試論電子檔案管理在銀行管理中的應(yīng)用

【摘要】在現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，銀行在開展各項(xiàng)工作的時(shí)候，都需要在管理方面進(jìn)行優(yōu)化，要充分注重從多角度進(jìn)行考量，提高銀行管理的質(zhì)量。電子檔案管理在銀行管理當(dāng)中發(fā)揮著比較重要作用，本文就銀行管理中電子檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀以及管理應(yīng)用進(jìn)行闡述，然后就電子檔案管理在銀行管理中的發(fā)展進(jìn)行探究，希望通過電子檔案管理應(yīng)用研究，能為提升銀行管理的質(zhì)量起到促進(jìn)作用。

【關(guān)鍵詞】銀行管理;電子檔案;管理應(yīng)用

銀行管理工作開展中涉及到的工作內(nèi)容比較豐富，為能有效提升電子檔案管理的質(zhì)量，相關(guān)管理人員自身要轉(zhuǎn)變思路，以新的工作形式，促進(jìn)銀行管理工作高效化開展。電子檔案管理對(duì)銀行管理有著積極作用，能為銀行管理工作順利執(zhí)行提供參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量以及高效的管理目標(biāo)，提高銀行整體管理質(zhì)量。

1.銀行管理中電子檔案管理應(yīng)用現(xiàn)狀及管理應(yīng)用

1.1銀行管理中電子檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀

信息化時(shí)代的到來，銀行在檔案管理的工作中引入信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息化的目標(biāo)。電子檔案的管理方式和傳統(tǒng)的檔案管理有著不同，這是通過數(shù)字電子計(jì)算機(jī)處理的檔案，是虛擬檔案，把實(shí)體檔案信息通過字節(jié)以及比特方式表示，在電腦網(wǎng)絡(luò)流動(dòng)。銀行電子檔案的類型豐富，涉及到的檔案信息內(nèi)容較多，銀行管理工作中為能提升管理的質(zhì)量和效率，這就需要運(yùn)用電子檔案，為實(shí)際管理工作高效化開展進(jìn)行有效促進(jìn)。當(dāng)前的銀行管理中對(duì)電子檔案管理的應(yīng)用還處在初期階段，銀行檔案保管期限劃分和銀行業(yè)務(wù)特征不匹配的現(xiàn)象還存在，對(duì)于電子檔案管理存在著不合理之處。銀行檔案規(guī)定的存留年份和實(shí)際狀況存在不相符之處，管理上存有漏洞，這對(duì)銀行管理工作高效率開展必然會(huì)產(chǎn)生諸多阻礙。在當(dāng)前的時(shí)期，提高銀行管理工作的質(zhì)量，就要將電子檔案充分應(yīng)用，提高電子檔案管理的質(zhì)量，才能促進(jìn)銀行管理工作高效發(fā)展[1]。

1.2銀行管理中電子檔案管理應(yīng)用

銀行管理中對(duì)電子檔案管理應(yīng)用是提高銀行發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)力的重要促進(jìn)力量，從以下電子檔案管理應(yīng)用方面進(jìn)行闡述：

1.2.1電子檔案管理應(yīng)用提高銀行競(jìng)爭(zhēng)力

銀行管理工作涉及面比較廣，為能促進(jìn)銀行管理能力有效提升，需要采用多樣化的管理方式。將電子檔案管理在銀行管理當(dāng)中加以科學(xué)應(yīng)用，這對(duì)提升銀行競(jìng)爭(zhēng)力有著積極作用。銀行檔案管理在采用傳統(tǒng)的管理方式時(shí)，效率比較低下，傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)和當(dāng)前信息化時(shí)代下電子檔案管理工作要求不相符，這對(duì)銀行財(cái)務(wù)資源配置就會(huì)造成比較大壓力。銀行會(huì)計(jì)檔案保管的重要目的就是滿足銀行維護(hù)自身權(quán)益需要，以及滿足銀行內(nèi)外部查詢信息的需要，結(jié)合當(dāng)前我國(guó)法律環(huán)境現(xiàn)狀，除了涉及債券債務(wù)關(guān)系資料必要紙質(zhì)形式外，銀行高度電子化條件下，相關(guān)的資料實(shí)現(xiàn)電子歸檔能夠滿足銀行查詢信息的需要，有助于將電子檔案的作用充分發(fā)揮出來，從而能有效提升檔案管理的質(zhì)量和效率。銀行業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，在電子檔案的管理方面也有著更大的支持，能夠?yàn)榇龠M(jìn)銀行業(yè)務(wù)發(fā)展起到促進(jìn)作用，提供必要的信息支持，最大程度上降低銀行成本管理壓力，最終提高銀行競(jìng)爭(zhēng)力[2]。

