財務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用及改進研究

作者簡介：廖慧（1977— ），女，漢族，廣東興寧人。主要研究方向：財務(wù)管理。

摘 要：隨著經(jīng)濟全球化進程的加快與科學技術(shù)的飛速發(fā)展，集團企業(yè)通過兼并重組活動經(jīng)營規(guī)模不斷壯大，接踵而來的是企業(yè)管理與運營成本的急劇上升。為了規(guī)范業(yè)務(wù)流程、降低運營成本、提高工作效率，許多大型集團企業(yè)開始探索適應(yīng)自身發(fā)展的新型財務(wù)管理模式。財務(wù)共享服務(wù)作為一種創(chuàng)新型財務(wù)管理工具，可以幫助企業(yè)實現(xiàn)不同程序的標準化操作，達到規(guī)范業(yè)務(wù)流程、降低運營成本、提高工作效率的目的。文章以S公司為例，客觀分析S公司在構(gòu)建實施財務(wù)共享服務(wù)過程中存在的問題，并在自己的能力范圍內(nèi)針對這些問題提出相應(yīng)的改進對策。以期能夠為相關(guān)企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)起到積極的引導(dǎo)、借鑒作用，促進企業(yè)的積極健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享服務(wù);財務(wù)管理;優(yōu)化研究

財務(wù)共享服務(wù)是可以幫助公司實施不同程序標準化和從簡化的創(chuàng)新型工具，是一種引進先進信息技術(shù)的財務(wù)管理手段。前些年在一些大型公司和集團的財務(wù)共享運用中，很多企業(yè)的使用效果并不明顯，公司的各項指標并沒有預(yù)期的提升。其中很多企業(yè)存在的部分問題是共性的，因此對這些問題進行進一步的研究會給其他企業(yè)帶來一定的啟示。

文章以S公司的財務(wù)共享服務(wù)中心為研究對象，結(jié)合S公司的具體情況與該模式的相關(guān)理論基礎(chǔ)，對服務(wù)中心的信息系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程及運行方式等進行深入地分析總結(jié)，在此研究基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)提出其存在的問題并有針對性給出相應(yīng)的建議，為將來建設(shè)財務(wù)共享中心的企業(yè)提供一些借鑒和經(jīng)驗。

一、S公司財務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用現(xiàn)狀分析

S公司于1968年成立于中國廣東，經(jīng)過50余年的拼搏進取成功躋身于世界500強企業(yè)。公司下轄19個全資子公司，在德國、瑞典、越南等海外國家設(shè)立了60多個分支機構(gòu)，經(jīng)營業(yè)務(wù)主要包括設(shè)計、研發(fā)、制造以及銷售空調(diào)、洗衣機、冰箱和各種小家電，并積極投入研發(fā)、制造機器人與自動化系統(tǒng)、智能供應(yīng)鏈系統(tǒng)。S公司堅持以技術(shù)創(chuàng)新作為創(chuàng)造價值，致力于創(chuàng)造美好生活。在新經(jīng)濟形勢中，為了增強競爭力、降低管理成本、提高服務(wù)質(zhì)量，S公司于2014年6月開始引進并實施財務(wù)共享服務(wù)模式，經(jīng)過兩年時間的考察與摸索，2016年年底正式掛牌在全公司運營。

S公司實施財務(wù)共享服務(wù)以后，財務(wù)處理效率得到了顯著提升。財務(wù)業(yè)務(wù)處理效率從2.36/天，提升為0.31/天，財務(wù)單據(jù)處理效率從135份/小時，提升為68份/小時，財務(wù)業(yè)務(wù)差錯率從4.8%降低為0.15%。該管理模式不僅可以幫助提高企業(yè)管理的有效性，還可以提高業(yè)務(wù)處理的準確性，保證了會計業(yè)務(wù)的處理質(zhì)量，為企業(yè)的政策執(zhí)行及時提供準確的信息數(shù)據(jù)。然而，由于S公司構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的時間并不長，經(jīng)驗尚且不足，對各個方面的考慮不夠盡善盡美，導(dǎo)致財務(wù)共享服務(wù)模式的實施無法達到預(yù)期的設(shè)想水平。經(jīng)過對S公司共享中心的實際運行情況的研究與分析，本文主要從業(yè)務(wù)流程、信息系統(tǒng)、人力資源、績效考核這四個方面總結(jié)了服務(wù)中心存在的一些問題，并針對問題提出了一些改進措施。

