紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

羅怡珍 陳大平

摘要：我國社會已經步入全面信息化時代，網絡信息技術的快速發展，使得社會各界都引入了信息技術和多媒體手段。檔案管理于社會經濟發展有著重要意義，而傳統的檔案管理方法已經無法滿足信息化背景下檔案管理工作的需求，檔案機構和有關部門應積極創新檔案管理工作模式，來提高工作效率和質量。

關鍵詞：紙質檔案管理;電子檔案管理;融合策略

我國的檔案信息管理工作模式隨著科學信息技術的進步發生了巨大的轉變，但由于傳統紙質檔案作為主要資源多年出現在檔案管理工作中，傳統管理方法和觀念根深蒂固，因此電子檔管理模式想要全面性替代紙質檔案短期內是無法實現的。檔案管理部門應開拓創新，發揮兩種管理模式的優點并加以融合，這種結合式的新型管理方法取長補短，不僅保證了檔案資源的真實性和信息安全，也能夠高效便利的對資源進行儲存管理，是目前對于檔案管理工作方式最好的創新和優化。本文首先對兩種檔案管理方法的特點進行概述，并提出相對優勢和將其合理融合的對應策略。

一、紙質檔案管理工作和電子檔案管理工作概述

（一）紙質檔案管理工作特點

紙質檔案仍然是目前檔案管理工作中主要的儲存和查閱的方式。紙質檔案往往能夠將檔案資源信息最直觀的表現出來，便于管理人員檢索。因其不需要太多現代化科技，對于檔案管理就業人員的專業要求也不高，所以目前我國大部分檔案管理部門和單位仍然選用這一方法作為主要工作模式。紙質檔案文件的另一大特點在于能夠安全存儲非常久的時間，我國的四大發明之一造紙術，使得紙在出現時便主要應用在文字載體方面，替代了當時將文字記錄于竹簡或石壁的記載方式。紙張雖然會隨著時間出現變化，但如果對其做好相應保護措施，紙張還是有著很強的耐久度的。

（二）電子檔案管理工作特點

電子檔案管理核心即是以數字化檔案信息作為檔案資源來管理，能夠對各類信息資源進行統一式、規范性的處理。電子檔案管理受網絡信息技術和多媒體設備依托，能夠以占據空間小而存儲量大的優勢進行檔案資源存儲。電子檔案管理以計算機為主要處理器，對大量信息的搜集整理和遠距離傳輸都提供很好的便利。

二、紙質檔案和電子檔案的互相優勢

從檔案信息資源管理方面來看，數字化電子檔案對于檔案資源容納量相對較大，以多媒體設施為主流操作手段，資源存儲空間不受限制，而且方便于收集、整理和傳輸，極大提升了管理工作的效率。信息時代數字化檔案管理于傳統紙質檔案相比有更突出的快捷、便利、安全等特點，而且可以完成紙質檔案管理系統無法做到的遠距離傳輸的任務。從檔案信息多元化方向來說，電子檔案還可以在記載文字的同時，加入圖片，視頻等豐富的內容，便于檔案管理部門向社會大眾通過多媒體網絡信息傳播檔案文化。但從另一方向來看，在我國部分檔案管理部門和單位中，對檔案資源更注重其原始資料的完整性。確切來講，最原始的檔案資源往往有著很重要的存在意義和保護價值，這些檔案文件一旦書寫完成并進入數據庫之后就形成了不容易更改且真實性強的特點，同時還可以作為真實有力的法律證據，這一點是電子檔案無法替代。

三、紙質檔案和電子檔案的融合措施

（一）二者合理共存

紙質檔案和電子檔案兩種模式的融合是順應時代發展的必然趨勢，如何做到二者合理共存是這項工作開展的基礎。眾所周知，電子檔案管理工作往往都是以紙質檔案為前提來開展的，電子檔案實際為紙質檔案的另一種形式，想實現兩者之間的共存，要在電子檔案和紙質檔案之間的平衡轉化方面來入手。首先，檔案管理部門或單位應該在收到相關機構的工作要求或者部分社會大眾的請求后，再將紙質文件轉化為信息檔案。而在部分情況下，電子檔案也需要轉化為紙質檔案，比如，當某一些計算機設備或存儲設備出現故障和問題時，需要及時將當天所需整理工作文件導出，通過打印機復刻機等轉化為紙質文件。再有，一些需要上級部門領導簽字或者開會所利用的紙質檔案文件，也需要將電子信息資源進行打印來轉換成文字檔案。在目前網絡水平迅速發展的時代，網絡信息也存在著相對的安全隱患，紙質檔案雖然不便于收集管理，但因其實質性較強，倘若采用正確的保護措施，紙質檔案相對于電子檔案有著更高的安全性。一些極為重要的檔案資料，就需要轉化為紙質檔案進行封存，并且在計算機中也要進行加密處理和備份，兩種方式同時存儲更加有效的保障其安全性。由此可見，通過對電子信息和紙質文件的適時轉換，可以達到實現兩者同時共存的目的。

（二）兩者之間的聯系

在結合紙質檔案和電子檔案的工作中，想要得到更好的融合效果，應當先對其建立自然合理的聯系。對于檔案管理工作來說，在工作過程中必須要有規范性和紀律性，所以無論是紙質檔案還是電子檔案工作都是較為復雜的，此時若能找出這兩大方法的平衡點和共通點，便可以達到互相配合且互相促進發展的作用。確切來說就是要取長補短，在準確把握住兩種形式各自優勢與不足的前提下，對電子信息和紙質文件進行配合利用。比如在檔案文化宣傳工作中便可結合二者各自優缺點來開展工作，首先以多媒體技術來對以電子檔案為基礎形成的科普片，檔案專欄等進行宣傳，吸引社會群體對檔案文化的探索興趣，再開放檔案館，讓人民群眾能夠更直觀的對檔案館中儲藏的紙質檔案文件進行閱覽，進一步體會了檔案文化于當代社會發展的重要性。在建立兩種方式的聯系的過程中，一定要堅持揚長避短，要多次轉變視角通過不同方面來分析兩者的優缺點，思考其在哪些方面能夠盡展所長。從而實現兩者整合利用和共存發展的目的。

結論：

從上述分析可以得知，關于傳統紙質檔案管理和新時代電子檔案管理方法的融合，首先要清楚認識到兩種管理模式的優缺點以及相互優勢，在這一基礎上，建立兩者之間自然合理的配合關系，并在面對日常工作中的不同情況進行適當轉化，做到能夠互補共存，共同發展，使得各個檔案部門和單位的管理工作能夠滿足社會發展需求。

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