高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)策略研究

金暢 倪西鈞 魏扣

摘要：高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)的水平是衡量和評價高校檔案工作的重要指標。論文根據(jù)我國高校數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題，從用戶需求分析、數(shù)字檔案資源建設(shè)、數(shù)字檔案信息服務(wù)的方式和渠道建設(shè)等層面探討了高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)策略，為我國高校開展數(shù)字檔案館信息服務(wù)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：高校 數(shù)字檔案館 信息服務(wù) 策略研究

伴隨計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、社交媒體技術(shù)的迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)理念和方法不斷應(yīng)用于檔案領(lǐng)域，正在快速改變檔案管理的理念和方法。大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案館作為學(xué)校檔案文獻情報中心，承擔(dān)著為高校各項工作提供高質(zhì)量、高層次檔案信息服務(wù)的職責(zé)，其檔案信息服務(wù)的內(nèi)容和方式呈現(xiàn)出新的發(fā)展趨勢。胡昌平[1]在《信息服務(wù)與用戶》一書中提出“信息服務(wù)是以信息為內(nèi)容的服務(wù)業(yè)務(wù)，其服務(wù)對象是對服務(wù)具有客觀需求的社會主體”。據(jù)此定義，筆者認為大數(shù)據(jù)背景下高校數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)是指高校通過開展數(shù)字檔案館內(nèi)容建設(shè)，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)利用檔案管理系統(tǒng)、檔案門戶網(wǎng)站、社交媒體等途徑，根據(jù)用戶的需求提供數(shù)字檔案信息和檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)的工作模式。

目前我國高校順應(yīng)國家檔案局要求和信息化時代檔案工作的發(fā)展趨勢，基本都已經(jīng)開展數(shù)字檔案館建設(shè)工作，但是數(shù)字檔案館建設(shè)也是一項長期的、循序漸進的、不斷更新發(fā)展的工作，不同高校由于各種原因其數(shù)字檔案館建設(shè)的程度是有很大區(qū)別的。通過對我國高校數(shù)字檔案信息服務(wù)內(nèi)容、方式和對高校用戶數(shù)字檔案館信息服務(wù)滿意度的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)還存在以下問題：用戶滿意度不高；可提供利用的數(shù)字檔案資源類型和量級不足；數(shù)字檔案信息服務(wù)方式單一；個性化檔案信息服務(wù)和檔案知識服務(wù)比較薄弱；數(shù)字檔案信息服務(wù)渠道不足等。基于以上問題，筆者認為目前我國高校加強和優(yōu)化高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)和開展高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)策略研究應(yīng)從用戶需求分析、數(shù)字檔案資源建設(shè)、檔案信息服務(wù)的方式和渠道建設(shè)等幾個層面展開。

一、開展高校數(shù)字檔案館用戶需求分析

不同類型的用戶對檔案信息的需求和檔案信息服務(wù)的需求各不相同。基于用戶需求分析的數(shù)字檔案信息服務(wù)策略是指通過全面開展高校用戶檔案信息服務(wù)的需求調(diào)研，以滿足用戶需求為導(dǎo)向設(shè)計高校數(shù)字檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)，使得數(shù)字檔案館提供的信息服務(wù)與高校用戶的檔案信息需求相匹配。高校用戶主要包括學(xué)生、教師、行政管理人員和社會人士等。

（一）高校學(xué)生用戶數(shù)字檔案信息服務(wù)需求

我國高校師生比基準是1：14，但很多高校師生比是高于此數(shù)的，由此也可以看出高校用戶中學(xué)生比例是最高的。學(xué)生分為在校生和畢業(yè)生兩大類，其中在校生主要是查詢和利用學(xué)籍檔案、學(xué)生科研檔案，學(xué)生求職或升學(xué)都需要提供在校成績單等學(xué)籍信息，學(xué)生開展科研和競賽活動也有調(diào)用科研項目檔案的需求；畢業(yè)生檔案服務(wù)需求主要是查檔調(diào)檔和檔案托管存放。對于高校來說學(xué)生學(xué)籍檔案查詢和利用的需求占比最大，這也是目前高校數(shù)字檔案信息服務(wù)的重點工作內(nèi)容之一。

（二）高校教師用戶數(shù)字檔案信息服務(wù)需求

教師用戶所需檔案主要是教學(xué)檔案和科研檔案，如教師進行教學(xué)活動需要查詢往年的教學(xué)檔案，教師開展科研工作申報項目需要查詢和項目主題研究相關(guān)的科研成果，申報不同級別項目的申報要求等。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高校教師對教學(xué)和科研檔案資源利用的需求較高，但是絕大多數(shù)高校這兩類檔案資源管理還處于起步階段，還不能為教師全面提供此類數(shù)字檔案信息服務(wù)。

