臺(tái)站文書檔案管理電子化系統(tǒng)的應(yīng)用分析

高慧龍

內(nèi)蒙古自治區(qū)廣播電視傳輸發(fā)射中心839臺(tái) 內(nèi)蒙古 呼和浩特市 010050

臺(tái)站文書檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的日常工作。文書檔案管理是臺(tái)站工作有序開展的基礎(chǔ)支撐，對(duì)于臺(tái)站財(cái)務(wù)、人事、黨務(wù)、業(yè)務(wù)管理等各個(gè)方面既有整體統(tǒng)籌作用，又有具體業(yè)務(wù)開展的細(xì)節(jié)支撐作用。

1 文書檔案管理的重要性

文書檔案管理是一個(gè)單位發(fā)展過程中形成的龐大資料庫(kù)，包含著單位中各個(gè)方面的數(shù)據(jù)。臺(tái)站文書的類型是多種多樣的，主要涉及文件、通知、會(huì)議記錄、總結(jié)、函、技術(shù)資料等多種形式。而檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查閱歷史提供重要的憑據(jù)。

文書檔案關(guān)系著臺(tái)站的發(fā)展，它要求規(guī)范性、保密性十分嚴(yán)格。首先，臺(tái)站處理問題時(shí)，應(yīng)以文書檔案為憑證，有些文書檔案是具有法律效力的，在處理具體問題時(shí)，具有說服性。其次，臺(tái)站根據(jù)以往的事例處理目前遇到的事務(wù)情況，具有便捷的參考性。第三，文書檔案具有客觀真實(shí)性，具有實(shí)際參考性。

2 臺(tái)站文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

當(dāng)前，臺(tái)站的文書檔案管理還處于基礎(chǔ)的管理狀態(tài)，管理思路比較陳舊、管理流程還未完全理順、管理意識(shí)還不夠重視。根據(jù)檔案管理的原則，對(duì)分類文件按照規(guī)則編碼分類，要求對(duì)文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)存檔，很多工作還沒有提高相關(guān)認(rèn)識(shí)，既耗時(shí)又達(dá)不到預(yù)期的工作效果。

3 建立臺(tái)站文書檔案管理電子化系統(tǒng)的必要性

文件登記

文件處理

在當(dāng)前21世紀(jì)，大數(shù)據(jù)時(shí)代已然來臨，各種各樣新型文書管理技術(shù)理念不斷提升，同時(shí)按照內(nèi)蒙古自治區(qū)廣播電視局“智慧廣電”及“臺(tái)站建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化2.0版”具體要求，針對(duì)當(dāng)前文書檔案管理中運(yùn)用新的信息技術(shù)還比較落后、在電子化時(shí)代還在使用原始單一的手工處理辦法、整個(gè)文書檔案的收集、處理及儲(chǔ)存過程效率不高，更不利于提高查閱、檢索的效率。建立適用于臺(tái)站標(biāo)準(zhǔn)化大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)已經(jīng)提上日程，研究摸索一套適用于臺(tái)站文書檔案管理電子化系統(tǒng)已經(jīng)迫在眉睫，盡快制定一套從流轉(zhuǎn)、處理、儲(chǔ)存、檢索的規(guī)則，在此規(guī)則下進(jìn)行電子化的管理是十分有必要的。

文件歸檔

檢索利用

4 臺(tái)站文書檔案管理電子化系統(tǒng)的建立

首先，明確文件流轉(zhuǎn)的程序。文件是由發(fā)文單位向收文單位專職或兼職工作人員定向發(fā)送，交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批閱，再由具體人員按時(shí)完成。在單位內(nèi)部，每個(gè)部門都不是獨(dú)立的進(jìn)行工作，需要與其他部門做好溝通協(xié)作。各部門發(fā)出的文書也應(yīng)統(tǒng)一存儲(chǔ)，整個(gè)過程需要軟件系統(tǒng)提供收發(fā)文管理功能、批閱單生成打印功能、按時(shí)提醒功能、階段性驗(yàn)收功能等。文件流轉(zhuǎn)程序明確了，工作開展就會(huì)更加順暢。

其次，處理文件過程中涉及到文件登記、文件傳閱、文件處理、文件分發(fā)以及文件歸檔等環(huán)節(jié)。在不涉及保密的情況下，應(yīng)有復(fù)制打印功能。

第三，文書檔案存儲(chǔ)應(yīng)按照檔案局推薦規(guī)范進(jìn)行管理。要根據(jù)具體內(nèi)容確保文件信息化后能最大限度的發(fā)揮其該有的作用。并對(duì)存儲(chǔ)的文件、資料以及音頻、圖片、視頻等電子檔案做好妥善保管，避免發(fā)生文書檔案管理混亂甚至丟失的情況，防止檔案內(nèi)容外泄，做好網(wǎng)絡(luò)安全，采用分網(wǎng)段安全防范。

最后，在設(shè)置專用電腦、配備電子加密設(shè)備、做好細(xì)致的電子化存儲(chǔ)功能后，設(shè)置分類檢索功能，最快最全限度的發(fā)揮已存檔文書檔案的作用，隨時(shí)查閱相關(guān)信息。

綜上，做好文書檔案管理是臺(tái)站的基本要求，其中的基本數(shù)據(jù)是臺(tái)站各個(gè)部門各個(gè)發(fā)展階段的所有內(nèi)容。建立統(tǒng)一實(shí)用的文書檔案管理電子化系統(tǒng)對(duì)一個(gè)單位的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。提高工作人員的認(rèn)識(shí)，應(yīng)用好相關(guān)電子化技術(shù)推進(jìn)，能大力提高臺(tái)站工作效率。在工作流程和工作模式上不斷摸索改進(jìn)，利用好手中的文書檔案資源，為臺(tái)站的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展添磚加瓦。