二、S公司財務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用存在的問題分析

（一）業(yè)務(wù)流程管理機制沒有相應(yīng)調(diào)整

一是采購需求大，應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)處理不及時。S公司財務(wù)共享中心仍處于初步實施階段，各類材料采購需求龐大，時常發(fā)生由于供應(yīng)商系統(tǒng)響應(yīng)不及時而錯過還款期限，未按期支付應(yīng)付款項給公司帶來經(jīng)濟損失的情況。二是應(yīng)收賬款模塊未建立客戶信用評級制度。S公司忽略了對下游客戶的信用管理，在應(yīng)收賬款管理中尚未實現(xiàn)核算與銷售、對賬與結(jié)算的有效閉環(huán)管理機制。公司目前的信用管理主要是針對應(yīng)收賬款核銷案存業(yè)務(wù)，就是記錄客戶回款情況來進行信用分析，屬于事后舉措，面對壞賬無法收回的情況也無能為力。三是費用報銷流程仍然使用紙質(zhì)發(fā)票，尚未實現(xiàn)分類排序處理。S公司仍然使用大量的紙質(zhì)發(fā)票阻礙了自動化、信息化建設(shè)，不僅效率低下而且費時又耗力。由于公司內(nèi)部信息技術(shù)開發(fā)與建設(shè)的不成熟，S公司財務(wù)共享中心放任影像管理系統(tǒng)形同虛設(shè)：在一些實際操作過程中仍然選擇紙質(zhì)票據(jù)進行傳遞，尤其是在處理外部一些業(yè)務(wù)時需要傳遞大量的紙質(zhì)票據(jù)資料進行手工審核，無法實現(xiàn)高效無紙化辦公。費用報銷業(yè)務(wù)尚未實現(xiàn)分類排序處理。隨著S公司經(jīng)營范圍的日益擴張與項目類型的不斷增多，費用報銷業(yè)務(wù)與日俱增的同時也存在票據(jù)憑證的差異化，這些都加重了財務(wù)共享中心費用審核人員的工作強度。然而，尚未開通費用審核綠色通道，無法對關(guān)鍵的費用報銷業(yè)務(wù)實現(xiàn)優(yōu)先處理。

（二）信息系統(tǒng)不完善影響共享服務(wù)運行效率

信息系統(tǒng)是建立共享中心的基礎(chǔ)與保障，借助于信息系統(tǒng)的有效集成，財務(wù)共享服務(wù)中心才能夠?qū)崿F(xiàn)高效運行。S公司使用的ERP軟件與其子公司的系統(tǒng)軟件兼容性并不高，導(dǎo)致信息系統(tǒng)的運作與業(yè)務(wù)的實際操作情況存在差異情況。另外，由缺乏專業(yè)財務(wù)知識的程序員負責編譯開發(fā)ERP軟件，專業(yè)性無法保證，導(dǎo)致部分流程操作不符合會計準則，財務(wù)語言無法通過軟件編程準確地翻譯出來。由于財務(wù)軟件的不兼容使得各單位間信息獨立無法實現(xiàn)共享，信息化系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)性不高，導(dǎo)致順利進行信息數(shù)據(jù)的整合。另外，信息化系統(tǒng)之間聯(lián)系不緊密的情況將導(dǎo)致部分分支公司的財務(wù)軟件無法連接到ERP系統(tǒng)，形成信息孤島導(dǎo)致數(shù)據(jù)傳輸不能按預(yù)期進行，給企業(yè)財務(wù)決策帶來風險。

（三）財務(wù)人員流動性仍然較大

S公司實施財務(wù)共享服務(wù)后尚未重視完成財務(wù)人員的轉(zhuǎn)型工作、多類型的人才引進和管理工作，從而導(dǎo)致出現(xiàn)財務(wù)人員流失過多、流動性過強的問題。實施財務(wù)共享服務(wù)將簡化會計工作，將基礎(chǔ)、重復(fù)和容易標準化的財務(wù)業(yè)務(wù)集中起來進行流程再造，歸類分割為獨立的流程環(huán)節(jié)，由專門的財務(wù)人員負責。雖然在整個環(huán)節(jié)中操作簡單易行、方便快捷，但是重復(fù)且枯燥的流水線操作逐漸消磨員工的工作熱情，很容易造成厭煩的逆反心理，從而帶來人員流失的風險影響企業(yè)人員穩(wěn)定性。

（四）績效考核機制不完善

S公司缺乏科學完善的績效管理指標體系來激發(fā)員工的工作熱情、提升企業(yè)的綜合經(jīng)營效率。財務(wù)共享服務(wù)中心實施標準化管理之后，大量簡單的記賬核算工作被集中起來進行統(tǒng)一處理，很大程度上減少了員工的工作出錯率。經(jīng)過共享服務(wù)改革后，S公司的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)處理流程、財務(wù)人員管理等方面多多少少都發(fā)生了一些調(diào)整與改變，但原有的績效考核機制并不能相應(yīng)的進行調(diào)整，仍然沿用舊有的考核指標，難以調(diào)動財務(wù)人員的積極性。財務(wù)共享中心需要對財務(wù)人員的工作過程給予更多的關(guān)注，在制定績效考核標準時需要進行科學改善融入更多的指標，才能不斷激發(fā)員工的工作熱情與潛力，培養(yǎng)出優(yōu)秀的財務(wù)人員。

