如何推進機關事業單位檔案管理數字化技術應用探究

屈葉紅

摘要：本文以機關事業單位檔案數字化管理為切入點，分析目前機關事業單位檔案管理中存在的問題，并有針對暴露出的問題提出了有針對性的策略，以此來完善機關事業單位檔案管理數字化，與此同時，還明確相關部門的責任，通過培訓等措施加強人員的責任感，進一步提升檔案管理的效果。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;數字化

引言：

檔案管理是機關事業單位管理過程中重要的組成部分，在實際的檔案管理過程中，要根據機關單位的實際情況，遵守相關的保密原則。目前而言，在機關事業單位的檔案管理過程中出現了很多問題，主要表現為缺乏明確的管理制度，工作人員責任意識不強，數字化應用效率低等情況，本文針對上述內容進行了詳細地分析，并有針對性地提出了解決的措施，供大家參考借鑒。

一、數字化檔案管理的優勢

（一）提高自動化辦公水平，減少資源的浪費

機關事業單位在檔案管理過程中，傳統的管理辦法是十分有限的，隨著工作量的增加，需要增加工作人員，還需要定期更換相關的軟件設備，這樣一來，不僅增加了檔案管理的成本，同時也拉低了檔案管理的工作效率。而采用數字化管理的模式，有效地克服了傳統管理方式的弊端，將檔案信息以數字化的形式儲存到計算機上，同時也方便了檔案的存儲和調閱，不僅提升了工作效率，還節省了空間，降低了檔案管理成本。

（二）確保文件得到充分的利用，資源始終得到開放

在機關事業單位中，使用檔案是十分普遍的，很多部門也需要調閱相關的檔案和資料。數字化檔案管理與傳統的檔案管理顯著的優勢在于檔案的應用方面，檔案的存儲、調閱擺脫了時間和空間方面的限制，有效地提高了機關事業單位的工作效率和工作質量。

二、目前機關事業單位檔案管理存在的具體問題

（一）機關事業單位檔案管理方式較為落后

目前而言，機關事業單位對檔案管理的重視程度較高，也在積極地通過更新檔案管理的方式來提高檔案管理的效率和質量。在實際的調查過程中我們發現，一些機關事業單位仍采用傳統的檔案管理方式，以紙質的形式將檔案管理在封閉的空間當中，導致檔案的利用率比較低。隨著機關事業單位的不斷發展，傳統的檔案管理模式已經不適應企業的發展，特別是機關事業單位需要更高效、更細化的檔案管理，而紙質的檔案管理嚴重地降低了機關事業單位的工作效率。對此，需要機關事業單位重視數字化的應用，加強計算機在檔案管理中的應用，以此來提升機關事業單位檔案管理的效率。

（二）缺乏完善的檔案管理體系

機關事業單位在檔案管理的過程中，需要由專門的人員對檔案進行分析存儲。但是，由于機關事業單位在檔案管理過程中缺乏明確的管理體系，導致檔案管理效率低下，有大量的無效信息被保管起來，并且在保管的過程中出現了無序化。除此之外，還有一部分檔案管理工作人員工作能力比較差，導致了檔案管理工作效率低下。

（三）缺乏對檔案管理的正確認識

在有些機關事業單位檔案管理過程中，由于認識上的誤差，沒有認識到無形資產檔案管理也是單位的重要發展資源，與此同時，還存在對檔案管理重視程度不夠高，操作不規范等情況，導致事業單位在經營管理方面出現了嚴重的偏差，充分反映了機關事業單位在檔案管理過程中信息建設情況不理想的情況。

（四）檔案管理人員專業水平有待提升

在機關事業單位的管理過程中，需要不斷提升工作人員專業技術水平和素質。因此，在檔案管理過程中，要重視檔案管理的專業性和技術性，否則就會出現檔案管理人員頻繁交接崗位，對工作內容不熟悉的情況，進而嚴重地影響了機關事業單位的檔案管理效率。

三、促進機關事業單位檔案管理效果提升的具體 應用方法

（一）根據規范化標準化角度提高其管理意識

在機關事業單位檔案管理的過程中，首先要解決的就是檔案管理規范化的問題，要樹立正確的檔案管理概念，并積極運用到實際的檔案管理當中。在檔案管理過程中，要充分發揮部門的作用，對各部門起到一個監督的作用，不斷地規范檔案管理措施，加強各信息之間的有效對接。另外，在查閱相關檔案的過程中，在規范網絡技術的過程中，還要遵守規范化的操作，提高檔案管理的安全意識，在查閱文件的過程中遵守保密性的原則，端正檔案管理的思想，從思想觀念上提高對檔案管理的重視程度，提升機關事業單位檔案管理的工作效率和工作質量。

（二）形成完善檔案管理機制的構建

首先，建立健全檔案管理體制，在管理制度方面，還充分發揮文件的管理作用，明確文件管理的職責。其次，在整合檔案管理的過程中，提高檔案管理的專業化水平，建立健全規范化的管理模式，將信息技術應用到檔案管理當中，更有效地管理文件。與此同時，還要積極落實相關的責任制度。

（三）從規范化標準化角度提高檔案管理人員專業水平

在機關事業單位檔案管理的過程中，要遵循以下幾點工作原則。第一，從規范化的角度出發，充分尊重員工的作用，定期對員工展開培訓，充分發揮文件管理的作用和價值。第二，加強培養文件的技術能力和管理人員的管理水平，從思想意識到認識到檔案管理的重要性，提高檔案管理的安全性和保密性。第三，事業單位需要對員工展開訓練，結合機關事業單位的實際情況，分析在日常檔案管理過程中存在的問題，進行充分的討論，以案例的形式展開交流討論，讓大家各抒己見，以此來提高管理人員的能力。除上述內容之外，還要積極聘請相關的專家，分析和解決目前檔案管理過程中存在的問題，結合本單位的實際情況，進而優化檔案管理的效率。

（四）促進檔案改革，優化管理方式

隨著我國經濟的不斷發展，在新時期的歷史背景下，機關事業單位在領導的過程中，要積極創新，不僅要做好檔案管理的基本工作，還要秉承創新發展的理念。首先，運用現代化的管理模式和方法，及時查閱以前的資料，提高對檔案管理的檢測工作。在實際的管理過程中，管理人員需要定期對檔案進行管理，加大對病毒的檢測和查殺。對于重要的信息檔案，要及時地掃描管理，提高管理的效率，以此來提高管理的效率和質量。

結語：

總而言之，在機關事業單位發展的過程中，文件管理是發展的基礎，同時也是重要的工作內容。在文件管理過程中采用規范化的管理模式，不僅有效地提高了機關事業單位檔案管理的質量和效率，還有效地保證了檔案管理的順利開展。基于此，機關事業單位的相關負責人，需要結合單位的實際情況，制定完善的管理制度，以此來推動檔案管理的規范化、標準化和高效化。

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