（三）高校行政管理用戶數(shù)字檔案信息服務(wù)需求

不同管理層次行政人員對檔案信息的內(nèi)容要求也不同，如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對高校運行進行戰(zhàn)略管理，經(jīng)常需要進行非結(jié)構(gòu)化決策，需要的檔案信息通常是戰(zhàn)略級；負責(zé)業(yè)務(wù)處理的基層行政人員主要負責(zé)運行控制，確保有效完成各項具體任務(wù)或操作，主要進行結(jié)構(gòu)化決策，需要的檔案信息通常是作業(yè)級信息。高校檔案館在行政管理中基本還是處于被動提供服務(wù)的階段，對本校數(shù)字檔案資源進行分析、充分挖掘檔案中價值為管理工作提供主動服務(wù)的情況比較少。

（四）社會人士高校數(shù)字檔案信息服務(wù)需求

根據(jù)社會需求有條件的開放高校檔案資源，是國家檔案局對高校檔案工作的要求。按照檔案開發(fā)利用的規(guī)定和要求，高校檔案館提供具有高校特色的檔案信息服務(wù)，滿足各類社會人士對高校檔案資源的利用需求。對高校檔案信息資源感興趣的社會人士查詢利用高校檔案的目的多種多樣：有開展科研的需求，有與高校開展校企合作的需求，還有對高校歷史和發(fā)展的興趣等。目前針對此類用戶需求開展檔案信息服務(wù)的高校比較少，主要集中在名人檔案和檔案展覽這幾種形式，無論是檔案信息服務(wù)的內(nèi)容和形式都未能滿足社會人士的需求。

基于高校用戶對數(shù)字檔案信息服務(wù)需求的具體信息服務(wù)策略如下：高校檔案部門可對本校檔案用戶進行適當合理的劃分，針對不同類別用戶的檔案信息需求、檢索系統(tǒng)功能需求和信息服務(wù)需求展開調(diào)研；分析用戶獲取信息的行為，研究用戶的信息心理，使用戶的實際需求成為高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)設(shè)計導(dǎo)向，確保信息服務(wù)與用戶的檔案信息需求相匹配，方便用戶檢索信息、吸收信息，提升用戶信息利用效果。

二、基于用戶需求分析構(gòu)建高校數(shù)字檔案資源庫

數(shù)字檔案資源庫是高校開展數(shù)字檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)。高校的傳統(tǒng)做法是依據(jù)本校歸檔范圍要求開展館藏檔案數(shù)字化和電子文件歸檔工作、建設(shè)數(shù)字檔案資源庫。這種傳統(tǒng)建設(shè)模式中檔案利用者是被動接受檔案館提供的檔案資源和信息服務(wù)，問卷調(diào)查結(jié)果也顯示高校檔案信息服務(wù)中經(jīng)常出現(xiàn)用戶檔案信息需求與高校數(shù)字檔案資源庫內(nèi)容不匹配、用戶獲取信息的準確度和滿意度低等情況。所以，高校應(yīng)從建設(shè)和完善適配用戶檔案信息需求的各類數(shù)據(jù)庫和整合校內(nèi)數(shù)字檔案資源兩方面構(gòu)建數(shù)字檔案資源庫。

一方面，高校檔案館應(yīng)在傳統(tǒng)的數(shù)字檔案資源庫建設(shè)模式的基礎(chǔ)上，根據(jù)我國《高等學(xué)校檔案管理辦法》和高校辦學(xué)理念、發(fā)展歷程和工作的現(xiàn)狀，充分調(diào)研本校檔案資源的種類、來源和內(nèi)容，結(jié)合本校不同類型用戶需求，制定高校各類檔案資源歸檔范圍和相應(yīng)的電子文件歸檔要求，應(yīng)用各類信息技術(shù)建設(shè)高校各類檔案專題數(shù)據(jù)庫、特色數(shù)字檔案資源庫，豐富高校數(shù)字檔案資源庫的形式和內(nèi)容。例如，高校用戶中學(xué)生占比最大，可以為學(xué)生建設(shè)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫和就業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，進而為學(xué)生升學(xué)和就業(yè)提供精準檔案信息服務(wù)。教師是實現(xiàn)高校教育理念、培養(yǎng)學(xué)生的主力，可以面向教師教學(xué)和科學(xué)研究的檔案信息需求，建設(shè)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫和科研檔案數(shù)據(jù)庫等，為教師提升教學(xué)技能和科研能力提供助力。

另一方面，高校數(shù)字資源來源廣泛，存在數(shù)據(jù)異構(gòu)、互不兼容的問題，但是用戶對高校數(shù)字檔案資源的需求卻是全面系統(tǒng)的，所以整合來源不同的數(shù)字檔案資源、完善高校數(shù)字檔案資源庫，在此基礎(chǔ)上進一步提供基于資源整合的數(shù)字檔案信息服務(wù)是必然趨勢。這種服務(wù)方式是指通過對數(shù)字檔案資源不同形式的組合，為用戶提供檔案信息內(nèi)容整合、技術(shù)整合和服務(wù)功能融合服務(wù)。高校檔案館應(yīng)從基礎(chǔ)設(shè)施架構(gòu)優(yōu)化、系統(tǒng)安全運營、應(yīng)用服務(wù)整合、增強檔案資源數(shù)據(jù)價值密度及檔案館知識服務(wù)等多方面入手，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源整合。高校數(shù)字檔案資源整合的具體策略如下。第一，統(tǒng)籌規(guī)劃、加強學(xué)校不同部門間的信息互通互聯(lián)，夯實高校數(shù)字檔案資源整合工作基礎(chǔ)。高校檔案館應(yīng)積極與學(xué)校各部門合作，梳理各部門歸檔范圍和業(yè)務(wù)流程，根據(jù)本校數(shù)字檔案資源的特點進行頂層設(shè)計，制定分階段目標。第二，開展檔案資源整合關(guān)鍵技術(shù)研究，構(gòu)建高校數(shù)字檔案資源整合平臺。高校應(yīng)在檔案館統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)下，研制各部門電子文件的元數(shù)據(jù)采集和著錄標準；結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)字人文等信息技術(shù)對本校數(shù)字檔案資源進行深入整合，解決高校各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)和高校數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)之間信息資源互聯(lián)互通、共建共享的問題。

