鐵路房建工程技術資料電子版歸檔工作的現狀和對策

丁淑琴 (上海鐵路局合肥房建公寓段，安徽 合肥 230000）

0 前言

隨著全國鐵路建設的快速發展，鐵路工程建設項目集聚增加，加上新工藝新材料的應用，形成的工程技術資料數量巨大，鐵總檔史〔2018〕29號文《中國鐵路總公司鐵路建設項目檔案管理辦法》中第六章第三十三條：項目檔案管理應積極采用信息技術強化管理，也對項目技術資料的電子化做了要求。工程技術資料電子版的齊全、完整、排列是否科學、儲存介質是否規范，關系到技術資料電子版的利用價值。目前，各施工單位移交給維修管理單位的電子版竣工技術資料還存在如下問題：歸檔不及時、電子檔內容不全、歸檔文件排列不科學等。為了保證工程項目技術資料電子版的利用價值，為日后工程設備的管理和維修工作提供真實的依據，實現電子化背景下技術資料的信息資源共享，筆者認為必須從管理意識上加強，從基礎管理上抓起。

1 鐵路房建工程技術資料電子版歸檔工作的現狀

1.1 歸檔不及時

及時性是技術資料歸檔的前提。目前，歸檔不及時包括資料收集不及時和移交不及時兩個方面：

①施工單位在施工管理過程中沒有及時收集技術資料，存在重工程實體輕資料收集的情況，工程資料收集缺少整體規劃和方案，到竣工時才臨時抱佛腳，回頭整理就很難保證資料的完整性；

②移交不及時表現在，施工單位沒有根據鐵總檔史〔2018〕29號文《中國鐵路總公司鐵路建設項目檔案管理辦法》中的要求，在靜態驗收前把技術資料送到接管單位來進行初步驗收，有的施工單位在項目投入使用半年后還沒有辦理竣工資料的正式移交，有的施工單位對電子版技術資料還不夠重視，在竣工驗收后先移交了紙質版的資料，電子版的遲遲不能移交，有的施工單位只交了電子版竣工圖沒有交內業資料的電子掃描件。

1.2 電子檔不完整

完整性是技術資料的基礎。維修管理單位要求電子版與紙質版完全同步。目前，不完整表現在兩個方面:

①內業技術資料不完整，內業資料中有前期文件、施工管理過程文件、產品合格證和試驗報告、消防驗收報告、復驗報告、白蟻防治表等文件，施工單位在掃描內業技術資料時，一些單位把消防驗收報告、復驗報告、白蟻防治表等一些后期形成的文件沒有掃描進來；

②竣工圖紙不完整，有的施工單位沒有把一個建筑單體建立一個電子文件夾，按照建筑圖、結構圖、水圖、電圖、暖圖等分專業系統完整性的來收集整理。有的缺少水電圖，有的圖紙目錄沒有掃描和圖紙的竣工圖標沒有簽字，有的只是從設計院拷貝了CAD設計圖，施工中變更的地方沒有更改過來等問題。電子版的齊全和真實性是在紙質版真實齊全的前提下產生的，真實性是技術資料的靈魂。

1.3 排列不科學

工程技術資料歸檔不是簡單地將工程資料堆砌在一起，裝訂掃描就完事了，組卷要遵循科技文件材料的形成規律，保持案卷內科技文件材料的系統聯系，有很強的系統性和成套性。目前各施工單位交來的技術資料排列不科學表現在兩個方面:

①內業技術資料分類排列不科學，沒有按照線別→專業→單位工程→分部工程→分項工程來排列，有的單位交來的掃描件，沒有一個單體一個文件夾，文件和圖紙沒有分開，歸檔案卷中資料排列隨意、順序錯亂、給日后利用資料帶來不便；

