關于提升事業單位檔案管理水平的思考

高鵬

摘要：近年來，事業單位對于我國經濟發展起到了重要的推動作用，而事業單位檔案管理工作又是重中之重，加強事業單位文書檔案管理對于促進事業單位的持續健康發展具有重要意義。因此，應該正確認識到文書檔案管理工作所存在的現實問題，運用科學合理的方法和理念促進事業單位呈現出積極良好的發展態勢，使其在長期社會經濟發展中擁有較高的競爭優勢，促進此項工作的高效化和持續化發展。基于此，本文將對提升事業單位檔案管理水平的對策進行分析。

關鍵詞：檔案管理;事業單位;管理水平

1 提高事業單位檔案管理水平的意義

隨著社會經濟的快速發展，事業單位在使用紙質化的檔案管理中甚至會阻礙其他工作的開展。而信息化的普及應用，給檔案工作單位帶來了新的發展機遇。充分利用信息技術開展工作，運用大數據處理技術以及采用先進的大規模信息技術保存檔案，能更有效地整合各方面資源，更清晰地展現出單位發展脈絡，從而明確思路，做好長遠規劃，促進事業單位有序發展。

2 事業單位檔案管理存在的問題

2.1 事業單位檔案管理制度不完善

當前部分事業單位在檔案管理制度建設方面還存在一些不足，一方面，事業單位檔案管理制度相對落后，很多檔案管理制度已經運行了十多年，很難滿足當前事業單位檔案管理工作開展的具體要求。特別是在檔案管理信息化建設背景下，對事業單位檔案管理效率提出更高要求，但當前事業單位所運行的檔案管理制度更契合傳統管理模式，導致事業單位檔案管理出現的新問題、新情況缺少制度依據，無章可循。另一方面，部分事業單位雖然對檔案管理制度進行了調整和完善，但所作出的調整和完善只局限在某一方面，只能算是對制度的修修補補，沒有對事業單位檔案管理制度進行創新性的改革，不能規范和約束新時代事業單位的檔案管理工作。

2.2 檔案管理的規范程度較低

目前，我國很多單位尤其是事業單位，對于檔案管理的規范程度較低，如卷宗的分類不清晰、出現組卷錯亂、文件的檔號出現錯誤、缺少目錄以及文件檢索效率不高等。檔案檢索一般分為人工檢索和電子檢索兩種形式。當前形勢下，電子檢索因其速度快，質量高等優勢被大量應用，也符合社會發展的趨勢。但是，目前的計算機管理系統缺乏統一標準，通用性不足，檔案管理的標準化和規范化還有待進一步提高。另外，因特殊原因，文書檔案部門在事業單位中往往成為機構改革和人員精簡的對象，也是閑雜人員安置的重災區，尤其是年紀較大的人員，對于先進的科學技術接受度較差，基本操作存在障礙，或者由于其他原因沒有安裝高質量的檢索軟件，依然采用傳統的手工檢索方式，從而導致了檔案管理工作的滯后發展，遠遠不適應當前信息時代的發展要求。最終導致文書檔案管理的規范度較低。

2.3 檔案管理人員專業技術能力不強

檔案管理人員技能不足是我國管理類崗位普遍存在的現狀。除檔案管理在較短時間內不能為所在的事業單位帶來顯著的服務外，檔案管理水平的提高還需要較高的經濟和人力資源成本。由于許多單位不愿向檔案管理傾斜過多，因此對優秀人才的吸引力也大大降低。此外，檔案管理需要高度的專業性，一般情況下，復雜的工作流程很難精確確定。一般而言，在事業單位中工作的員工雖然有許多高素質的員工，但他們的工作準備不足，甚至缺乏檔案方面的知識和技能，致使檔案管理員缺乏足夠的管理能力和足夠高的素質，這也是影響事業單位檔案管理效率的主要因素。