三、拓展高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)的方式和渠道

高校檔案館在用戶分析的基礎(chǔ)上開展數(shù)字檔案資源庫建設(shè)的目的是為用戶提供全面、個性化的檔案信息服務(wù)，需要不斷拓展檔案信息服務(wù)的業(yè)務(wù)內(nèi)容和信息服務(wù)的渠道。

（一）開發(fā)設(shè)計信息服務(wù)產(chǎn)品、推進檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)建設(shè)

檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)包括基礎(chǔ)信息服務(wù)、個性化信息服務(wù)、檔案知識服務(wù)和檔案集成信息服務(wù)等。高校檔案館在提供檔案信息發(fā)布、傳遞、檢索、保障、咨詢和交流等基礎(chǔ)信息服務(wù)業(yè)務(wù)的同時，還應(yīng)根據(jù)用戶檔案信息需求分析和數(shù)字檔案內(nèi)容建設(shè)成果提供其他類型的檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)。高校不同部門可以為用戶提供的信息服務(wù)內(nèi)容和信息服務(wù)業(yè)務(wù)眾多，檔案部門應(yīng)該也充分利用檔案“真實原始記錄”的特點，在提供基礎(chǔ)信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，收集和分析高校用戶的檔案信息服務(wù)需求，與高校信息化部門和業(yè)務(wù)部門協(xié)同合作設(shè)計檔案信息服務(wù)產(chǎn)品并通過檔案網(wǎng)站提供利用，如基于用戶體驗和偏好提供個性化的檔案信息導(dǎo)航服務(wù)、推薦服務(wù)，開展檔案知識管理，提供檔案知識門戶服務(wù)，在集成架構(gòu)下整合檔案信息資源和信息服務(wù)功能，協(xié)同實現(xiàn)檔案信息集成服務(wù)。

（二）拓展高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)的渠道

高校檔案館還應(yīng)不斷拓展數(shù)字檔案館信息服務(wù)的渠道，通過建設(shè)檔案管理系統(tǒng)平臺、檔案網(wǎng)站、微信平臺等多種渠道為用戶提供方便、快捷、準確的各類檔案信息服務(wù)。檔案管理系統(tǒng)平臺是在校內(nèi)為高校用戶提供數(shù)字檔案信息服務(wù)的主渠道，用戶可以采用到館查詢利用、校園網(wǎng)檢索和預(yù)約檔案服務(wù)等各種形式方便快捷地利用本校數(shù)字檔案資源。檔案門戶網(wǎng)站是通過高校校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)為用戶提供檔案信息服務(wù)的窗口，是為校內(nèi)和校外用戶提供綜合性的檔案信息服務(wù)平臺，具有服務(wù)內(nèi)容豐富、交互性強的特點，幾乎可以涵蓋高校數(shù)字檔案館的各項信息服務(wù)。微信平臺相較于網(wǎng)站在移動終端服務(wù)上具有使用便利、易于共享的特點，故有條件的高校可盡量開通本校檔案館微信公眾號，通過微信平臺開展檔案工作宣傳和服務(wù)，實現(xiàn)與數(shù)字檔案館和檔案網(wǎng)站服務(wù)的優(yōu)勢互補。

四、結(jié)語

雖然不同高校的發(fā)展歷程、辦學(xué)理念有所差異，但提升高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)水平、充分發(fā)揮高校檔案工作對高校人才培養(yǎng)、教學(xué)管理等各項工作的支撐作用，是我國所有高校檔案部門面臨的重大挑戰(zhàn)。本文從用戶需求分析、數(shù)字檔案資源庫建設(shè)、數(shù)字檔案信息服務(wù)的方式和渠道幾個層面提出高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)的策略，為我國高校開展數(shù)字檔案館及其信息服務(wù)建設(shè)提供參考，旨在提升我國高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)的能力和水平，充分發(fā)揮高校檔案信息資源的價值。

*本文系教育部人文社會科學(xué)研究青年基金項目“大數(shù)據(jù)時代高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)模式研究”（項目編號：18YJC870010）和北京市教育委員會社科計劃一般項目“大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)模式研究”（項目編號：SM201811417004）階段性成果。

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作者單位：1.北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院

2.中國人民大學(xué)研究生院

3.中國人民大學(xué)勞動人事學(xué)院