三、S公司財務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用改進對策

（一）優(yōu)化財務(wù)共享相關(guān)業(yè)務(wù)流程

1.優(yōu)化采購業(yè)務(wù)流程，提升應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)處理效率

針對采購業(yè)務(wù)流程進行規(guī)范性優(yōu)化很大程度上可以提升應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)處理效率。利用基于不同文檔形式的爬蟲程序完善供應(yīng)商資料體系，實現(xiàn)自動收集、匯總信息數(shù)據(jù)功能，幫助實時更新維護公司供應(yīng)商基本情況及其供應(yīng)產(chǎn)品價格等信息。公司可以根據(jù)應(yīng)付賬款賬齡分析表、供應(yīng)商的信用等級等等相關(guān)信息，歸納記錄合作供應(yīng)商的業(yè)務(wù)交往情況，并做到及時更新應(yīng)付賬款余額。可以設(shè)立供應(yīng)商對賬日，比如設(shè)置每月5號與20號，通過互聯(lián)網(wǎng)與供應(yīng)商對賬。共享中心收到供應(yīng)商發(fā)來的對賬信息后，通過對賬系統(tǒng)的IF、COUNT等財務(wù)函數(shù)對比審核通過的采購單、驗收單等票據(jù)，信息核對無誤后經(jīng)相關(guān)人員簽名審核，即可及時完成結(jié)算業(yè)務(wù)。

2.建立完善的客戶信用評級體系

S公司可以效仿對供貨商等上游單位建立的信用評級，針對下游客戶建立起必要的客戶信用評級機制，形成銷售、核算、對賬、結(jié)算的良好閉環(huán)管理模式。先付款后收款的方式可以為企業(yè)打開銷售市場、盡可能銷售出更多的商品，為企業(yè)爭取更大的經(jīng)營效益，當然前提條件是可以控制應(yīng)收賬款收回來的風險穩(wěn)定在可以接受的水平。S公司財務(wù)共享中心應(yīng)該通過了解銷售對象公司的經(jīng)營狀況、資金流動、歷史還款記錄等方面綜合考核下游客戶，建立起相對應(yīng)的信用評級體系。在共享服務(wù)中心應(yīng)收賬款系統(tǒng)模塊中預(yù)先登記好企業(yè)基礎(chǔ)信息并設(shè)置好科學的算法規(guī)則和數(shù)據(jù)指標，運用系統(tǒng)算法測算出每個客戶的信用分數(shù)。

3.運用掃描技術(shù)提取信息，實現(xiàn)費用報銷流程自動分類排序

提高業(yè)務(wù)處理智能化、信息化、自動化，更好地運用科技信息技術(shù)，是財務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)化方向之一。可以考慮應(yīng)用OCR掃描技術(shù)智能提取發(fā)票信息，然后進行上傳來完成數(shù)據(jù)信息之間的自動對接。面對大量的紙質(zhì)版憑證時，可以借助使用高速掃描儀來替代手工整理與分類，掃描完成之后生成電子票據(jù)發(fā)送至系統(tǒng)進行審核。通過掃描軟件的使用于圖像識別信息技術(shù)的結(jié)合，可以對大量的憑證票據(jù)進行自動化管理，實現(xiàn)自動歸類、無紙化辦公的目標。

（二）優(yōu)化財務(wù)共享信息系統(tǒng)

S公司需要結(jié)合自身財務(wù)共享服務(wù)實施的具體情況，觀察研究不同系統(tǒng)之間的聯(lián)系，針對系統(tǒng)軟件開發(fā)不夠完善的地方提出改善意見，制定出持續(xù)優(yōu)化計劃來提高軟件操作的便捷性和保障各個子公司與其他業(yè)務(wù)部門的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)的真實性，從而達到綜合提高公司信息傳遞與業(yè)務(wù)處理的工作效率。面對信息系統(tǒng)不完善的問題，可考慮一是建設(shè)一支專門進行財務(wù)共享服務(wù)中心信息系統(tǒng)優(yōu)化的團隊，同時配置相關(guān)負責人進行日常管理與監(jiān)督。通過軟件優(yōu)化團隊進行日常檢查與維護，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄下來并研究出優(yōu)化方案，實施監(jiān)控軟件優(yōu)化效果;二是善于借鑒應(yīng)用第三方財務(wù)信息軟件公司或者是國外優(yōu)秀集團企業(yè)在構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心過程中的經(jīng)驗與技術(shù)，調(diào)整優(yōu)化集團自身的軟件系統(tǒng);三是在軟件優(yōu)化過程中，為了防止相類似問題的反復(fù)出現(xiàn)，必須做好工作記錄并進行復(fù)盤總結(jié)，最大限度地找出影響優(yōu)化發(fā)展的干擾因素。

