淺談金融企業檔案管理現狀及對策研究

王歆媛

摘要：金融企業檔案工作既是企業重要基礎工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。本文結合檔案管理工作實際，對金融企業檔案管理工作存在的問題進行了分析，并提出解決這些問題的改進措施和對于金融企業檔案管理科學化、信息化的應對策略。

關鍵詞：金融企業;檔案管理;對策

金融企業指執行業務需要取得金融監管部門授予的金融業務許可證的企業，包括執業需取得銀行業務許可證的郵政儲蓄銀行、國有商業銀行、股份制商業銀行、信托投資公司、金融資產管理公司、金融租賃公司和部分財務公司;執業需取得證券業務許可證的證券公司、期貨公司和基金管理公司等;執業需取得保險業務許可證的各類保險公司。金融企業檔案工作與各項經營活動緊密相連，扎實做好檔案工作為企業自身發展各項經營活動，防范金融風險，維護企業和客戶利益提供有力的資源保障，為國家現代化建設提供有力支撐。但一直以來不少金融企業只注重業務發展，在檔案工作中面臨一些問題：檔案工作規范標準建設落后、檔案由業務部門自行管理沒有集中統一管理，職權不明確也造成了檔案資源不同程度的流失，檔案庫房及臨時保管地點安全存在隱患。因此筆者認為金融企業應按照檔案法律法規及有關企業檔案管理相關政策要求，科學規范金融企業檔案體系，抓好檔案資源建設，積極做好金融企業檔案管理工作勢在必行。

1金融企業檔案管理工作現狀

1.1金融檔案工作規范標準建設較落后

金融企業檔案工作規范出臺政策比較晚，2007年，國家檔案局與銀監會聯合下發《關于加強銀行檔案工作的意見》，提出“不斷提高銀行檔案綜合管理水平”的要求，但該文件只提出宏觀的原則要求，針對銀行檔案管理提出要求，而未涉及到其他金融企業。[1]然而，金融企業除了銀行，還有證券公司，保險公司，這些金融企業的業務檔案大部分都沒有具體的檔案工作規范標準。

2014年中共中央辦公廳、國務院辦公廳下發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》特別強調企事業單位要加強檔案管理工作，做好文件收集、整理、歸檔工作，集中收集保管本單位各類檔案并提供利用。[2] 隨后2015年5月5日國家檔案局經商中國銀行業監督管理委員會、中國證券監督管理委員會、中國保險監督管理委員會同意正式下發《金融企業業務檔案管理規定》，這是我國頒布的第一個專門規范所有金融業務檔案管理的規范性文件。金融行業各條戰線業務量迅猛發展，但大多數金融企業檔案管理能力卻相對落后，各項業務的快速拓展使得業務檔案數量和種類激增、傳統檔案管理模式已無法滿足金融企業檔案管理的需要，整體管理沒有長效的標準化規范和依據，缺乏檔案制度體系的約束和指導，導致各個金融行業檔案管理工作各有千秋。

1.2檔案管理工作意識不強，重視不夠

檔案管理工作在大眾眼中屬于行政后勤類工作，往往無法直觀的體現出其對于金融企業未來發展和經濟效益方面的價值。因此很多部門從普通員工到領導檔案意識還是很薄弱，檔案管理職責劃分不明確，未明確分管領導及檔案部門負責人，對于兼職檔案員的選擇和培養并不在意，多數兼職檔案員都是隨意指定的，相關人員在檔案管理中對專業術語存在誤解，工作責任心不強，對檔案的保存與收集重視不夠，沒有主動收集意識，工作開展程度等參差不齊，檔案管理隨意性較為嚴重，企業開展檔案工作無計劃、無部署、無落實存在風險，影響了檔案工作的正常運行。

