大數據時代背景下檔案管理工作的探討

王滔

摘要：當今時代是一個信息量爆炸的時代，大數據技術的橫空出世使信息科學往前邁進了一大步作為新興的信息科學技術，大數據技術已經成為世界各國相互競爭的一項前沿技術。能否在數量十分龐大的信息大海里快速、準確地找到對自己有價值的信息是當今計算機科學界十分關鍵的問題。為了順應社會發展，檔案管理工作應該進行改革，改變傳統的管理方法，還要重視對管理理念的改變，在日常的工作中使用先進的信息技術進行檔案的管理，提高管理工作效率以及質量，同時，也有利于降低管理人員的工作壓力，促進檔案管理工作向信息化方向發展。鑒于此，文章對大數據時代背景下檔案管理工作面對的挑戰以及優化策略進行了研究，以供參考。

關鍵詞：大數據;檔案管理;優化策略

1大數據時代給檔案管理帶來的挑戰

大數據時代的到來雖然給檔案管理工作帶來了很多新的機遇，但同時也帶來了很多挑戰。第一，對傳統管理理念的挑戰。在傳統的檔案管理理念下，檔案管理人員需要對檔案進行逐一分類，并做好相應的標記。但是在大數據時代下，檔案信息量十分龐大，且部分檔案信息是交叉的，如果仍舊沿傳統的管理模式開展工作則無法有效對檔案信息進行分類和標記。同時，過去檔案管理人員認為檔案管理的重點是檔案文件而不是檔案中的數據信息，缺乏數據意識，沒有深入挖掘檔案數據信息的重要價值。第二，對檔案形式的挑戰。傳統的檔案即紙質檔案，但大數據時代要求以電子文檔、圖片、音頻以及視頻的形式記錄和存儲檔案信息，這就需要檔案管理人員掌握大數據時代的要求，利用合適的形式保存檔案。第三，對檔案管理人員的挑戰。在過去檔案管理人員只需掌握基礎的檔案管理流程與操作即可，但大數據時代對檔案管理人員提出了更高的要求，要求其具備大數據技術和相關信息技術的應用能力，以及較高的業務水平。

2大數據時代背景下的檔案管理實踐方向

2.1檔案數據采集

從檔案管理收集層面來看，傳統的檔案管理收集模式，大都立足于已歸檔的檔案信息，對這些檔案管理材料進行整理、處置。但是，依據企業的業務要求來劃分檔案管理內容，會發現部分數據信息存在歸檔信息記錄上的模糊。而在大數據時代背景下，檔案管理能從以往的檔案收集整理模式，轉變為檔案數據采集方式，依托大數據平臺，針對不同的檔案信息類型、信息來源，提供多路徑的數據信息收集獲取渠道，使信息收集更加具體化、有針對性，為檔案管理工作提供有質量保證的原始信息。

2.2檔案數據處理

從檔案數據信息處理層面來看，傳統的檔案管理要經歷兩種方式來判定檔案信息的價值：第一種，檔案信息歸檔之前對信息材料的初步判定;第二種，在檔案信息歸檔之后，對其檔案信息進行重審，并以此判定檔案信息的價值性。而在大數據時代背景下，檔案信息數據能夠在大數據技術的支撐下，自動進行智能化判定與篩選、過濾、鑒定，以此從中判定檔案信息的價值性，便于檔案管理人員將有價值的檔案信息做好保密工作，進一步提升檔案管理信息數據的處理效率和使用價值。

2.3檔案數據維護

從檔案信息維護層面來看，以往的檔案管理模式，大都以紙質的檔案信息為存儲方式，來保存檔案信息數據。而大數據時代背景下，檔案管理能夠從以往的紙質檔案存儲保管方式向檔案數據維護模式轉變，使檔案信息以電子化數據形式呈現，不僅便于檔案信息的運用、分享、存儲，還能夠提升檔案信息的管理成效，增強檔案信息的運用效率。

