數(shù)字背景下科技檔案信息化建設與管理

高菊芳

摘要：在時代不斷發(fā)展下，很多事情都發(fā)生了巨大的改變。從工作到生活，信息技術帶給我們的影響無處不在。隨著這種變化，很多傳統(tǒng)的手段，已經(jīng)不能滿足我們的日常生活和需要，技術的革新，數(shù)字化的襲來，是這個時代進步的標志。順應時代的發(fā)展，才是民族的未來。我們今天就其中一個小的方面，科技檔案信息化建設與管理在數(shù)字背景下需要做出的改進作出分析。

關鍵詞：數(shù)字背景;科技檔案信息化;建設與管理

由于信息化和數(shù)字化技術的廣泛應用，其所給予人民的生活方便也越多，也極大地提高了政府工作的效能，在潛移默化中取得了人類經(jīng)濟社會中的重要地位。信息量、信息傳遞的速率、數(shù)據(jù)處理的速率、以及人民使用信息技術的積極程度等均以幾何級數(shù)的方式在提高。既然有這種快捷方便的技術，傳統(tǒng)的檔案管理方法正好可以結合數(shù)字化科學技術進行優(yōu)化。并且要與社會發(fā)展相結合，判斷社會發(fā)展趨勢，滿足人們的需求。

一、科技檔案信息化建設與管理的必要性

相信檔案這個詞對大家來說都非常地熟悉，它與我們每個人都息息相關。我們一直沿用的檔案管理系統(tǒng)，也起到有效的管理效果。但是中國是一個人口大國，隨著時間的流逝，人口的迅速增長，傳統(tǒng)的檔案管理方式就顯現(xiàn)出了劣勢。以往的方式不僅浪費時間和人力，花費的成本也迅速增加，傳統(tǒng)的管理方式也一直沒有尋找到有效地應對措施。面對人們迫切的需求，和傳統(tǒng)方法的停滯，探究新管理方法成為了一種新的思路。

在當前數(shù)字化的背景下，科學技術給人們帶來的便捷無處不在，科技檔案信息化建設與管理也不再是一個不能挑戰(zhàn)的技術。數(shù)字化是將許多復雜多變的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù)，再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當?shù)臄?shù)字化模型，把它們轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M制代碼，引入計算機內(nèi)部，進行統(tǒng)一處理，這就是數(shù)字化的基本過程。

數(shù)字化的本質(zhì)是大規(guī)模的數(shù)據(jù)處理，通過數(shù)據(jù)的分析整理得出結論，從而達到提高企業(yè)內(nèi)部效率的結果。而檔案管理正是因為其數(shù)據(jù)的龐大，才讓人們不滿足于傳統(tǒng)的管理方法，因此，檔案管理的數(shù)字化也是一種必然趨勢。當我們在技術的推動下信息處理變得越來越快、越來越強，人工智能服務將成為核心剛需。人的計算能力終將有限，大量的信息需要被技術產(chǎn)品所處理，這無疑會促進社會的進一步發(fā)展。

二、數(shù)字背景下科技檔案信息化建設與管理的實施策略

（一）建設新的檔案收集系統(tǒng)

隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)信息技術的廣泛應用，人類的學習速率也在日益提高，也就是說從數(shù)碼處理時期到微機時代，再到互聯(lián)網(wǎng)的信息時代，人類學習速率也越來越快，這就需要人們在學習管理模式同時也要適應新方法的特點和新的學習模式。既然要革新，就不能既要、又要、還要。既想要傳統(tǒng)管理的便利，又想擺脫傳統(tǒng)管理的弊端，還嫌改變麻煩。這樣的瞻前顧后，又不想付出的想法是不能讓革新順利進行的。明確革新的初衷，根據(jù)實際情況做好前期的調(diào)查和準備工作，并且要對科技檔案有具體的了解，知此知彼，建設新的檔案收集系統(tǒng)。

（二）選擇科學的管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理方法，是經(jīng)過長時間的實踐才能沿用至今的，并且具有合理性和有效性，而新技術的轉(zhuǎn)換，也需要吸取傳統(tǒng)管理方法的形成經(jīng)驗，制定出科學的管理模式。完善管理中的各個環(huán)節(jié)，以求新制度的順利實行。

當前世界流行的兩種模式：一是科學管理（控制式管理），二是賦能式管理。第一種主要是以人性本惡的角度出發(fā)，人本性懶散，不愿意工作，管理方式主要利用人的恐懼。第二種方式是賦能式管理，這種方式主要是假定人性本善，有自我實現(xiàn)的沖動。這種管理方式對人才的要求很高，主張管理就是服務。

具體應該如何選擇，則是需要看具體場景，具體問題具體分析。我們目前討論的檔案信息化管理，由于涉及的方面眾多，考慮到今后的信息共享時代，控制式的管理方式更加適合。檔案管理是一個嚴謹?shù)墓ぷ鳎P系到的人員廣，必須有一個統(tǒng)一嚴格的管理制度才行。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的管理人才

專業(yè)的管理制度需要專業(yè)的管理人才來維護，人才的培養(yǎng)和組建，對于科技檔案信息化建設與管理是很有必要的。傳統(tǒng)的管理人員對新技術并不熟悉，新技術的引入勢必需要懂技術的人來操作。對于老員工的培訓是勢在必行的，掌握新的技術不僅僅是未來的工作要求，也是對于新的管理模式的優(yōu)化和二次開發(fā)的基礎。

三、科技檔案信息化建設與管理未來的發(fā)展方向

順應當今的發(fā)展，大力的建設信息化檔案，不得不承認，科技檔案的信息化建設帶給我們的益處是巨大的，但是未來的發(fā)展過程中也要考慮到，管理人員在使用了這么久的傳統(tǒng)管理方法突然轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的管理方式，管理人員在觀念上的轉(zhuǎn)變也需要時間。同時也要加強檔案的安全存儲，畢竟檔案對于人們來說是特殊文件，記錄著大家的各種信息，是私密的存在。在實踐的過程中科技檔案信息化的效果明顯，成果突出，這也證明了，我們選擇檔案信息化是正確的。展望科技檔案信息化建設與管理未來的發(fā)展前景，我們應該在實踐中及時發(fā)現(xiàn)問題，快速解決問題。隨時關注科學技術的更新，不斷優(yōu)化管理系統(tǒng)，強化管理人員的專業(yè)技術。爭取讓科技檔案信息化建設與管理系統(tǒng)快速的形成一個結構完整、規(guī)范安全、方便快捷的資源共享機制，解除目前所有的困擾。

結束語：

總之，傳統(tǒng)檔案管理存在諸多問題，必須向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現(xiàn)資源共享。

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