作的有效開展。

3.4 完善檔案管理制度

完善檔案管理制度，可以從制度層面保證信息技術與機關檔案管理的順利結合。首先，要對當前的機關檔案管理工作現狀進行分析，并以此為基礎制定針對性的檔案管理規章制度，明確檔案管理工作的具體細則與規范標準，提升檔案管理工作的系統性與規范性。其次，國家相關部門針對機關檔案管理工作的開展，要制定專門的法律法規，借此提升檔案管理人員的責任意識與質量意識。只有這樣，才能夠為檔案資源的安全性、完整性與真實性提供保障。最后，機關單位要根據實際情況制定針對性的激勵機制，結合檔案信息的收集工作、整理工作以及歸檔工作，制定明確的工作目標和完成獎勵細則。通過對檔案管理人員工作質量的考核與激勵來激發檔案管理人員的工作熱情與工作激情。

3.5 加強檔案管理系統的網絡安全防護

與傳統的檔案管理形式相比，信息化的檔案管理模式主要是通過數字形式進行檔案資料的存儲。但是，這種檔案資料的存儲形式卻容易遭受到網絡病毒或黑客的攻擊。所以，為了提升機關檔案資源的安全性，避免出現檔案資源信息被泄露、被丟失、被篡改等問題，需要做好相應的網絡安全防護工作。首先，在信息化的檔案管理工作環境下，檔案管理工作的開展面臨這很多網絡風險。對此，機關單位需要結合實際情況進行網絡安全建設，借助強大的殺毒軟件做好機關檔案管理系統的查殺工作，及時發現機關檔案管理系統中的漏洞，并采取針對性的消除措施。其次，機關單位要加強防火墻技術、隔離網閘技術的應用，將機關單位的內網與外網進行有效的隔離，組織一切非法訪問行為。最后，檔案管理人員在實際工作當中，要自覺約束自己的網絡行為，不要隨意訪問一些非法網站，網頁中彈出的窗口和廣告要及時關閉。通過各種安全措施的落實來降低病毒植入的風險。

4 結語

綜上所述，信息技術與機關檔案管理工作的結合是機關檔案管理的必然趨勢。但是，受到各種因素的影響，信息化的機關檔案管理工作卻存在著檔案資源失實、檔案信息被泄露、檔案管理系統被黑客攻擊等問題。在這種情況下，要想加強信息技術與機關檔案管理工作的結合，就必須要轉變檔案管理理念、提升檔案管理人員的職業素養、完善檔案管理制度、加強檔案管理系統的網絡安全防護。