檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢

熊先鋒

摘要：新時期下的檔案管理工作和傳統模式下的檔案管理工作相比具有明顯的優勢，同樣，現代化的檔案管理工作也是新時期檔案工作發展的一種必然趨勢。本文就是針對于在新時期當中的檔案管理現代化所遇到的一些問題展開討論，目的就是促進檔案管理工作的進一步發展。

關鍵詞;檔案管理現代化 新時期檔案管理 事業發展

一、新時期當中檔案管理的內涵以及必要性

（1）新時期檔案管理的內涵

在我國的檔案管理向著現代化的發展階段當中，檔案管理的信息化也被認為是一項重要內容。信息化就是利用這種信息技術建設一個檔案管理的平臺，并且可以在國家各級檔案行政機關的監督與管理之下進行科學有效地應用與管理。而且數字化技術是我國檔案管理進行現代化建設的一項關鍵技術，對于檔案資料信息傳遞與儲存功能起著決定性的影響。檔案管理工作的發展現代化主要有以下幾個特點：檔案的數字化、網絡化和資源共享化。和我們傳統檔案管理工作進行對比的話，現代化檔案管理工作能夠更加充分發揮出檔案的價值，能夠充分利用檔案的信息技術來對社會提供更好的檔案信息服務。

（2）新時期檔案管理的必要性

當前，社會科學技術和經濟水平不斷發展，信息資源越來越受到人們的關注，已經成為了一種重要的信息戰略資源。個人信息、社會信息更豐富，管理更趨現代化;社會越來越發展，管理應需跟上。檔案能夠記錄一個人的成長歷程，對于人力資源的管理工作有著積極的意義。加快檔案信息管理工作的現代化建設，是新時期當中檔案管理工作的必然趨勢，能夠跟上時代的發展步伐，符合社會轉型和改革的特點。

二、新時期當中檔案管理工作現代化面臨的問題

（1）對于檔案管理現代化的認識不夠充分

在目前的階段當中，我國對于檔案管理工作現代化還不夠重視，并且受到了傳統的檔案管理工作的制約，導致我國對于檔案管理工作還停留在儲存和保管的階段當中，無法充分利用檔案信息資源。另外，我國對于檔案管理工作現代化的認識也比較片面，認為現代化的檔案管理工作也僅僅是對信息資源的儲存和保管形式的一種改變，忽略了其在人事資源管理以及企業管理當中的重要意義。這種思維嚴重制約了我國檔案管理工作的現代化發展，我國對于檔案管理工作現代化投入的資源也不足。在實際的工作當中，檔案現代化管理工作還只是自動化辦公，并沒有從企業的層面上來將檔案管理工作現代化作為一項綜合工程來進行建設。

（2）檔案現代化基礎設施不夠完善

實際上，檔案管理現代化的發展對于事業單位的要求較高，需要事業單位當中擁有完善的基礎設施來作為支撐，比如：高速交換機、路由器以及光端設備等一些基礎硬件設施和相應的網絡環境。不夠充分的資金投入，使得檔案管理工作的現代化缺乏相應設備的支持，除了缺乏相關的一些基礎設備之外，在對于設備的更新、維護和升級工作也比較落后，不利于檔案管理工作的現代化發展。另外，檔案現代化管理也向事業單位的現代化提出了更高的要求，事業單位的現代化能夠為檔案管理工作的現代化提供發展的平臺，事業單位的現代化程度也會直接影響到檔案管理工作現代化的穩定性和安全性。

（3）缺乏相關的檔案現代化管理人才

缺乏相關的檔案現代化的管理人才也是當代大多數企業面臨的問題，也會嚴重制約我國檔案管理工作現代化的發展。一般來講的話，負責檔案管理現代化的專業人員需要有著較強的檔案管理能力以及計算和應用的能力，并且還要熟悉運用網絡技術。當前，許多事業單位負責檔案管理的工作人員素質都比較低下，缺乏相應的檔案管理的能力，無法滿足當代檔案管理現代化發展的需要。因此，應該加強對事業單位檔案現代化管理人才的培養，要讓他們成為能夠熟練運用現代化的技術去對檔案進行管理。

