淺談檔案信息化建設(shè)的意義

許欣

摘要：積極開展檔案信息化建設(shè)，能夠及時(shí)加強(qiáng)檔案信息資源的歸檔整理，便于進(jìn)行分類查找，從而更好地加以利用。加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)和檔案管理思考研究，對(duì)不斷提升檔案管理質(zhì)量和檔案資源最大化利用水平具有重要的推動(dòng)意義。

關(guān)鍵詞：檔案 信息化 創(chuàng)新性

檔案的資政、存史、育人功能，為我們了解過去、把握現(xiàn)在和啟新時(shí)代檔案工作呈現(xiàn)出許多新特征。檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要內(nèi)容和形式，也是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的一種現(xiàn)代化管理方式。傳統(tǒng)的檔案管理工作由于文本資料整理復(fù)雜，受到年限、環(huán)境等影響，容易造成丟失，嚴(yán)重影響檔案資源的有效利用。

一、傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度和流程不夠完善。各類制度形式化非常嚴(yán)重，無(wú)法結(jié)合實(shí)際情況，檔案管理工作中忽視重點(diǎn)內(nèi)容。針對(duì)檔案管理流程層面，在檔案收集整理、歸檔等環(huán)節(jié)不夠清晰，各個(gè)環(huán)節(jié)的工作存在滯后性，應(yīng)歸檔的檔案沒有及時(shí)的歸檔，導(dǎo)致檔案管理工作非常混亂，在檔案查找時(shí)存在檔案的遺漏，無(wú)法全面地反映人力資源的工作情況。

（二）檔案管理手段落后。傳統(tǒng)人事檔案管理手段存在滯后性。大材料一般采用紙質(zhì)材料，導(dǎo)致各類檔案出現(xiàn)破損與卷腳。在檔案管理環(huán)節(jié)中效率低下，經(jīng)常出現(xiàn)重復(fù)的人力勞動(dòng)，檔案的美觀度不高。檔案管理人員采用訂書機(jī)等進(jìn)行檔案的匯總，既損壞了檔案的原貌，也對(duì)檔案材料的內(nèi)容產(chǎn)生一定的影響。在設(shè)備的配置上，無(wú)法本著因地制宜的原則，檔案?jìng)}庫(kù)內(nèi)部環(huán)境不佳，無(wú)法采用防火、防潮等手段，管理方式非常落后。檔案管理人員編制不足，很多檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，忽視了檔案管理的意義，在檔案收集整理和歸檔工作中不夠規(guī)范，導(dǎo)致檔案存在遺漏和疏忽。

二、檔案信息化建設(shè)的主要特點(diǎn)

（一）檔案信息化建設(shè)的革新性。信息化的檔案管理模式可以改變以往的傳統(tǒng)模式，大大簡(jiǎn)化檔案管理流程，提高管理檔案管理過程的信息收集的效率，以信息化的方式去減少檔案管理過程當(dāng)中的錯(cuò)誤和不必要的麻煩。構(gòu)建起信息化檔案管理模式的主要目的主要是建設(shè)其檔案管理和建設(shè)的信息自動(dòng)化處理，能夠自行的對(duì)檔案信息中的資料的真假進(jìn)行自動(dòng)的分辨，然后能夠?qū)Ω鶕?jù)資料的類型和收集方式進(jìn)行自動(dòng)的分類，來盡可能的提高信息內(nèi)容的可靠性。

（二）檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性。就檔案管理工作而言，其本身就是一個(gè)十分復(fù)雜和綜合的管理工作。雖然其管理的信息內(nèi)容十分的繁雜，但是檔案管理工作本身卻對(duì)檔案的信息的時(shí)效性具有較高的要求。由于檔案內(nèi)容會(huì)隨著時(shí)間的推移發(fā)生時(shí)刻的變化，這就需要檔案管理人員進(jìn)行實(shí)時(shí)的改變。在以往的傳統(tǒng)的管理工作當(dāng)中，為了保持檔案的時(shí)效性是較為困難的，同時(shí)也需要大量的工作人員和工作時(shí)間但效果卻很低。在新的形勢(shì)下信息化的檔案管理模式就可以極大的改變這一現(xiàn)狀，最大程度的提高檔案管理的工作效率提高檔案信息的時(shí)效性。只有構(gòu)建起信息化的檔案管理才能進(jìn)一步的將檔案的內(nèi)容進(jìn)行更加深入的細(xì)化、分化、消化。需要指出的是，我們所謂的檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性不僅僅是需要對(duì)檔案信息的實(shí)時(shí)更新和收集，同時(shí)還需要對(duì)檔案的時(shí)間觀念進(jìn)行有效掌控。

（三）檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新性。檔案館庫(kù)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱，普遍存在面積嚴(yán)重不足、到期檔案無(wú)法接收、設(shè)施設(shè)備老舊、檔案安全難以保障等問題。要全面實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)功能目標(biāo)，館庫(kù)建設(shè)就成為必須解決的首要問題，應(yīng)體現(xiàn)文化性、多功能性、公共性、開放性、標(biāo)志性、環(huán)保性等設(shè)計(jì)理念，發(fā)揮檔案館功能，提升公共服務(wù)能力，必須以存儲(chǔ)種類結(jié)構(gòu)合理、數(shù)量豐富的檔案資源為前提。廣泛開展收集工作，接收除傳統(tǒng)載體之外不同門類、不同載體的檔案，特別是電子檔案，包括各種辦公系統(tǒng)產(chǎn)生的各門類的電子文件、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息等。

（四）檔案信息化建設(shè)的多元性。檔案資源在來源上更加廣泛、內(nèi)容上更加豐富、載體形態(tài)上更加多樣、數(shù)量上趨向海量，檔案管理法治化進(jìn)程加快，檔案法律法規(guī)體系日益健全，數(shù)字檔案館建設(shè)引導(dǎo)傳統(tǒng)檔案館未來走向，檔案服務(wù)出現(xiàn)了多元化轉(zhuǎn)變的趨勢(shì)，社會(huì)公眾對(duì)民生檔案信息需求快速增長(zhǎng)。因此，適應(yīng)新特征、響應(yīng)新時(shí)代需求，既是對(duì)檔案工作的重托，也是急切需求。

三、檔案信息化建設(shè)的意義

在檔案管理工作過程中，檔案利用服務(wù)一直都是十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的重要途徑及措施，因而較好開展檔案利用服務(wù)也就十分必要。在當(dāng)前電子政務(wù)背景下，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合電子政務(wù)環(huán)境特點(diǎn)，選擇并運(yùn)用符合實(shí)際情況的檔案利用服務(wù)模式，從而確保檔案利用服務(wù)能夠得以更好開展，使檔案利用服務(wù)質(zhì)量及水平能夠得以有效提升，更好滿足人們實(shí)際需求及要求。

新時(shí)代為檔案事業(yè)提供了新的發(fā)展空間和大好機(jī)遇，同時(shí)也帶來了挑戰(zhàn)和阻力，如何充分利用機(jī)遇，突破挑戰(zhàn)，力促檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，是當(dāng)前檔案部門面對(duì)的一份答卷。檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)的變革檔案管理的方案，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。結(jié)合人力資源管理的實(shí)際需求，改善自身的管理理念，在各類管理方案中選擇最佳方案，在新的起點(diǎn)上推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展，在學(xué)習(xí)和借鑒的基礎(chǔ)上，找到符合檔案信息化建設(shè)的發(fā)展路子。