新時期下檔案高效管理，更應加強電子化應用

杜玉煙

摘要：新時期，加強檔案管理的電子化信息技術應用，其作用和意義是非常大的。一方面它能夠保證檔案管理工作的高效性，另外一反面也能夠保證管理的安全性。因此，本論文主要從檔案管理研究出發，主要論述了新時期背景下，電子信息技術應用對檔案管理的重要性，其次是我國電子檔案管理還存在的一些問題。基于此，提出如下對策：加強電子檔案安全管理，完善管理制度，提高工作人員素質。以此，希望更多的檔案管理單位能夠重視電子信息技術在檔案管理方面的重要性，提高檔案管理的效率和安全性。

關鍵詞：檔案管理;電子信息技術;應用

一、引言

新時期背景下，檔案管理工作也有了巨大的變化，在檔案管理工作中，科學技術的應用也越來越多，比如說電子信息技術的應用。很多單位在檔案管理方面引用了先進的電子信息技術，從而提高了檔案管理的效率和安全性。所以，本輪的主要是對檔案管理電子化應用研究，結合我國檔案管理電子信息化的具體情況來展開研究，對于提高檔案管理的效率和安全性都是非常有意義的。

二、新時期背景下，檔案管理電子化應用的重要性

1、確保檔案的安全

檔案管理最重要的是保證資料的安全，防止信息的泄露。檔案管理通過對電子信息技術的應用，很好地保護了檔案的安全，很多管理單位根據實際情況構建了安全管理系統。在電子管理過程中工作人員能夠應用電子信息工程技術來管理電子檔案，做好了數據備份工作。然后應用防火墻、密鑰技術進行電子檔案殺毒工作，從而為電子檔案管理提供了保護屏障，確保了電子檔案不受破壞和攻擊。

2、提高檔案管理效率

我國人口基數大，人口數量多，如果采用傳統人工的方式來管理檔案，難免會出現錯誤，而且效率非常低。而使用電子檔案能夠很好解決工作效率的問題。在儲存過程中，只需要將紙質檔案掃描存入電腦，然后將其分類，就能夠將檔案進行保存。也極大地方便了后期人民調查檔案，為人民提供了便利，而且這在很大程度上減少了工作人員的工作強度。工作人員只要在電腦中輸入相關信息就能夠查找到個人檔案的具體信息，也能夠在短時間內實現對檔案的存檔關管理。

3、更加經濟

電子信息化技術的應用使得檔案管理工作更加簡便，能夠有效提高工作效率，所以也就減少了對人力資源的使用，從另外一個層面講，也就節約了很多的人工成本。其次，電子信息化技術的應用減少了對紙質文件的使用，減少了對自然環境的損害。而且節約了在紙張方面的費用，節約了紙張成本。因此，對比傳統檔案管理來看，在檔案管理中應用電子信息技術將更加經濟。

4、提高了檔案的存儲容量

傳統的檔案管理以紙質存檔為基礎，需要用到更多的空間儲存。傳統檔案管理需要建設庫房來保存檔案，一方面占用了更多的空間，而且也增加了很多不安全因素。而通過電子信息技術的應用，能夠方便電子檔案的管理。因為在虛擬空間其容量非常大，能夠提供更大的空間方便對檔案的管理，為檔案管理的存儲工作提供了方便。

三、新時期背景檔案管理電子化應用存在問題

1、缺乏電子檔案管理制度

電子檔案管理也需要制度作為保障，但是我國在這方面還是有所欠缺的。單位的員工在工作時沒有受到限制，這樣就很容易造成信息泄露。而且在單位中，缺乏完善制度，就很難對管理行為進行規范，也很難在出現問題時追求具體責任。

2、工作人員素質不高

檔案管理電子化應用，在提供工作效率的同時，也提高了對工作人員的要求。隨著科學技術的發展，高科技技術的應用要求檔案管理工作人員也必須要熟練掌握技術，才能做好檔案管理工作。但是很多檔案管理單位管理人員對電子信息化技術應用不熟悉，缺乏實操經驗，很容易在電子檔案存檔管理中出現問題，進而出現管理安全問題。

四、解決對策

1、加強電子檔案的安全管理

相關機構應該要加強軟件的維護工作，保護軟件的安全性能是保障檔案管理的基礎工作，它能夠預防因為軟件問題出現的檔案管理安全問題，而且保證軟件的安全運行也能夠確保工作人員的工作效率。其次在電子檔案管理中，要設置管理人員的工作職責和權限，防止內部人員將信息泄露。還要嚴格要求工作人員做好安全管理工作，比如設置必要的安全密鑰，按單位管理程序做好檔案管理工作。

2、加強工作人員的素質培養

新時期背景下，檔案管理工作要與電子信息化技術要聯系起來，才能做好管理工作。而且科技速度發展之快，技術更新的速度讓很多工作人員感到為難。因此，為了提高檔案管理工作效率和安全性則必須要加強工作人員的技術培訓。單位可以在規定的時間進行技能培訓，已提高工作人員的技能水平。其次是可以開展電子化技術講座，鞏固工作人員的知識基礎，進而保障其管理工作的效率。最重要的是加強工作人員的服務意識、職業道德的培養，提高工作人員的服務質量和責任心，為檔案管理工作的安全提供保障。

五、展望

互聯網和電子信息化技術是國際非常重視的技術，而且世界的競爭焦點也放在了互聯網和電子信息技術的發展方面，因為這兩者對于國家的發展來說有決定性的作用。相信，未來的檔案管理工作中隨處都可以看到電子化技術的影子。而且在未來通過科學研究，將能夠提供更加方便、更加高效的科學技術，這就為未來的檔案管理效率和安全提供了保障。因此，在未來檔案管理中電子信息技術的應用也會更加廣泛，工作人也會更加熟悉對于電子信息技術應用，檔案管理也將會成為一件非常簡單的事情。

六、結束語

總而言之，在新時期下，檔案管理的高效管理，更應加強電子化技術應用。無論是在管理工作的效率方面，還是在檔案管理工作的安全性方面，電子信息化技術的應用都有非常重要的意義。所以，本論文從檔案管理電子信息化技術應用的重要性入手，對電子化信息技術應用的重要性作了相關說明，并以問題為導向，提出現階段我國檔案管理電子化應用存在的問題，并針對性提出對策。以此，希望更多的企業和單位更加重視電子信息化技術在檔案管理方面的應用，進而提高檔案管理效率，提高檔案的安全性。

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