②竣工圖紙的專業分類不科學，沒有按照建筑→結構→裝飾→水電暖來排列。

1.4 電子檔掃描的質量不一

目前施工單位形成的電子版技術資料，主要是通過掃描紙質版技術資料和電子圖紙CAD版本轉換成PDF格式圖紙，或者是直接掃描竣工藍圖來形成的。掃描的技術資料掃描件存在傾斜上下顛倒的情況，有的在掃描過程中有黑邊、污點、等情況，使得電子檔案不清晰，影響今后電子檔的利用效果。

1.5 電子版載體不規范

維修管理單位要求施工單位在移交電子版本時用光盤和優盤兩種載體各一套，有的單位只給了一種，有的單位優盤里夾雜著其他文件，有的優盤還帶著病毒。

以上是目前鐵路工程技術資料電子版檔案歸檔中存在的一些通病。究其原因：建設單位和監理單位要求不嚴；工程技術資料相關責任人對電子版技術資料重視不夠，檔案制度落實不到位；有的未進行任何培訓就上崗。

2 下一步工作對策

2.1 強化工程技術資料電子化管理意識

工程技術資料具有原始性、憑證性。一旦積累工作沒有做好，造成殘損、遺失，日后將無法彌補。因此，從項目組建時，嚴格落實工程技術檔案“三納入”制度，將工程技術資料的電子版工作納入領導議程，納入各項工作的計劃中，納入各類人員的崗位責任制中，強化技術資料電子版意識。

2.2 建立健全工程技術資料管理網絡

建立完善體制機制、資料體系、堅持標準質量推進規范管理，全面落實鐵路總公司和路局有關加強和改進新形勢下技術資料管理工作的新要求。項目伊始，確定由項目經理統管，工程師主管，專業工長主抓、技術資料員專管的技術資料管理組織系統，形成層層負責、環環把關的責任體系。落實好技術資料各項制度，做好工程技術資料及其電子版的積累工作，項目竣工驗收時，按要求進行規范整理，做到準確、完整、齊全。

2.3 實行工程技術資料信息化工作與工程“四同步”管理

進行工程管理的計劃、檢查、總結、驗收各項工作時應同時進行工程技術資料及其電子化的計劃、檢查、總結、驗收工作。發現問題，馬上解決，如有遺漏，及時補缺。

2.4 嚴格歸檔移交程序

工程項目正式竣工驗收后，工程技術資料人員按建設單位、監理單位的要求紙質版和電子版同時移交，結合上鐵辦〔2015〕646號，《上海鐵路局建設項目檔案管理暫行辦法》與鐵總檔史〔2018〕29號文《中國鐵路總公司鐵路建設項目檔案管理辦法》的要求進行整理，專職資料人員對電子版各種載體的數量檢查合格后，填寫好移交清冊，蓋上“移交單位”章，并按規定時間移交。

2.5 提高工程技術檔案人員素質

近幾年從與施工單位資料員的工作接觸中發現，一些資料管理人員依然停留在“紙質管理時代”沒有學習新技能。工程技術資料管理工作專業性強，需配備既懂專業技術又具備對資料的收集、整理、保護和分析能力、責任心強的人員。人員一經選用，上崗前，進行相關檔案管理專業培訓，了解有關檔案整理的標準、規定及工作程序，并確保穩定性。

3 結語

交通強國鐵路先行，近年來新增及正在建設了多條高鐵線路，伴隨建設項目建設過程，形成了大量的工程技術資料。工程技術竣工資料是工程建設的真實記錄，是建設項目進行管理、驗收及設備養護、維修及破損后修復的依據，是改建、擴建和實施質量保修的重要憑證，對使用和管理單位日后進行運營管理有著重要作用。工程技術竣工資料（包括紙質版和電子版）的收集和管理作為一項重要的基礎工作，是工程規范化管理的縮影，也是單位細節管理的名片。只有與工程技術資料相關人員一起努力，才能系統完整地做好鐵路系統房建工程的電子版技術資料，為下一步搭建電子化信息共享平臺做準備。關系眼前，利在將來。