精益管理理念在企業會務接待工作中的應用探究

曲煥瑞

（國能黃大鐵路公司，山東東營 257100）

0 引言

伴隨現代化社會的深入發展，促使社會各行各業都得到了較快的發展，這也使得企業的規模越來越大，且競爭也日益激烈起來，而在企業發展中，會議是比較重要的活動，針對黨及國家政策的宣傳，有著至關重要的作用。對此，要求企業應對會務接待加以重視，有效落實精益管理理念。

1 會務接待工作概述

在企業經營及發展中，會務接待是非常重要的，它包含各個方面的內容，比如業務洽談等活動，除此之外，它還包含公務活動的接待及安排工作等工作。針對會務接待工作而言，有關的工作者應堅持節約及實效性的原則，認真確定會議的要求，并把它貫徹到具體工作過程中。與此同時，對于接待及餐飲等服務過程，應貫徹強烈的責任心，進一步增強工作質量，防止對企業行政的形象造成影響，就企業內部會議來講，實際開展接待工作時，還應貫徹精益管理理念，健全服務機制及有關的體系，增加會議整體效率。另外，還要求企業管理者應充分貫徹管理發展理念，對企業各個環節的工作進行統籌規劃，以達到各部門及相關工作者之間的充分合作，全面增強會務工作質量，進一步實現企業持續發展。

2 基于企業會務接待，精益管理理念實施的意義

（1）有利于增強會務工作水平。在黨的十八大會議中，中央提出了“精文減會”，特別是要增強會議活動的質量及效率，還提出了會務工作新目標。就精益管理理念來講，它最早起源于日本豐田公司，在汽車的生產系統管理過程中，全面應用這一理念，獲得了顯著的管理成效。現階段，精益管理被廣泛運用在企業管理工作中，且還由以前的管理方法發展成戰略管理理念。就企業會務工作來說，全面貫徹精益管理理念，科學應用相關的管理方法，能夠進一步增強工作質量及效率。（2）是有效響應中央規定及執行細則的要求?；凇熬啎h”的提出，對企業各個行政部門來說，在開展會務工作時，也全面貫徹了這一準則，是務必要完成的任務。對此，企業行政部門在進行會務工作的過程中，也按照中央八項規定，還有具體的實施細則，把它們全面落實在實際的會務工作中。（3）是會務工作創新的重要方式。想要有效落實企業會務工作，應對其工作理念及方法進行創新。在開展經營管理的過程中，應堅持問題導向的原則，根據具體的需求實現創新管理，在這一過程中，應強調規范化及標準化，進一步促進會務工作的有效開展，幫助其科學處理會務中的浪費現象。

3 企業會務工作的現狀

基于新時期背景，就國有企業來說，其會務工作還有著一系列的問題，具體變現為下述幾點：（1）沒有全面落實會務的準備工作，有著諸多不足之處，這將對會務工作質量造成一定的影響，比如，會議的籌備階段，對于有關部門來說，他們并沒有組織相關的工作者進行工作分工，且籌備計劃書不夠健全，有關的工作者對其崗位職責還沒有全面地認識，這將造成各項工作間存在脫節問題，人名及職務也存在不一致的問題，這將對參會人員產生諸多不良影響。（2）實際進行會議工作時，有關工作者并沒有落實秩序維護工作，當出現突發問題，就會導致混亂狀況，比如，當參會人員入場時，沒有配置入場引導人員，這會增加入場的時間，導致會場缺乏一定的秩序，從而對會議的召開時間造成影響，同時在開展會議時，往往會產生協議調整等問題，導致工作人員很難在第一時間找出問題并加以解決，進而造成會議冷場現象。

