辦公自動化下文書檔案管理分析

文聰

摘要：自21世紀以來企事業單位開始逐步推行辦公自動化，辦公自動化能夠大大提高企業事業單位的辦公效率，在辦公信息的共享和傳輸方面具有諸多優勢，近幾年企業也加大了對辦公自動化的建設投入，對于節約企事業單位資源，改善企事業單位辦公環境具有重要意義，在辦公自動化下文書檔案管理工作也要尋求變革和發展，本文基于辦公自動化的研究背景，對于辦公自動化下文書檔案管理展開研究和論述，分析目前企事業單位在辦公自動化環境下文書檔案管理改革的必要性，剖析企事業單位文書檔案管理所存在的現狀和問題所在，在此基礎上對于文書檔案自動化管理提出可行性指導建議。

關鍵詞：辦公自動化文書檔案管理方法

一、辦公自動化下文書檔案管理改進的必要性

在企業的發展擴張中組織規模越來越復雜，所涉及的文書檔案資料也越來多，通過將文書檔案管理工作進行細分能夠有效的提高辦公效率，但是也對文書檔案管理工作帶來了諸多壓力，辦公自動化下要針對目前文書檔案管理工作所遇到的挑戰進行改革，由于各種紙質文書檔案資料的減少，對于文書檔案管理不能用傳統的方法和管理模式，要積極探索信息化以及自動化的分數檔案管理理念。目前企業各方面資料以及信息的收集以及傳輸都利用網絡環境以及信息環境來進行，這也讓傳統企業本書檔案信息管理呈現網絡化以及信息化發展趨勢，傳統的文書檔案管理范方法和手段有著一定的缺陷，無法適應自動化的辦公環境，因此企業事業單位文書檔案管理要積極創新，利用辦公自動化的思想對文書檔案管理進行改革，轉變文書檔案存儲和管理的模式，這不僅能夠進一步拓展企事業單位文書檔案的存儲空間，同時對于文書檔案信息的利用和分析也更加便捷，從企事業單位員工角度來分析，傳統的文書檔案信息利用需要到專門的部門進行申請，而自動化辦公環境下文書檔案管理的改進和優化，員工可以根據自身的需求在系統內第一時間查閱到所需要的文書檔案資料，能夠充分提高企事業單位內部的辦公效率。

二、辦公自動化下文書檔案管理存在的問題

（一）企事業單位文書檔案管理投入少

在企事業單位辦公自動化環境下逐步完善各個部門以及組織機構的建設，但是針對辦公自動化下文書檔案管理則缺少應有的重視和關注，對于企事業單位文書檔案管理工作也沒有進行有效的投入建設，一方面企事業單位的管理層沒有明確認識企業文書檔案管理的重要性，將一些重要的文書檔案資料只是隨意的放在檔案柜內，不僅存放空間狹小，同時各方面存放條件也不完備，防潮防濕以及防火工作沒有落實到位，導致很多企事業單位的文書檔案資料存在一定的保管風險，不能在企業的管理當中長久利用。另一方面，企事業單位針對文書檔案管理的硬件設施投入比較少，這給辦公自動化環境下企業文書檔案管理工作帶來了一定的限制和約束。

（二）文書檔案管理人員業務不夠專業

企事業單位文書檔案管理是一項復雜的工作，對于相關業務人員的專業基礎和經驗都具有一定的要求，在辦公自動化環境下文書檔案管理面臨著重重挑戰，從目前企事業單位文書檔案管理情況來看，相關人員的專業素質和能力普遍還不高，無法很好的適應辦公自動化條件下崗位的工作環境，在枯燥高壓的環境下很多人員的工作態度也越發消極，對于文書檔案資料的收集和管理不夠認真與嚴謹，與此同時，在業務的開展過程中也出現專業素質不高 以及專業基礎不扎實的問題，文書檔案管理熟練度不夠，工作效率低。

（三）文書檔案管理制度不規范和全面

辦公自動化對于文書檔案管理有著諸多的要求，但是很多企事業單位由于缺少對文書檔案管理的重視，其還沒有建設相關的文書檔案管理制度，導致在工作者文書檔案管理制度不夠規范和全面，極大的影響了文書檔案管理的效果，一方面缺少對檔案管理人員的行為規范，文書檔案管理人員的職責劃分不夠明確，對于文書檔案以及其他信息資料的交接存在較大問題，很容易影響文書檔案資料的完整性。另一方面，企業目前缺少全面的文書檔案管理機制，無法為辦公自動化文書檔案管理提供標準化指導和管理依據，這對于文書檔案管理工作來說帶來了更多的調整，同時也不利于辦公自動化環境下文書檔案管理工作的改革。

三、新形勢下辦公自動化下文書檔案管理路徑

（一）強化文書檔案管理的重視與建設

隨著企事業單位辦公自動化環境建設的不斷健全，針對文書檔案管理也要給予一定的重視，企事業單位要針對文書檔案管理工作增加一系列投入，一方面要積極優化文書檔案管理環境，組建專門的文書檔案管理部門，在軟硬件設施方面給予優化，尤其對于數字化文書檔案的儲存和管理要提升安全等級，定期對系統進行安全檢測和升級。另一方面，針對收集以及儲存的電子文書檔案要制定詳細的歸檔目錄，這不僅方便人員對電子文書檔案的應用和管理，同時也能充分做到電子文書檔案的完整和安全。

（二）強化對文書檔案管理人員的培養

面對全新的文書檔案管理環境，企業要進一步強化對文書檔案管理人員的培養，完善對辦公自動化下文書檔案管理工作的考核，組建專業以及嚴謹的文書檔案管理隊伍，提升文書檔案管理的專業性。一方面，針對文書檔案管理人員要制定嚴格的選拔標準，其不僅要掌握熟練的計算機技術和知識，同時對于文書檔案的管理辦法也要有所掌握，另一方面，企事業單位在辦公自動化條件下文書檔案管理人員要以嚴謹以及負責任的態度落實好崗位工作。除此之外，辦公自動化條件下要積極構建良好的人員培訓體系，強化對文書檔案管理人員的專業培訓，尤其要對計算機、辦公自動化系統以及文書檔案管理等內容進行培訓和考核。

（三）規范文書檔案管理制度和管理流程

為了更好的提升辦公自動化下文書檔案管理的效率，要進一步規范文書檔案管理制度和現有的管理流程，總結以往的文書檔案管理經驗并且進行創新，要積極明確不同文書檔案的管理要求和標準，對于文書檔案的儲存位置、存儲格式以及管理方式等都要予以制度化。除此之外，針對文書檔案的借閱和和傳輸也要根據相應的管理流程，對于保密性文書檔案的傳輸和借閱要具有嚴格的審批。

結論

通過本文的闡述，隨著辦公自動化環境的創新文書檔案管理工作也要探索改革，要對文書檔案的管理方法和手段進行創新，在適應辦公自動環境的同時也能充分改進文書檔案管理工作，辦公自動化條件下要充分突出文書檔案管理的時效性以及安全性，保證文書檔案管理工作的質量。

參考文獻

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