三、推進新時期下檔案管理工作現代化的措施

（1）完善基礎設施，加強檔案管理現代化

上文也提高過，檔案管理工作的現代化發展需要一些相關軟硬件設備的支持，所以，應該加大對這方面的資金投入，建立和更新用于檔案管理現代化的基礎設施。采用一些有著較好質量的基礎設備，包括：計算機、掃描儀以及打印機等等，另外還包括一些比如CAD制圖軟件、文檔加密系統以及檔案管理系統等軟件的支持。建立專業的檔案管理的網站，并且這個網站應該面向社會和公眾，從而提高檔案資源的共享率，實現檔案信息資源之間的傳遞和共享。科學地運用網絡技術和互聯網技術，實現對檔案信息資源的有機整合，建立一個多媒體檔案庫，推動新時期下檔案管理工作的現代化。另外，為了提高企業的現代化水平，從而來為檔案管理現代化提供一個平臺，在企業的發展的基礎之上，可以采取一些有效措施來加強企業的現代化建設。

（2）建立檔案現代化管理制度，注重檔案信息的安全性

檔案信息的安全性也是在檔案管理工作現代化發展當中的一項重要的內容。所以，應該建立健全一套科學的檔案管理現代化的檔案管理工作流程和制度，規范對于檔案信息資源的使用與管理，并且將這種制度更好地應用于實際工作當中，建立獎罰制度和懲戒機制，確保那些負責檔案管理工作的人員都能夠認真地開展工作，并且要時刻保持警惕，對那些可能會威脅到檔案及時對信息資源的安全漏斗采取措施。另外，還是應該特別注意保護網絡系統的安全性，做好對于各種病毒的防護措施以及對于數據的存儲和備份等工作，嚴格控制對于系統電子信息資源進行查閱權限，對一些電子信息檔案資料進行了加密和處理，提高了檔案電子信息資源的利用率。

（3）提高檔案管理現代化發展的意識

提升對于檔案管理的現代化意識，專業事業單位傳統的管理理念以及管理的模式，從事業單位的戰略角度來看的話，能夠自上而下地推動事業單位檔案管理工作的現代化發展。管理層和領導層應該認識到檔案管理工作現代化的重要意義，做好事業單位的檔案管理工作，能夠實現事業單位的現代化發展以及能夠將檔案信息作為一種重要的信息資源進行科學合理地利用，提高事業單位對于檔案管理的管理水平和管理能力。在實際的工作過程當中，形成一種管理層和領導層支持負責，全體員工共同參與的現代化檔案管理工作制度。

（4）加強對于檔案現代化管理人才的培養

新時期之下，開展高素質的檔案管理事業和工作的建設和現代化發展，就需要大量具備專業能力和創新意識的高素質綜合性人才，從而帶來更好地推動我國檔案管理事業和工作的建設和現代化。事業單位要想培養出優秀的檔案現代化管理的人才，就應該提高檔案管理工作者對檔案管理的認識、提高檔案管理工作者的信息技術水平、培養檔案管理工作者的服務意識以及完善實踐培養的模式，另外還可以借鑒國外的現金管理經驗。負責對檔案管理的相關工作人員的素質和能力是我們促進對檔案管理工作的現代化的一個重要因素，作為對檔案管理工作的具體執行者，不僅要求他們具備較強的對檔案管理工作的綜合能力，還應該對于檔案管理工作的現代化發展具有一個明確的目標和方向，能夠準確地把握住這個目標和方向來推動對于檔案管理工作的現代化和發展，在實際的過程當中，還要協調各個部門共同努力來促進檔案管理工作的建設和現代化。

結語：

綜上所述，為了更好地實現我國事業單位現代化檔案管理的工作，應該有效結合我國事業單位當中的各種信息資源，提高對事業單位各種信息資源的綜合利用率，提高我國事業單位對于人力資源的管理水平和管理能力，這也是我國在新時代下進行檔案管理工作的一個必然發展趨勢。針對于這個過程當中可能出現的一系列問題，應該對它們進行了進一步創新與完善，構建健全一套科學合理的我國檔案服務現代化管理工作體系，也是促進我國檔案事業持續健康發展的必然因素。只有這樣，才可以在滿足新形勢下對檔案管理工作進行現代化的要求，使得我國事業單位能夠充分利用檔案信息資源來做好對人力資源的管理以及一些其他的工作的同時，還能夠促進我國的檔案事業得到進一步的發展。

參考文獻：

[1]李彩霞.淺議檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢[J].長江叢刊，2017，{4}（16）：91.

[2]梁艷.淺談新形勢下檔案管理現代化[J].辦公室業務，2012，{4}（05）：37.

[3]劉光偉.檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢[J].四川檔案，2006，{4}（01）：13-14.

[4]陳永成.檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢[J].中國檔案，2003，{4}（11）：23-24.

研究方向： 化工機器與設備結構安全（事業單位現代化檔案管理）