對地質科技檔案的管理及利用探究

劉放

摘要：地質科技檔案，在地質工作的開發(fā)與研究過程中占據重要位置，對地質工作者有著重要的參考意義。隨著時代的發(fā)展，地質部門的各項工作都有了新的發(fā)展，成果檔案也逐漸豐富起來，與此同時也帶來了地質科技檔案管理的問題。地質科技檔案管理工作必須要堅持與時俱進、注重創(chuàng)新，不斷優(yōu)化管理方法，為地質工作的開發(fā)與研究提供更多詳實的信息支持，從而更好地發(fā)揮檔案資源的作用。

關鍵詞：地質科技檔案;管理;利用

地質部門研究領域廣，研究成果豐富，具有明顯的繼承性。地質科技檔案是對地質工作的真實記錄，對地質工作者進行地質工作的開發(fā)與研究具有重要參考意義。因此，需要對地質科技檔案管理進行規(guī)范化、標準化以及科學化。為了更好地對地質科技檔案進行管理，發(fā)揮其參考作用，必須要對地質科技檔案的管理和利用工作給予高度重視。但是地質科技檔案管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，在新時代背景下要結合信息技術的特點對地質科技檔案管理和利用工作進行創(chuàng)新，為地質工作者構建更高效有用的服務模式，推動地質科技檔案管理及利用向科學化、規(guī)范化和標準化方向發(fā)展。

一、我國地質科技檔案管理和利用工作中存在的問題

地質科技檔案是地質研究工作者在開發(fā)與研究過程中的重要成果，是極具價值的工作經驗，也是促進地質開發(fā)與研究工作發(fā)展的重要信息資源。但是，就我國目前地質科技管理和利用工作來說，仍然存在著諸多問題。

1.地質科技檔案收集制度不健全

地質科技檔案，類型多樣，種類豐富，但是在管理和利用過程中卻沒有一個完善的檔案收集制度，導致許多有價值的地質科技資源沒能夠有效及時的收集起來，這是對地質科技資源的巨大浪費。其次，對于已經收集起來的地質科技資源，缺乏健全的檔案管理制度和配套設施。一方面由于沒有健全的檔案管理制度，管理人員不能有效地對收集到的地質科技資料進行分類歸檔，導致歸檔工作混亂無序。另一方面，由于缺乏先進的配套設備，一些比較珍貴的地質科技資源由于儲存不當或者遭受自然災害的影響而損壞或遺失。最后，很多科技檔案管理部門也沒有制定一套利用制度，導致很多有用的地質科技檔案沒能很好地發(fā)揮它們應有的價值。

究其原因，主要是相關部門的領導人員和工作人員對地質科技檔案管理工作不重視，沒有意識到地質科技檔案的重要性，因而沒有給予足夠的資金、人才和制度上得支持，而這些因素往往是制約我國地質科技檔案管理和利用工作的重要因素。

2.地質科技檔案管理信息化建設程度低

近年來，科學技術飛速發(fā)展，信息技術已經融入各行各業(yè)，檔案管理工作也要與時俱進，迎難而上，充分利用現(xiàn)代信息技術的優(yōu)勢，加快地質科技檔案管理和利用工作朝信息化方向發(fā)展。但是，由于地質科技檔案資料豐富、種類繁多、要實現(xiàn)信息化建設，在開始階段必然需要大量的人員參與其中，還需要有先進的信息技術制備作支持。然后，很多地質科技檔案管理部門，并沒有大量的檔案管理人員，也沒有先進的信息化設備，管理模式仍然是傳統(tǒng)的方式。即使一些地方更新了信息及時設備用于促進地質科技檔案管理信息化，但是由于管理人員年紀大，沒有掌握信息技術技能，也不會操作先進設備。這些各種各樣的因素都制約了地質科技檔案管理和利用信息化建設的發(fā)展。

3.地質科技檔案管理人員水平不足、意識不先進

縱觀我國各個地方的地質科技管理部門，均有一個比較相似的問題，即管理人才不足、管理人員管理水平低、意識不先進的情況。很多地質科技檔案管理人員年齡偏大，甚至不是管理專業(yè)出生，對于檔案管理理念一知半解，管理觀念老舊不能緊跟時代潮流，總體管理綜合素質不高。此外，在管理意識方面，管理意識不強，沒有意識到做好檔案管理工作的重要性，也不會積極主動地去學習與檔案管理的理論知識，提升自身的專業(yè)素養(yǎng);沒有更新思想的意識，不會主動關注時代變化帶來的管理上的情況變化，對行業(yè)動態(tài)了解甚少。在信息素養(yǎng)方面，信息技術操作水平不高，掌握的信息技術技能少，不能夠有效地利用信息化設備來進行檔案管理。這些因素不僅直接影響到檔案管理工作人員的管理水平，更是直接制約了我國地質科技檔案管理的有效發(fā)展。