1.3整理和保管工作研究尚需加強

金融企業信息化建設迅猛發展，已逐步實現數字化辦公系統“無紙化”辦公模式，對于金融企業電子檔案和紙質檔案提出更高要求。由于金融企業業務檔案整理內容和方法開展歷史不長，經驗積累不足，可獲得的國內外借鑒較少。加之業務檔案種類多，導致分類、編目等整理工作遇到很多問題，不利于體現檔案的價值和便捷利用。各檔案部門根據實際經驗，摸索自定分類標準，無法保證分類的科學性和統一性。為方便整理，大多數不規范的金融企業檔案著錄編目過于簡單，僅限于文件目錄和臺賬，由于沒有統一標準，各公司制作的目錄和關鍵詞及記錄詳盡程度差異很大，記錄簡單的目錄就很難使檢索者通過編目對檔案有詳細的了解，檔案價值也會受影響。企業檔案保管條件基本比較簡陋，一是館庫條件較差、存放空間有限。二是現代化設施配備明顯滯后，對于保管環境、保管裝具配備都沒有要求。檔案隨意裝入文件盒，簡單標示名稱，裝具仍是鐵柜，沒有使用密集柜，檔案保管安全存在隱患。

2金融企業檔案管理工作對策

2.1 推進檔案治理體系建設，強化檔案制度建設

2021年新修訂《檔案法》進一步明確，企業應當建立檔案工作責任制，確定檔案管理機構或者檔案工作人員。企業應當制定相應的崗位職責、議事規則、任免機制、人員背調、任職離職背調、考評獎懲機制以及相適應的培訓機制。因此各個金融行業的企業應重點理順管理體制和機制，盡快實現檔案的集中統一管理，明確檔案管理部門職責、健全檔案管理網絡、完善檔案管理制度，規范檔案收集、整理、保管、利用，統計等各個環節的工作，同時還要切實做好電子文件歸檔工作，以適應現代金融企業管理的需求。[3]扎實推進建章立制，建立檔案管理制度、檔案數字化管理制度、檔案工作評價辦法、檔案庫房管理制度等，成立檔案管理工作領導小組，統一領導，規范管理，確保建立長效機制。

2.2 提高金融檔案工作在企業建設發展中的地位

做好檔案工作的前提就是要營造一個良好的檔案工作發展環境，有了好的環境才能使整個公司重視檔案工作。金融檔案和業務管理工作息息相關，是反映一個企業業務發展狀況和歷史發展軌跡最重要的信息資源，科學積極有效的檔案管理和利用開發，能為金融企業前臺部門提供有力的資源保障，能更好的為企業高層提供決策支持。將檔案管理工作納入管理責任書之中，與工作實績考核獎懲掛鉤，明確各個部門對檔案工作的管理責任。檔案人員要高度重視檔案管理工作， 增強工作的主動性和責任心。檔案管理工作需要各個部門大力支持配合， 需要將被動變主動，積極提高檔案工作在各個部門的作用，利用發布文件、召開會議、培訓兼職檔案員等辦法使公司各個部門、各類人員增強檔案意識， 了解相關知識， 從源頭上避免因意識欠缺而引發的問題。

2.3 探索金融企業檔案管理新技術，強化信息化建設

隨著社會的進步和發展，檔案管理工作面臨許多需要解決的問題，只有加強管理，科學歸檔，實現檔案管理的現代化，才能有效地加以解決。首先，應加大檔案室硬件設施資金投入。在電子設備方面，應購置配置高、處理速度快、安全性強的專用電腦，并配備清晰度高、快速便捷的彩色掃描打印一體機，將傳統的紙質檔案在最短時間內轉化為電子檔案，在確保信息安全、數字化檔案完整性的前提下，盡快落實檔案信息化工作。其次，可外聘或尋求專業的軟件制作公司根據公司自身特性和需求訂制檔案信息化管理系統，借助互聯網平臺，從而實現信息公開的內容互通有無、交流共享，不斷挖掘和利用電子檔案其中的價值。對于檔案管理人員來說，查檔檢索也變得更加簡單容易，節省了時間，也減少了大量的翻找查閱工作，既能提高效率，又能保證質量，還能節省成本，降低人員的工作強度。

參考文獻

[1] 蔡盈芳. 規范金融企業業務檔案管理，為國家經濟建設和改革開放服務《金融企業業務檔案管理規定》解讀[J]. 《中國檔案》雜志，2015（8）：28-29.

[2] 中共中央辦公廳 國務院辦公廳.關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見[N].中國檔案報，2014-5-5（第一版）.

[3]荊冰.關于做好金融企業檔案管理工作的探討 [J].山東檔案，2018（04）：47-49.