建筑工程資料管理中存在的問題及優化措施

趙曉芬

（山西一建集團有限公司，山西 太原 030032）

1 建筑工程檔案資料管理規范化的重要意義

隨著建筑工程數量的增加和規模的擴大，人們越來越關心建筑工程的質量，也越來越需要標準化的做法，特別是在記錄管理方面。建設項目檔案管理是建設項目標準化的重要基礎和重要表現。施工檔案不僅是施工記錄，而且也是反映施工質量的重要信息，是判斷施工質量的主要參考依據。為了進一步改善建筑檔案管理的標準化，國家頒布了法律法規，為建筑檔案的管理制定明確的規則，并制定健全的管理標準。作為建筑工程最原始的基線，檔案涵蓋了與建筑項目施工有關的所有信息。它們是接受項目的基準。它們還可以為建筑項目的后續維護和保養提供支持和援助。標準化檔案管理有助于提高建筑項目后續維護的質量和效率，如圖1所示。

圖1 工程資料管理職責分工

2 建筑工程資料管理過程中存在的問題

2.1 資料管理人員的專業水平不足

如果完工的資料管理不夠嚴謹，就會使企業后期完工驗收出現很多問題。因為完工資料觸及很多的管理內容，很多資料混在一起容易出現紕漏。所以在完工資料管理的同時也要提高工作人員的管理能力，工作人員的資料管理能力對完工資料有效管理起到至關重要的作用。就當前完工資料的管理水平可以看出，還是有很多企業做不到更好的整理、分類和搜集等有關工作，最主要的就是工作人員的管理技術不夠專業，很多企業在進行招聘資料管理員的時候為了節省成本，都不會有很高的要求，這才使整個行業里的資料管理人員沒有更加專業的技術，不能準確地對資料進行整理、分類，因為管理者本身的管理水平都不夠專業，也不能更好地了解建筑工程有關的規則與精準的專業技術，導致資料管理只能停留在混亂中，不能更加合理地整理，也不具備分類的能力。

2.2 記錄工程資料喪失后期利用價值

大多數建筑公司都忽略了管理建筑工程數據的實用價值，完全依賴于不完整或原始的數據管理規則，導致無法準確地收集、記錄和組織工程數據，歸檔文件則失去了真實性。例如，質量控制和驗收工作中的錯誤報告很容易導致日后的質量事故，在審查原因時填寫的報告是最有力的證據。

2.3 管理手段落后

隨著經濟技術水平的不斷提高，很多企業積極有效引入先進的資料管理手段和方法，利用先進的技術水平增加完工資料管理的效率，但是也有很多企業依然使用以往的人工資料數據整理歸類手段，不僅不能有效提高資料管理能力，而且在完工資料的管理中出現很大的紕漏和錯誤的數據，這些問題很難通過人工核查的方式高效地呈現出來。

2.4 建筑工程資料收集的問題

建筑數據收集是信息管理的一個重要組成部分，一些信息管理人員在面對復雜信息時不了解建筑數據收集要求，導致信息收集不完整，特別是在信息細節方面例如，管理人員所收集數據的真實性沒有得到核實，數據中包含的信息沒有得到準確核實，數據寫入缺乏嚴肅性，以及直接影響施工信息準確性的書寫錯誤。

3 優化建筑工程資料管理的措施

3.1 增強資料管理員的管理意識

在建筑工程施工過程中，資料管理人員并沒有增強資料管理方面的意識，這種情況較為普遍，但如果相關建筑單位想要很好地提升自身建筑工程資料的管理水平，那么就必須要增強資料管理人員的管理意識。因此，建筑單位不僅要改變自身傳統的檔案管理觀念，還要明確每一個施工環節的工程資料管理責任人，這樣才能保證資料員在收集資料的時候做到文件材料的完整性與精確性。相關建筑單位可以聘請一些專業人士來對資料管理人員進行相關的培訓，比如檔案管理專家，從而可以讓他們了解并掌握資料管理和相關的法律知識，通過提升資料管理人員的技能與水平來加強資料管理的科學性和準確性。當然相關建筑單位也要將資料管理部門進行具體的崗位落實，以此構建一個完善的建筑工程資料管理體系，建筑單位可以把資料的管理工作規劃到管理人員的工作考核中，通過明確的獎勵和懲罰制度來引起他們重視建筑工程資料管理。