1.2.2電子檔案管理應(yīng)用降低檔案管理強(qiáng)度

銀行管理工作中檔案管理是比較重要的內(nèi)容，為能有效提升檔案管理工作開展的質(zhì)量，采用信息化的管理手段顯得比較重要。電子檔案管理在銀行檔案管理流程設(shè)計(jì)方面，和以往的檔案管理需求是不同的，不用在前端分期限裝訂，能夠減少檔案保管的壓力。為能保障銀行會(huì)計(jì)事項(xiàng)的完整以及連續(xù)，會(huì)計(jì)部門通常會(huì)要求會(huì)計(jì)資料依照業(yè)務(wù)辦理順序來裝訂存放，依照業(yè)務(wù)辦理順序進(jìn)行裝訂檔案，涉及到多個(gè)保管期限，混期限裝訂能將短期保管檔案延長(zhǎng)保管期限。通過電子檔案管理的方式能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的管理，對(duì)于不同的檔案類型以及期限，在管理上能大大提升管理工作開展的質(zhì)量和效率，最大程度上降低了檔案管理的強(qiáng)度和難度，為銀行管理工作的高效開展提供了保障。

1.2.3電子檔案助力銀行會(huì)計(jì)電算化管理

銀行管理工作中涉及到的工作內(nèi)容比較多樣，銀行會(huì)計(jì)工作是比較重要的組成部分，也是銀行管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)，提高銀行會(huì)計(jì)電算化管理的質(zhì)量，才能促進(jìn)銀行管理工作順利推進(jìn)。電子檔案的管理方式為銀行會(huì)計(jì)電算化管理發(fā)展起到了促進(jìn)作用，電子檔案應(yīng)用和銀行會(huì)計(jì)電算化發(fā)展是相適應(yīng)的。銀行會(huì)計(jì)檔案制度通常涉及紙質(zhì)會(huì)計(jì)管理，會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)歸檔內(nèi)容以及保管期限和會(huì)計(jì)系統(tǒng)開發(fā)資料涉及到的內(nèi)容相對(duì)少，沒有從檔案角度進(jìn)行細(xì)化明確規(guī)定，這就會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)的管理工作開展產(chǎn)生影響。保障銀行會(huì)計(jì)電算化管理工作順利開展，這就需要有電子檔案為支持，通過發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，能夠?yàn)殂y行會(huì)計(jì)電算化管理發(fā)展提供動(dòng)力[3]。

2.銀行管理中電子檔案管理的應(yīng)用發(fā)展

銀行管理當(dāng)中電子檔案管理應(yīng)用，要能和時(shí)代發(fā)展的要求相適應(yīng)，以及和當(dāng)前銀行管理工作的開展要求相適應(yīng)，將電子檔案管理的價(jià)值充分體現(xiàn)出來，從幾個(gè)層面要充分重視。

2.1明確職責(zé)

電子檔案管理在銀行管理中發(fā)揮積極作用，這就需要從制度上進(jìn)行完善和優(yōu)化，做好制度上的設(shè)計(jì)安排。銀行各業(yè)務(wù)部門在新業(yè)務(wù)推出過程中，涉及到會(huì)計(jì)資料的需要和會(huì)計(jì)部門溝通，通過會(huì)計(jì)部門界定和歸檔范圍以及保管的期限，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)開發(fā)需要和檔案管理需求相結(jié)合，將電子數(shù)據(jù)能長(zhǎng)期保管。只有在明確了管理職責(zé)的基礎(chǔ)上開展各項(xiàng)管理工作，才能有助于為銀行管理發(fā)展起到促進(jìn)作用[4]。

2.2注重系統(tǒng)優(yōu)化

銀行管理當(dāng)中將電子檔案管理加以科學(xué)運(yùn)用，滿足會(huì)計(jì)核算的需求基礎(chǔ)上，注重系統(tǒng)優(yōu)化方式應(yīng)用，要能選擇合適節(jié)點(diǎn)，檔案入庫(kù)前實(shí)現(xiàn)資料分期限裝訂。完善操作規(guī)范以及相應(yīng)制度，最大程度上減輕后期檔案管理銷毀的工作量。保障電子檔案管理的作用充分發(fā)揮出來，這就需要在系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)方面加強(qiáng)重視，最大程度上為銀行管理工作開展提供技術(shù)支持，實(shí)現(xiàn)銀行管理的整體質(zhì)量。

2.3保障歸檔的質(zhì)量

銀行管理中應(yīng)用電子檔案管理能有效提升銀行管理的質(zhì)量，發(fā)揮電子檔案的作用，這就需要在各相關(guān)要點(diǎn)方面加強(qiáng)質(zhì)量控制。電子檔案歸檔是比較重要的，為能有效保障電子歸檔的質(zhì)量，相關(guān)業(yè)務(wù)部門要注重資料歸檔識(shí)別判斷，列出明晰，確定歸檔范圍，最大程度上減少歸檔的數(shù)量，結(jié)合具體的資料名稱要列明，哪些是需要?dú)w檔而哪些是不需要的。通過從這一要點(diǎn)方面加強(qiáng)控制，才能為銀行管理提供方便[5]。

3.結(jié)語(yǔ)

綜上言之，電子檔案管理對(duì)銀行管理工作發(fā)揮著比較重要的作用，所以，銀行管理人員要充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的價(jià)值，在具體的銀行管理工作開展中，從不同的角度出發(fā)，優(yōu)化管理的過程以及方案。通過上文中就電子檔案管理在銀行管理中的應(yīng)用價(jià)值以及發(fā)展的要點(diǎn)的分析，能為實(shí)際工作開展起到積極作用。

【參考文獻(xiàn)】

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作者簡(jiǎn)介：李顯萍（1973年11月），女，漢族，四川中江人，大學(xué)本科，檔案助理館員，研究方向：銀行檔案