二、地質科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新的必要性和重要性

1.地質科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新是適應時代發(fā)展的需要

進入21世紀，便進入了信息技術時代，我國信息技術水平的不斷提升與發(fā)展使得信息技術已經延伸到人們日常的工作與學習過程中，甚至已經離不開信息技術。從這一個角度來講，地質科技檔案管理和利用工作要發(fā)展與創(chuàng)新，也必須要適應時代變化發(fā)展需要，構建地質科技檔案的信息化管理和利用模式。地質科技檔案管理部門要貫徹國家的創(chuàng)新驅動發(fā)展戰(zhàn)略，帶頭引進一批先進的信息技術設備，為促進地質科技檔案管理和利用的信息化水平提供強大的物質載體。其次，也要注重更新檔案管理人員的信息化管理理念，因為信息化管理是信息化時代發(fā)展的內在要求，也是促進我國地質科技檔案管理向正確方向發(fā)展的重要保障，所以要推進用先進的管理思想來指導管理工作，從而提高信息化管理水平。總而言之，從時代發(fā)展的趨勢來看，推動地質科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新，是適應時代發(fā)展、創(chuàng)新發(fā)展的內在要求。

2.地質科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新有利于促進規(guī)范化標準化科學化

地質科技檔案管理和利用工作是一項復雜的系統(tǒng)性工程，也是一項必須與時俱進、注重創(chuàng)新發(fā)展的工程。檔案管理和利用工作是否規(guī)范、標準、科學，直接關系到地質科技檔案的應用價值和利用效率。隨著時代的變化發(fā)展，信息技術已經滲透到各類檔案管理工作中，要促進地質科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新，也需要與時俱進，利用現(xiàn)代信息化技術，為地質科技檔案管理構建規(guī)范和科學的信息化管理系統(tǒng)，檔案管理工作者可以通過這一個系統(tǒng)平臺來進行管理、收集、歸檔、分類工作，創(chuàng)新檔理模式，解決以往檔案管理中存在的管理混亂、收集、歸檔沒有秩序的情況，從而實現(xiàn)地質科技檔案管理和利用工作的一體化進程，推動其往規(guī)范化標準化科學化方向發(fā)展。因此，從推動地質科技檔案管理和利用工作走上一個新臺階來講，必須要以信息化管理為重要依托，從而促進地質科技檔案管理和利用工作的規(guī)范化標準化科學化。

3.地質科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新有利于提高檔案利用效率

地質科技資料每一年都會隨著地質研究工作者研究工作的開展而不斷增加，運用傳統(tǒng)的地質科技檔案管理手段，每年都需要大量的人力和物力進行地質科技資料的整理和歸檔工作，而且效率非常的低下，不僅是對人力資源的一種浪費，也嚴重影響到了檔案資料的利用效率。因此，需要對地質科技檔案管理和利用工作的進行創(chuàng)新和發(fā)展，引進先進的管理經驗、功能強大的技術設備和管理載體，通過這些因素的有機融合，從而實現(xiàn)高效率的檔案管理，從而為提高檔案的利用率提供了有力保障。一方面，高效地將各類地質科技檔案進行分類歸檔，縮減了管理人員耗在分類和歸檔的時間，將省出來的時間利用到最新地質科技資料的管理上，使最新地質科技資料能快速上架使用。另一方面，高效地將各類地質科技檔案進行分類歸檔，可以增加這些資源服務不同地質研究工作者的時間，使需要的人能夠快速地查閱到相關資料。這都極大地提高了地質科技資料的利用率，發(fā)揮了這些資料應有的價值。

三、在新時代促進地質科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新的方法

地質科技檔案是地質科技工作者通過辛苦勞動匯聚起來的勞動結晶，是人類在地質科學研究中收獲到的重要研究成果，對于推進我國和世界地質研究具有重要的參考價值和意義。地質科技檔案管理和利用工作是一個復雜的系統(tǒng)化工程，管理和利用二者密不可分，在新時代尋求更好地促進地質科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新的有效方法，對于提高地質科技檔案管理和利用效率、發(fā)揮地質科技檔案的價值等方面均具有重要意義。

1.重視檔案人才培養(yǎng)，提升檔案管理能力

人才是最重要的資源，管理人才是做好科技檔案管理工作的核心，形成以管理人才為核心的科技檔案管理隊伍是促進地質科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新的重要內容。因此，作為地質科技檔案管理部門，首先要做好人才，特別是管理人員的培育工作。根據地質科技檔案管理和利用工作的特點，結合新時代發(fā)展的形式，創(chuàng)新人才培養(yǎng)與發(fā)展模式，培育一批具備專業(yè)地質科技檔案管理知識、同時又掌握現(xiàn)代信息技術的人才隊伍，引導隊伍人員注重拓展自身專業(yè)視野，積極關注地質科技檔案管理的最新發(fā)展動態(tài)，從而推動自己成為一名既具有專業(yè)管理能力，又具有信息化處理和加工能力的新時代復合型人才。