3創新檔案管理理念實現管理信息化的途徑

3.1建立健全檔案規范體系

要想在信息化時代使用信息技術做好檔案管理工作，健全的檔案規范體系是一切工作的基礎，能夠統一管理工作的各項標準。在傳統的管理工作中有很多缺陷，管理工作質量較低，檔案管理工作的作用沒有得到充分發揮，現如今，檔案管理工作缺少統一標準，信息化技術的覆蓋不徹底，所以，我們必須要有一個健全的管理規范體系，提高檔案管理工作的質量。

3.2提供技術支撐

信息化的檔案管理工作必須要有更多先進技術的幫助，技術是進行一切工作的基礎保障，所以，一定要向管理部門提供技術支持。信息化的檔案管理應該在APP上進行工作，要針對檔案管理工作進行應用開發，除此之外，為了提高管理工作效率，管理軟件要和自動化的辦公系統結合到一起。先進的設備同樣也是信息化管理的技術保障，有效提高管理工作效率，減輕工作人員壓力負擔，保護他們的身體健康。

3.3對檔案管理的軟硬件設施進行更新

企業的檔案管理部門需要定期更新檔案管理的軟硬件設施，這樣才能提高檔案管理的質量和效率，從而將重要的內容得以保存，減少問題的出現，現代化的設備能夠實現更好的效果，全面進行管理，并且能夠應對各種問題和困難，達到更好的效果，使得重要的內容得到準確的保存。在實際的發展中，檔案管理人員需要學會熟練的操作相關的設備，還需要對軟硬件設施進行及時的更新，這樣就能保障數據的完整性，還可以進行分類整理，提高檔案管理的水平。

3.4拓寬檔案管理途徑

大數據時代背景下，應重視檔案管理工作在企業發展中的關鍵性作用，推助檔案管理工作模式方式理念的升級化，并借助先進技術的力度，進一步拓寬檔案管理途徑，以此為企業各項工作的良好開展，提供豐富且有針對性的檔案信息服務。首先，在拓寬檔案管理途徑中，依托網絡平臺，打造檔案管理數據平臺，推出檔案管理信息化進程，以檔案管理數據平臺為基礎，加強檔案信息的收集、分析、處理功效，不斷提升檔案管理工作實踐質量。其次，在拓寬檔案管理途徑中，借助微信、微博、遠程技術、云端，打造微博服務、微信服務、遠程服務、云服務等服務平臺，使檔案信息以多路徑、多途徑、多方式進行收集、處理、獲取，增強檔案信息的有效運用成效，滿足企業工作人員對檔案信息的良好運用模式。例如：運用微信，以微信公眾號打造檔案管理板塊，推進檔案信息在平臺中分享流通，同時根據檔案信息的價值設定權限，在確保檔案信息安全的前提下，增強檔案管理工作成效。

3.5增強檔案安全性

如今已經進入大數據時代，人們也已經習慣于在各大應用平臺隨時隨地上傳圖片和視頻，分享信息資源。如果借助移動網絡，信息的傳輸速度更為驚人。稍有疏忽，就會造成信息的泄露，檔案信息的安全就難以保障。一旦發生病毒和黑客攻擊，檔案信息安全受到危害，就會發生難以估量的損失，對社會發展造成嚴重的危害。因此檔案管理者要提升信息系統的安全性，規范檔案查詢利用管理，彌補其在安全管理上的缺陷，降低檔案信息安全風險。因此，相關部門要重點保障檔案信息的保密性以及安全性。可以完善檔案數據化管理平臺，在平臺當中通過設置防火墻、聲紋認證等方式降低系統被黑客、病毒攻擊的幾率。檔案管理人員也需要定期掃描系統漏洞和病毒，并進行修復，確保檔案的安全性，且需要做好檔案備份工作，避免檔案丟失造成嚴重影響。

結語

綜上所述，大數據時代的到來為檔案管理工作提供了新的機遇，但也使檔案管理工作更加復雜，因此需要樹立信息化管理理念、加強信息化建設、完善管理機制、加大人才培養力度并增強檔案信息的安全性，從而防范風險，充分發揮檔案的作用。

參考文獻：

[1]趙群.研究檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業務，2014（12）：150-151.

[2]王焱.探究創新檔案管理理念實現檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息，2013（01）：115.

[3]彭柳.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].城建檔案，2017（01）