4 基于企業會務接待，精益管理理念的運用探究

4.1 強化管理，保證分工精細化

在開展會務接待工作時，要求企業應保證會議的準確性及安全性，同時應實現各部門的充分配合，增強其協同性。就業務接待工作而言，辦公室是重要的管理部門，它通常是負責對企業的業務接待進行引導，以保證其可以了解接待標準，明確相關的業務流程，進一步促進對會議接待資源及物品的有效管理，同時在企業內部構建針對性的方案，其內容應包括日程及車輛等，從而科學配置會議資源。實際執行會議接待方案時，需了解各部門崗位職責，當出現突發狀況時，應該第一時間上報給有關的管理人員，向其請示并加以有效解決。與此同時，還應將會議的變更內容告知給各部門。當任務完成之后，首先應由會議接待部門來核對清單，全面貫徹清單審批程序，科學控制會議費用。當會議完成之后，還應讓專業人士開展評價，針對其中的問題進行分析，并提出切實可行的對策，進一步促進會務組團隊之間的配合，做好各個企業及部門的分工及協作，當分工完成之后，應有效落實各部門的職責，將責任分配給個人，這樣才能全面增加工作效率，提升個人經驗，進一步增強職工的生產力及創造力。另外，對于各個部門來說，還應按照崗位職責開展分工，促進企業職工間的交流及協作，構建科學的協調機制。

4.2 加強學習，進一步增強接待水平

企業在開展會務接待工作時，應全面貫徹務實節儉的原則，運用科學的節約方法。基于科技的進步，對于企業來說，應促進先進技術的推廣及應用，可在會議管理工作中，全面引入信息化管理模式。就現階段的發展來看，大部分的會議記錄及入場，都沒有采用紙質的簽名方式，而是通過會展信息系統，對相關參會者的信息進行整合，然后加以存檔，在進行會議活動時，再引入這些信息。與此同時，針對住宿安排來說，應盡可能地保證在協議的酒店中完成，或是在系統內部場所開展，防止產生安排超標的現象，與此同時，在住房中也不要擺放貴重物品。在接待用餐時，也應確保在企業的內部場所，若是想要在外用餐，也應在企業簽約的餐廳，避免在私人場所用餐，或是在高消費場所用餐。另外，對于迎送工作來說，可不必張貼標語，也不能設置歡迎屏，不必獻上鮮花，無需鋪設迎賓毯，也不用配置接待人員負責車站等的接送工作，若是有需要的話，可安排別的工作人員完成接送任務。就業務接待工作而言，需全面貫徹保密原則，就來賓的信息等，應全面落實保密工作；對于其中的保密級信息，需要全面按照公司的保密機制來實施。與此同時，針對接待預算管理，企業應加強重視，比如年度預算管理，可結合上一年度預算編制以及完成狀況，盡可能地達成企業發展及經營的標準，當預算審批程序落實之后才能具體開展。

4.3 增強服務積極性，有效解決分歧

實際進行會議活動時，要求有關的部門應增加服務的積極性，當產生分歧時，應有效解決分歧，進一步增加統籌效率，防止產生擁堵問題。與此同時，就會務接待者而言，應對冷熱度進行合理把控，以便確保各項工作的協調。基于會議活動過程，其中包含很多復雜的事情，不管是企業還是部門，都應提供優質的服務，增加服務的積極性，特別是同下級單位進行交流時，應做到互相尊重，唯有如此，才能獲得他們的支持，增加企業的工作效率。另外，在進行會議活動時，企業及部門的數量通常都很多，這就導致各個企業及部門之間的信息量及看待問題的角度有著一定的差異，經常會產生分歧。想要有效處理這些分歧 ，要求有關人員應對問題的成因進行深層次的分析，保持冷靜的狀態，發現二者產生矛盾的問題，并找出它們的共同點，以便更好地處理這些分歧。比如，基層企業進行會議活動時，要求會議接待人員應落實前期的溝通工作，將會議活動的細節第一時間通知下去，防止實際進行會議活動時產生諸多問題。

5 結語

綜上所述，基于新形勢背景，對各個企業來說，其建設規模都越來越大，且企業的會務接待也逐漸完善。就精益管理理念而言，它屬于全新的理念，對于企業的會務接待有著關鍵性的作用，要求企業應全面掌握精益管理理念的內涵，把這一理念全面貫徹到會務接待工作中，唯有如此，才能最大限度地發揮這一理念的指導作用，促進會務接待活動的有序進行，實現企業的持續發展，為其奠定夯實基礎。