為了更好地培養(yǎng)人才和進行隊伍建設，地質科技檔案管理部門應該定期為管理隊伍開展專業(yè)管理知識培訓，使管理隊伍人員能夠時刻使自己的知識結構與時代發(fā)展同步，此外，為了推動地質科技檔案管理和利用工作的規(guī)范化、標準化和科學化，還要定期開展信息化技術培訓，使管理隊伍人員能夠學習最新的信息化技術知識和科學的管理手段和技術，用信息化技術更好地開展地質科技檔案管理和利用工作。

2.建立健全科學的檔案管理制度，促進檔案管理和利用工作一體化

健全的科學的檔案管理制度是順利開展地質科技檔案管理和利用工作的重要保障。在新時代促進地質科技檔案管理和利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新，要建立健全科學的檔案管理制度。第一，要結合時代發(fā)展的特點和地質研究工作的實際需要，根據檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律，構建起從科技檔案收集到利用整個流程的檔案管理制度。通過對這四個方面的管理，慢慢地強化每一個環(huán)節(jié)的管理，發(fā)揮好制度的保障性作用。由于地質科技檔案管理和利用的效果與管理隊伍人員有著密切的關系，因此為了更好地鼓勵地質科技檔案管理人員和更多的地質研究人員參與到檔案管理利用中來，表彰先進，需要建立健全與地質科技檔案管理工作有關的激勵機制，使更多的地質研究工作者參與到地質科技檔案管理和利用的建設中來，實現(xiàn)地質科研成果的收集和分享。最后，還要根據不同的地質研究內容，對地質科技檔案進行分類管理，因此，還需要建立起檔案分類管理和制度標準，借助相關的檔案管理軟件和信息技術，明確分類細則，實現(xiàn)數(shù)據化的地質科技檔案管理工作。

3.與時俱進，加快檔案管理信息化建設進程

如今是信息化時代，信息化的飛速發(fā)展為各種重要文獻資料的收集、存儲、傳播提供了強大動力。在新時代，必須要做到與時俱進，促進地質科技檔案管理的信息化建設進程。為了做到這一點，檔案管人員首先要在思想上強化自身的檔案信息化意識，注重檔案信息化管理工作。借助計算機網絡技術和多媒體技術的發(fā)展，數(shù)字檔案已經成為檔案管理的重要發(fā)展方向。因此，檔案管理人員要重視地質科技檔案資料的數(shù)字化處理工作，利用多種技術載體，提高檔案在線查閱與使用的效率。此外，檔案管理人員還要加強檔案的數(shù)字化加工和備份工作，通過掃描、上傳等方式將檔案的數(shù)字資源存儲到多個網絡云端并進行定期更新，通過這個方法保存好重要的地質科技資料，以備不時之需。總而言之，在信息化時代，地質科技檔案管理工作是一項必須要與時俱進的管理工作，利用信息化技術，不僅方便了管理人員的管理工作，也更好地為地質研究科技工作者提供更加優(yōu)質、便利的檔案信息服務，對于任何一方來說，都是有利無害。因此，檔案管理人員要加強自身的信息技術技能學習，這也是新時代對地質科技檔案管理工作者的重要要求。

4.創(chuàng)新地質科技檔案服務模式，提升檔案利用率

如果地質科技檔案只是一味地存放于檔案存放，將其束之高閣而不加以利用，這些地質科研人員辛苦收集起來的資料將會被浪費，其價值也不能發(fā)揮出來。因此，為了更好的提升地質科技檔案的利用率，使這些“躺在”檔案館的資料“活”起來，必須要創(chuàng)新地質科技檔案服務模式。來借鑒參考地質科技檔案的一般都是地質研究的相關工作人員，但是由于地質科技檔案均儲存在檔案館，不能供大家隨時查看，從而大大降低了檔案的參考率。因此，檔案管理人員要主動服務，增強服務意識，利用現(xiàn)代化信息技術的強大功能和優(yōu)勢，完善網絡服務體系，開發(fā)地質科技檔案查閱軟件，將儲存于檔案館里的地質科技檔案進行掃描，上傳到相關的地質檔案軟件里，供大家隨時隨地地查閱，使藏與檔案館的地質科技檔案“活”起來。檔案管理人員不僅要關注檔案的檢索與查閱效率，了解使用者對該軟件的使用感受，不斷優(yōu)化軟件服務水平，使該軟件更好地為讀者服務。此外，檔案管理人員還要及時對最新的地質科技檔案進行存檔、歸類、掃描、上傳，使讀者能夠看到最新的資料，發(fā)揮地質科技檔案的最大價值。

四、結束語

做好地質科技檔案管理和利用工作，有利于發(fā)揮出檔案資料對地質研究工作以及經濟社會發(fā)展的意義。所有的地質科技資料都是地質科技研究人員經過辛苦實踐和研究才形成的重要資料，地質科技檔案管理人員必須要意識到這一點并且做好相應的管理和利用工作。就目前而言，我國地質科技檔案管理和利用工作仍然存在著出多問題，但是我們也必須對這項工作充滿信心，通過不斷地優(yōu)化管理制度、提升管理人員技能和水平、創(chuàng)新檔案管理和利用手段，相信我國的地質科技檔案管理和利用工作一定能夠更上一層樓，從而更好地發(fā)揮出檔案管理的作用。

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