3.2 強化和各方溝通交流，做好組織協調工作

為確保技術數據的完整性、真實性和準確性，施工企業必須在施工前加強與外部主管、社區業主、設計人員和企業外部其他相關人員的溝通，妥善完成組織協調工作。同時，企業高層決策者應明確告知各部門與管理部門合作，提高資源管理者的收集和匯編效率。同時，施工管理人員應根據實際施工流程和施工環節合理安排施工人員，記錄施工環節或施工內容前后接觸的原因，避免記錄的工程數據與實際施工情況不一致，導致工程數據填寫錯誤。

3.3 提高建筑工程資料管理的標準

建筑單位應該對建筑工程資料的管理呈現出一個細節性的流程，針對各項信息資料的收集、整理和歸納總結等方面進行準確的時間限制和格式要求，這樣才能方便資料管理人員根據實際的施工情況來開展建筑工程資料的編制，對工程中觸及到的信息數據進行及時記錄和整理，從而為后續的工程質量以及問題的解決提供重要依據。建筑單位可以制定一個完善的工程資料管理制度，通過加強資料管理的標準來規范建筑工程資料的管理工作。對于相關的信息數據要進行檢查并核對，從而可以有效避免建筑工程資料中出現差異或者是內容不符的情況。通過確保信息數據的真實性來為建筑工程提供一個有效的保障。建筑工程資料管理人員在收集相關資料的時候必須要認真進行資料整理與裝訂，必須要嚴格按照建筑工程資料管理標準來對相應資料進行時間、類型和來源的整理，確保建筑工程資料的歸檔順序；資料管理人員可以對相關資料進行編號，以此加快材料后期查閱的速度。

3.4 制定工程資料日常管理規定

對于一般企業家的專業采購而言，工程數據是工程質量的縮影。為滿足工程數據創建、整理、排序和歸檔管理標準化的要求，需要建立日常管理體系，將工程數據工作視為系統工作，根據專業領域、內容和時間表的要求進行分類和標準化，同時注重公司的管理目標和項目管理責任體系，明確工程人員在各個環節的分工和工作點，嚴格劃分單位項目，隨后承擔責任，嚴格實施企業管理體系，制度化討論，培養團隊精神，運用集思廣益，開展協作討論。

3.5 提升材料收集的真實有效性

各大建筑單位必須要堅決制止各項建筑材料出現后補的現象，因為這樣建筑單位才能確保相關項目資料可以及時準確地提交上去。在每一個建筑工程的實施過程中，砂漿、磚石和混凝土這些材料的質量檢測技術與參數都會被詳細記錄在冊，這就要求相關建筑單位必須要有真實的材料記錄，在取樣和科學實驗的過程中都要有資料來進行備案，保證材料的真實性，以此提升技術資料的實際利用價值。相關建筑單位可以隨著建筑工程的進度推進，對資料管理進行相應的責任明確，尤其是在混凝土和砂漿材料的施工環節中，更是要確保各項信息數據的真實性、準確性，堅決制止事后的胡編亂造。在建筑施工過程中施工圖紙是作為實施工程的重要依據，在改變外觀或者技術結構的時候一定要及時進行改正、審批材料的收集，并在施工圖紙中對改正的地方進行明確標注及說明。總之建筑單位一定要堅持收集到的各項施工材料的真實可靠性。

4 結語

施工技術數據管理是施工技術實施過程中非常重要的組成部分，為施工企業今后的發展積累寶貴的工程經驗。但在實際工作中，施工技術數據管理仍存在一些問題。因此，為了今后更好地發展施工企業，各部門必須重視施工技術數據管理的重要性，工程數據管理人員必須具有較強的責任感和一定的專業能力，能夠發現其工作中的管理薄弱環節，提出優化建議，并通過不斷學習進一步提高專業素質。此外，施工企業還應完善工程數據管理系統，明確每個郵政人員的職責，然后確保土木工程管理的科學、信息和標準化，為施工企業今后的發展奠定一定的基礎。