3 提升事業單位檔案管理水平的對策

3.1 提升檔案管理重視程度

加強檔案管理是快速提升檔案辦公效率的主要方式，其中提高單位高層領導對檔案管理技能的重視程度，減少不利因素的影響，預防由此產生的問題，是解決問題的首要途徑。這樣才能提高檔案工作人員的工作積極性，更好地將工作重點轉移到加強檔案管理上來，使檔案管理中的辦公效率以及能力達到最優化。

3.2 加強檔案管理人員培訓

事業單位要充分提升檔案工作人員的各項能力與技能，尤其要重視對管理者的培訓，提高他們處理各種事務的能力，形成一支綜合素質較高的檔案工作隊伍。首先，要對管理人員進行定期培訓，包括管理和知識培訓、責任培訓，提高他們的業務素質和任職資格，加強服務意識，使其成為現代社會權利意識的重要組成部分，對進一步理順檔案工作有積極作用。其次，信息流管理的普及也對員工的計算機素養提出了更高的要求，各單位的檔案管理員要重視提高自己的計算機應用能力和水平，有效利用先進的設備，確保辦公生產的現代化和信息化。事業單位還可以通過提高工資水平、提高工作準入門檻、引進高技術人才、從而激發員工的積極性，吸引更多高素質的管理者，最終達到全面提高員工素質，檔案人員素質的目的。

3.3 通過制度規范化提高檔案管理效率

事業單位應將檔案管理制度建設作為提升檔案管理效率的重要保障。一方面，結合當前事業單位檔案管理實際，對事業單位現有的檔案管理制度認真進行梳理，廢止

多年前制定且不適應現實情況的檔案管理制度，依據有關法律法規和上級有關部門及單位對事業單位檔案管理的要求，借鑒和學習其他單位檔案管理制度，制定更符合當前事業單位檔案管理的制度。對于近期制定的檔案管理制度，則需要對其進行修改和完善，特別是要將事業單位檔案管理信息化建設的相關要求通過制度的方式加以體現。同時加大制度落實力度，要求事業單位各個部門嚴格做好事業單位檔案信息的收集和整理工作，并給予事業單位檔案信息化建設足夠的支持。另一方面，事業單位應嚴格落實檔案管理績效考核制度。事業單位檔案管理效率的提升離不開事業單位全體工作人員的參與，為了更好地調動事業單位工作人員的工作積極性和主動性，應將事業單位檔案管理效率提升相關內容納入績效考核指標之中，并將績效考核結果與職稱評定、崗位調動、福利待遇掛鉤，更好地激發事業單位全體工作人員參與和支持檔案管理工作的熱情。

3.4 文書檔案管理工作的現代化應用

隨著信息技術的日益普及和向各部門的發展滲透，任何單位和個人都無法在廣大社會團體中獨立工作，組織內檔案管理也無法適應現代化成長的需求，管理中的出錯率高、任務量大、品質差、辦公效率低等現象越來越明顯，電子信息化的管理方式還有待加強。新形勢下，事業單位的文書檔案管理工作也同其他商業單位一樣，面臨著更加多元化的挑戰，為了跟緊時代，更好適應變化，文書檔案管理工作也必須進行大幅度的改革和創新。在事業單位文書檔案管理過程中，融入新型的檔案管理模式，貫徹科學系統的管理理念，以數字化管理方式對檔案進行集中管理，根據其不同范圍類型進行收集、歸類和儲存，以文檔一體化和數字化管理的方式對檔案資料進行管理，主動接受新技術和新模式，充分利用先進技術和優秀的管理理念，實現現代文書檔案管理的有效性和科學性，從而進一步實現科技引領下的新型文書檔案管理工作的全面發展。

4 結束語

總之，新形勢下，事業單位應給予檔案管理工作效率提升足夠的重視，提出有針對性的切實可行的方案。應加強事業單位檔案管理制度體系建設，對檔案管理信息化建設給予足夠的支持，及時過問并解決建設過程中面臨的各種問題，搭建事業單位檔案管理信息系統，運用更為先進的信息技術提升檔案管理效率，更好地為事業單位發展服務。

參考文獻：

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