淺談新形勢下人事檔案管理問題與對策

吳文君

摘要：當(dāng)前，干部人事檔案造假問題層出不斷，對于干部人事檔案的專項審核提高新高度，各部門也在全面審核干部人事檔案，促進(jìn)了人事檔案管理走向規(guī)范化道路。同時，也暴露出人社部門在管理人事檔案方面也存在一定的問題。

關(guān)鍵詞：人社部門;人事檔案;問題;解決策略

對于一個社會公民來講，檔案是非常重要的，借助于檔案信息，能夠?qū)⒏刹康恼鎸嵡闆r準(zhǔn)確反映出來，如果信息失真就會給組織人事工作來到很多層面的消極影響。特別是近年來頻發(fā)干部檔案造假事件，讓人們對人社部門檔案管理工作更是提出了新的要求。

一、當(dāng)前人社部門人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理不夠規(guī)范

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計算機(jī)已經(jīng)在人社部門人事檔案管理中進(jìn)行了多方面的應(yīng)用，但是不少的檔案依然需要采用傳統(tǒng)的記載方式，特別是時限較長的人事檔案，集中于書面文本記載。目前，人社部門人事檔案管理存在較多不規(guī)范的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在檔案材料書寫不規(guī)范，尤其是早期材料，有使用圓珠筆、藍(lán)色墨水筆，甚至是鉛筆填寫的;字跡潦草，不能直觀辨識，同時存在涂改勾抹的情況;有些檔案表冊并沒有根據(jù)要求進(jìn)行填寫，照片缺失，簽名不清晰，未蓋章等情況;有的檔案沒有清晰規(guī)范的卷宗目錄，目錄打印不規(guī)范，裝訂較為隨意等等。此外，還存在檔案記錄顯得過于敷衍，比如有的干部的年度考核表和工作學(xué)習(xí)總結(jié)等，每年都是完全一樣。這些不規(guī)范的現(xiàn)象導(dǎo)致一部分人事檔案不具備真實性。

（二）檔案信息不對稱

在檔案信息方面，也存在較多的問題，主要表現(xiàn)在年齡記載沒有體現(xiàn)出一致性，就算信息記載并沒有出現(xiàn)涂改的情況，可是早期材料與后面的材料中出現(xiàn)了不同的出生年月，或者并沒有注重如實填寫信息的地方，有的出生年月采用公歷，有的采用陽歷。有的年齡與實際情況有所出入等。工作經(jīng)歷記載和工齡之間有著一定的差距，有的差距達(dá)到了一兩年，主要原因在于不少干部在校時間較早，而參加工作之后并沒有進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤記載，早期材料缺失不少關(guān)鍵性材料，卻無法進(jìn)行及時的補(bǔ)錄。學(xué)歷學(xué)位材料不齊全，甚至出現(xiàn)造假的情況。不少干部并沒有進(jìn)行很好的歸檔，沒有將自己的學(xué)籍材料進(jìn)行及時交送，甚至有個別干部對自己的學(xué)歷學(xué)位進(jìn)行作假，從而讓自己能夠達(dá)到崗位晉級晉升的要求。

（三）檔案材料嚴(yán)重缺失

對于人社部門來講，每年都會進(jìn)出大量的人員，在收集檔案資料的時候并沒有根據(jù)要求全部上交，導(dǎo)致不少的檔案材料嚴(yán)重缺失。主要是相應(yīng)的學(xué)籍材料、黨員材料、學(xué)歷材料、參加工作佐證材料、調(diào)轉(zhuǎn)材料、干部任免審批表、獎懲材料等等。由于材料的缺失，組織在培養(yǎng)和選拔干部的時候，不能對材料進(jìn)行充分的利用。同時，有的材料不夠完成，缺少簽名、印證公章，甚至有些填表時間都沒有，導(dǎo)致材料不夠真實可信。

二、導(dǎo)致人社部門人事檔案管理問題的原因分析

（一）管理制度不健全，缺少監(jiān)督機(jī)制

雖然在人社部門的人事管理中，都形成了相應(yīng)的規(guī)章制度，并且經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，但是真正的落實卻存在一定的問題。究其原因是并沒有對具體的人事管理工作進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)督，導(dǎo)致管理人員能夠動用自己的權(quán)力對檔案進(jìn)行修改。同時，管理過程中也存在玩忽職守的現(xiàn)象，有些管理人員并沒有充分重視檔案管理工作，材料收集混亂，導(dǎo)致檔案信息不夠明確，信息出現(xiàn)不一致的現(xiàn)象，而管理人員對其中的問題并沒有進(jìn)行反饋，只是將這些收集到的材料胡亂歸檔到一起，從而導(dǎo)致材料缺失的現(xiàn)象。

