鐵路企業檔案管理中存在的問題及解決對策

黃海霞

摘要：鐵路企業檔案會對企業生產及經營產生重要影響，需要將文字、圖像類文件留存下來，納入歷史記錄范圍，使其充分發揮出自身價值。在新形勢背景下，鐵路企業檔案管理中還存在著諸多問題，需要積極探尋解決對策，推動檔案管理工作的迅速發展。本文主要敘述了鐵路企業檔案管理過程中存在的諸多問題及有效的問題解決策略。

關鍵詞：鐵路企業檔案管理;存在的問題;解決對策;

隨著鐵路企業的迅速發展，檔案管理過程中出現了眾多問題，可能會對企業的經營與決策產生一定影響，需要明確檔案管理過程中存在的問題，制定針對性的解決策略。

一、鐵路企業檔案管理中存在的問題分析

（一）檔案工作管理制度不夠規范

檔案室的獨立性程度較高，需要和其他工作分開管理。在此背景下，檔案管理工作與文書、工程工作的相關關系越來越小，檔案管理工作的難度日益增加，難以接觸到文件資料的具體形成過程，只根據文件資料即完成了歸檔工作。除此之外，文書及工程部門人員并未充分認識檔案的價值，忽視了具體歸檔實施的操作過程，這對鐵路企業文檔歸檔規范性造成了巨大的影響，提高了文件丟失的概率。

（二）檔案工作管理人員的專業素質較低

鐵路企業從事檔案管理的工作人員大多數是非專業性的人才，屬于兼職工作范圍。鐵路建設強度不斷增加，涉及的檔案材料種類日益豐富，對檔案專業技能的要求不斷提高，檔案專業知識水平有待于提高，檔案員的專業素質水平不過關，不能夠做好檔案工作管理與應對工作。同時，檔案管理工作的效率偏低，對正常工作流程造成了較大的阻礙作用。

（三）檔案工作管理的硬件設施有待于完善

諸多鐵路企業正在著力建設眾多大型項目，涉及到豐富的鐵路資源，存儲空間嚴重不足。傳統的庫房難以順應檔案信息化的要求，需要引入電子化管理的新型方式，提高檔案管理過程的科學技術水平，提高管理效率與質量。例如，在整理聲音或者視頻檔案文件時，可以運用電子設備進行管理。鐵路企業的領導層對檔案管理工作的重視程度不夠，經費投入水平有限，硬件設施的更新進度較慢，導致檔案管理質量較差，效率較低。

（四）檔案管理手段相對落后

國家企業的改革日益區域完善，鐵路企業重視經濟效益的增長，忽視了檔案管理工作的進展，造成檔案損壞、丟失等問題，給其后續發展過程造成了嚴重的阻礙。例如，韓城機務段、寶雞機務段整合過程中，存在著資料分類不夠清楚、資產流失的現象，給檔案資源帶來了嚴重的影響。

二、鐵路企業檔案管理工作中應對各種問題的有效策略分析

（一）提高領導層的領導能力，明確各級人員的職責范圍

首先，鐵路企業內部的檔案管理機構要統一管理檔案，嚴格實行檔案管理制度，實現綜合管理的目標。在企業生產過程中，可能會記錄下文字、圖表、聲音等各種形式的記錄信息，需要按照一定規則做好分類管理工作，將各種形式的文件資料積累起來，并在竣工時及時移交檔案，使其充分發揮出自身價值。各層級單位需要不斷完善檔案管理制度，如保管制度、保密制度、利用制度、崗位責任制度等。企業檔案的所有制度屬于企業本身，任何工作人員都有保存檔案的權利與義務，不能私自留存檔案。行政管理、生產經營、技術管理類的文件需要每年度歸檔一次，截止日期為第二年第一季度。產品研發、設備管理、基礎建設等類型的文件資料需要在項目完成之后的15日內及時歸檔，并移交給檔案處管理。項目部人員需要嚴格遵守企業制定的檔案管理制度，做好關于各類施工工程材料的收集工作，妥善保存并及時移交給檔案部。

其次，項目經理需要將檔案交接工作寫入制度管理過程中，使得檔案人員離崗或者調動之前做好交接工作，在辦理完交接手續之后再進行調動。若檔案管理人員并未辦理交接手續，禁止其簽發調動企業的通知，禁止辦理工資轉移工作。在檔案管理人員離職之前，需要對所有檔案進行一次清理，使得賬目和物品相符合，分類存放未整理的文件資料，及時催還借閱資料，寫好檔案移交清單及報告。在移交過程中，需要做好監督管理工作，由機構負責人統一管理安排專業人員進行監督，促使其認真履行工作職責，嚴格按照原則辦事，提高辦事程序的規范化程度。