（三）加強財務(wù)人員的培訓與管理

根據(jù)自身發(fā)展具體情況，制定對員工的培訓計劃，幫助員工提高專業(yè)技能更好地適應(yīng)共享中心、激發(fā)員工的發(fā)展?jié)撃堋１热缈梢苑謱訉鶎尤藛T、流程管理人員進行培訓，用來提升員工對財務(wù)共享服務(wù)的認識，促進各個階段員工對流程管理的了解，并且激勵他們參與流程管理的過程，由此提升執(zhí)行流程管理制度的力度。建立一套完整的人員培訓體系，全面提高公司員工的專業(yè)技能水平。提高財務(wù)人員對財務(wù)共享服務(wù)的認識，繼而提高相關(guān)軟件系統(tǒng)的熟練程度，以此來保障業(yè)務(wù)操作的準確性。外部培訓是通過借鑒外單位的經(jīng)驗和教訓，不斷完善提升自身的財務(wù)共享中心運作，同時加強與其他單位的溝通交流也可以幫助財務(wù)人員更好地適應(yīng)工作崗位。短期培訓可以適當?shù)匕才旁诟鱾€工作階段，采取新人入職培訓項目、以師帶徒培養(yǎng)項目、內(nèi)部講師培養(yǎng)項目等形式，不斷提升員工的工作能力。長期培訓則需要寓于整個工作過程之中，更新、學習與掌握最新的崗位技能和專業(yè)知識，逐步消除初期阻力全面適應(yīng)新型共享模式的崗位要求。

（四）完善財務(wù)人員績效考核機制

財務(wù)人員在薪酬結(jié)構(gòu)方面與業(yè)務(wù)人員存在差異性，主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)人員的薪資情況是具有彈性變化的，而財務(wù)人員的薪酬待遇是具有穩(wěn)定性的。一般情況下，業(yè)務(wù)人員可以提升銷售業(yè)績來獲得更多的薪資提成，以此來提升員工的工作積極性。所以對于建立科學有效的績效考核機制來說，考核工具的運用和考核指標的設(shè)置至關(guān)重要。只有績效考核機制具有合理性，才能最大限度地激發(fā)出員工的工作熱情，調(diào)動其工作積極性，幫助緩解由于標準化操作管理帶給員工的工作壓力。近年來，平衡記分卡作為企業(yè)員工業(yè)績評價方式備受大型企業(yè)的青睞，它兼?zhèn)淞藘?nèi)部和外部的考核指標，從內(nèi)部流程、財務(wù)維度、客戶維度、學習與成長這四個維度著手評估，使得考核結(jié)果更加有說服力。應(yīng)該考慮財務(wù)職工完成的工作量與工作質(zhì)量，設(shè)置超額累進績效考核制度，盡可能科學地滿足員工的薪資獎勵需求，使其能夠充滿工作激情。績效考核機制幫助員工明確各個維度的考核目標，強化日常工作中的執(zhí)行目標，能夠做到分工明確、各司其職，與財務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建相輔相成。

四、結(jié)語

隨著國家相關(guān)部門的政策支持，各個集團企業(yè)開始引進構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心，尤其對于大型集團公司來說，通過結(jié)合集團公司的具體情況，構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心，能夠提高企業(yè)集團的財務(wù)業(yè)務(wù)管理能力，能夠更好地管控子公司、分公司和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的財務(wù)情況，達到減少財務(wù)成本、提高業(yè)務(wù)效率的目的。通過實施財務(wù)共享服務(wù)自上而下地進行財務(wù)管理模式的變革與轉(zhuǎn)型，對消除大企業(yè)通病，最大限度地降低交易成本，幫助企業(yè)進行集中化、規(guī)模化、標準化管理將產(chǎn)生較好的正向推動作用。有理由相信，在未來大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)集團通過該管理模式完善經(jīng)營機制，加強治理和建設(shè)，逐步擴大經(jīng)營服務(wù)提供的服務(wù)范圍，提高服務(wù)質(zhì)量參與經(jīng)濟一體化的市場競爭，為集團創(chuàng)造出更高的財務(wù)效益。

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