（二）人社部門干部個人缺乏檔案意識

人社部門的干部人員都是學(xué)歷較高的人才，主要工作與教學(xué)教研工作中，對檔案工作不夠了解，總覺得這些工作是由檔案管理人員擔(dān)任，需要自己的提交的時候才會進(jìn)行提交，尤其是后期獲得的學(xué)歷、職稱和獎勵等相關(guān)材料，并沒有進(jìn)行主動上交，從而導(dǎo)致個人檔案并不齊全。在需要填寫個人檔案材料的時候，書寫潦草，出現(xiàn)錯誤隨意涂改，填寫過程中顯得較為隨意，并沒有注重檢查，導(dǎo)致多次提交的材料信息不對稱。尤其是對于個人工作總結(jié)和年度考核等相關(guān)材料，都是網(wǎng)絡(luò)上全文摘錄，甚至有些的相關(guān)材料多年來都完全相同，對干部在某段時間的具體的表現(xiàn)不能真實地反映出來。從中可以看出，部分人社部門干部個人并不具備檔案意識，導(dǎo)致檔案信息不夠齊備和真實。

（三）管理手段傳統(tǒng)，沒有充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)

大部分人社部門在檔案管理中投入的經(jīng)費和人力都不夠充分，從而導(dǎo)致軟件硬件配套落后，現(xiàn)代化信息技術(shù)使用水平不高。集中表現(xiàn)在硬件和軟件設(shè)施方面。在硬件方面，不少人社部門的檔案庫房和閱檔室并沒有配置齊全的設(shè)施設(shè)備，從而導(dǎo)致管理條件落后，相應(yīng)的監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)備等基本硬件達(dá)不到工作的需要。在通風(fēng)、防潮等方面不能有效跟進(jìn)，從而讓檔案材料的保存有著一定的安全隱患。硬件方面主要是檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，并沒有開展定期或者不定期的培訓(xùn)，在檔案管理方面方法傳統(tǒng)，不能形成較好的管理效率。當(dāng)前依然有一些人社部門依然采用傳統(tǒng)的查閱方式，采用手寫記錄的方式，并沒有對現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行充分的利用。

三、人社部門人事檔案管理的有效措施

（一）建立與之對應(yīng)的管理制度

針對人社部門人事檔案管理的現(xiàn)狀，對不規(guī)范的情況進(jìn)行充分的改善，主要是需要將與之對應(yīng)的管理制度建立起來。只有形成了相應(yīng)的規(guī)范管理制度，才能讓人社部門檔案管理步入科學(xué)化、制度化、規(guī)范化軌道。制度涉及到眾多方面，盡量進(jìn)行全面的考慮。具體涵蓋了崗位職責(zé)、管理程序、保密制度、查閱利用制度、庫房管理制度等。同時，需要對責(zé)任追究機(jī)制進(jìn)行建立和完善，將依法管檔理念樹立起來，對于有涂改或者造假的檔案材料，務(wù)必進(jìn)行及時上報并處理。借助于相應(yīng)的管理制度，能夠讓管理工作落到實處。

（二）建立檔案收集工作的長效化，維護(hù)檔案權(quán)威

人社部門在人事檔案整理工作開展中，需要注重對材料的收集，這是最為基礎(chǔ)性的工作，管理人員需要仔細(xì)鑒別材料，對于有疑問的材料務(wù)必需要進(jìn)行相應(yīng)的核實，如果出現(xiàn)了偽造、存疑或者涂改過的人事檔案材料，不能進(jìn)行入庫，從而能夠保證材料的真實性和規(guī)范性。已經(jīng)經(jīng)過收集獲得的材料，需要進(jìn)行妥善保管，科學(xué)合理進(jìn)行分類并進(jìn)行裝訂。在查閱和專遞等環(huán)節(jié)中要遵守相關(guān)的規(guī)章制度，對人事檔案進(jìn)行安全使用。

（三）提升檔案管理人員的專業(yè)化管理水平

對于人社部門人事檔案管理的工作人員，需要選擇專業(yè)對口、黨性較強(qiáng)，有著責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的人員。在管理過程中，需要對他們的工作進(jìn)行細(xì)化，堅決按照法律法規(guī)和檔案管理制度工作，從而保證人事檔案材料的真實性和完整性。多加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期或者不定期進(jìn)行培訓(xùn)，重點培養(yǎng)其業(yè)務(wù)素質(zhì)、管理手段，加強(qiáng)審核檔案的能力。

（四）加快建設(shè)檔案工作數(shù)字化，建設(shè)信息化管理

由于人社部門人事檔案價值較大，需要從傳統(tǒng)的檔案管理方法中轉(zhuǎn)變過來。傳統(tǒng)的手工分類、裝訂和保管等環(huán)節(jié)中，容易出現(xiàn)一些私藏、造假和涂改等情況，對于檔案的真實和全面方面有著一定的影響。因此，可以充分借助于現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理。通過掃描的方式將材料變成電子文檔進(jìn)行保存，從而讓保存體現(xiàn)出多樣化形式，并且能夠提高管理的工作效率。

總之，人社部門人事檔案管理工作存在一定的問題，我們需要對導(dǎo)致問題的原因進(jìn)行充分的查找和研判，針對性實施一定的改進(jìn)策略，以此提高人社部門人事檔案管理的工作效率。

參考文獻(xiàn)：

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