（二）提高檔案管理人員的整體素質水平

鐵路企業需要招聘專業素質水平較高的檔案管理人員，使其將自身技能帶入到企業發展中，提高鐵路企業的檔案管理工作水平。檔案管理工作十分繁瑣，需要運用專業化技術提高管理工作的規范化程度。例如，在檔案整理過程中，需要嚴格審核其質量，做好把關工作，加強專業技術人員的知道，使其能夠在更加規范化的環境中完成工作任務，提高檔案工作管理的效率與質量。同時，檔案管理人員需要樹立終身學習的理念，掌握當前檔案業務進展的最新情況，提高自身的業務水平，能夠根據鐵路企業的實際情況制定出科學合理的檔案管理制度，提高檔案管理人員的工作效率及檔案管理體系的規范化程度。

（三）增加對檔案管理工作的資金投入，加大硬件設施的建設強度

在鐵路企業管理檔案的過程中，需要將有價值的資料留存下來，做好對不可再生資源的保護工作。檔案資料對于企業的發展來說具有重要的價值與意義。因此，鐵路企業需要足夠重視檔案管理工作，加大對檔案管理必需品及用具的資金投入水平，積極購入先進的設備，切實保障檔案資料。同時，還應該增強檔案管理基礎設施的投入水平，購買專業庫房及存放檔案的箱柜，擴大檔案存放空間，提高檔案管理工作的效率與質量。

（四）提高信息共享程度

高鐵時代迅速到來，檔案查閱次數及數量不斷增加，傳統檔案的主要載體是紙張，具有攜帶不方便、傳遞效率較低、難以順應時代發展需求的缺點。檔案局提出，需要建立覆蓋范圍廣泛的檔案資源管理機制，為人民群眾提供更多便利，增強檔案管理工作的智能化水平。鐵路企業需要不斷創新服務管理策略，革新傳統檔案管理過程中存在的缺陷，積極引進現代信息管理技術，建立起優質的檔案信息管理機制，打造出高質量的信息共享平臺，提高信息資源共享程度。

（五）做好檔案管理的宣傳工作，加強鐵路企業檔案管理意識

鐵路企業需要不斷加強檔案制度的宣傳管理工作，普及檔案管理知識，使得全體員工都樹立檔案管理觀念。檔案管理工作人員需要意識到自身工作的重要性，將更多熱情投入到檔案事業中，認真做好檔案管理工作，學習更多專業技能，提高業務人員管理檔案資料的質量及效率，為鐵路企業的順利發展奠定強有力基礎。

（六）不斷優化檔案管理條件

檔案保管條件的質量會對檔案完整性及其發揮的價值產生重要影響。鐵路管理行業需要堅持創新性理念，做好為民服務的工作，建立智能化程度較高的檔案管理工作室，統一管理企業內部檔案。可以配備智能檔案的密集柜，使其具備各種防護功能，使其滿足檔案保管的各種條件，滿足安全存放的要求。

結束語：

綜上所述，在信息技術水平不斷提高的背景之下，需要在檔案管理過程中提高科學技術水平，展現出科技檔案管理過程中的優勢與作用，提高科技檔案管理工作的質量與效率，呈現出科技檔案的更大價值，推動社會經濟的快速發展。我也高層人員需要積極轉變管理觀念，不斷創新與嘗試新型檔案管理手段，增強管理效果，推動檔案管理的現代化水平，使其能夠更好的為企業經濟發展服務，提高自身經濟的競爭力水平。

參考文獻：

[1]楊茜茜.數字人文視野下的歷史檔案資源整理與開發路徑探析——兼論檔案管理中的歷史主義與邏輯主義思想[J].檔案學通訊，2019（02）：17-22.

[2]王蘇醒.大數據環境下服務型公安戶籍檔案管理模式構建研究——以W市公安智慧檔案系統為例[J].電子政務，2017（11）：81-90.

[3]李英.我國圖書情報與檔案管理學科研究現狀剖析——基于2009-2013年國家自然科學基金和國家社會科學基金立項的分析[J].圖書情報工作，2014，58（09）：31-36.