學生事務信息化管理的初探

焦鈺環　杜艷　荊彥超　柳芊璞

摘要：當前很多學校存在學生日常事務性工作辦理效率低下的問題，現可通過開發公眾號來有效解決。本文以G高校Y學院為例，對其“掌上YW”公眾號的開發與使用進行研究，以期讓該學院的學生事務的管理更加系統化、規范化。

關鍵詞：掌上YW;信息管理;公眾號

學生事務管理，是指對學生非學術型活動以及課外活動的管理。伴隨著信息時代的到來，學生事務管理不僅要實現專業化和系統化，更要結合時代的需求實現信息化。G高校Y學院故開發“掌上YW”微信公眾號平臺對學生事務信息化管理進行初步的探索。

一、學生事務信息化管理現狀分析

（一） 國內高校現狀

目前很多高校都對學生事務管理信息化建設進行了探索和嘗試。例如，遼寧某職業學院在實行信息化建設時，使用“釘釘”來實現“智能請假”、“學生寢室管理”、“學生德育成績推送”等。此外，楊莉在《淺析 “移動數字校園”的應用開發平臺》一文中也對“移動數字校園”的開發提出了一些思考和建議。

（二）國外高校現狀

美國、日本等發達國家在學生事務管理方面的研究已經有了相對完善的理論體系，但關于學生事務的信息化管理研究還較少。國外高校通過設立學生事務管理協會或學生事務辦理大廳的方式，對高校學生學習、生活等方面進行管理。

（三）G高校Y學院現狀

G高校是一所普通高等本科院校，Y學院為其二級學院。由于剛進校的學生對辦公軟件不熟悉，在填寫材料時常出現格式錯誤，導致材料審核不過關，返工次數增加，不僅占用學生學習和課余的時間，還浪費紙張和金錢。所以Y學院需要利用信息化管理來提高學生的學籍管理、收發材料、安全保衛等多個方面的工作效率。

二、“掌上YW”平臺

（一）“掌上YW”平臺簡介

“掌上YW”平臺，是G高校Y學院為處理學生事務而設立的微信公眾號平臺。平臺涉獵范圍較廣，包含學生思想教育、生活、學習等板塊。可在線上完成會場簽到、線上學習、活動報名、文件收發等事務。

（二）內部功能

1、會場簽到

G高校Y學院經常會安排教學實踐周或學習交流周，需要將學生的學習地點從教室轉移到交流的會場中。因參會場地大、參會學生人數多，導致各班級組織點名的難度大大增加。為解決這一問題，“掌上YW”平臺設有“會場簽到”功能，該功能不僅可以定范圍、定時間還可以收集學生在會場的照片證明，簽到、簽退只需一分鐘。

2、 線上學習

為提高學生的學習效率和靈活學習方式，G高校Y學院會不定期的發放調查問卷或組織不同類型的線上學習和知識競賽。“掌上YW”平臺設立線上學習板塊，學生通過“小小答題”完成學習。“小小答題”功能齊全，問卷生成快速，學生在選擇選項后可及時獲取正確答案，管理人員也可在后臺及時掌握學生答題的情況。

3、活動報名

G高校Y學院擁有豐富多彩的學生活動，如“校園歌手大賽”、“運動會”等。Y院在擁有“掌上YW”平臺之前，采用填寫在線文檔的方式進行報名，但會出現信息不全、信息被篡改等問題。“掌上YW”平臺內部設立“活動報名”專欄，不僅可以解決以上問題，還可以有效減少活動周期長、結果公示慢等情況。

4、 文件收發

在G高校Y學院的學生日常管理中，常需要采集學生們的各種信息，由于學生對辦公軟件不熟悉，導致表格填寫的格式不合格，需要學生不斷的進行修改。通過“掌上YW”平臺，學生可以快速獲取自己所需表格的源文件，根據樣表填寫表格內容，這樣就會大大降低錯誤率。

5、作業收取

G高校Y學院在核實學生線上學習完成率時，需要收集截圖來作為材料支撐。“掌上YW”平臺設有班級管理，可下發“收取作業”的任務，學生可在規定時間內上傳附件。平臺會設置自動提醒，可以有效減少學生錯過通知的現象。

三、平臺建設存在的問題

（一）平臺板塊有待拓展

在“掌上YW”平臺開發建設的過程中，我們也遇到了一些問題。例如，學生的部分需求在平臺內部沒有設立，還有學生不會下載附件等。為方便學生的使用，平臺后續將會設立“關于平臺”和“留言”的板塊，不斷更新學生的問題并給予反饋。

（二）辦公流程有待更新

“掌上YW”平臺的建設與運行，需要得到學院、老師以及各類學生組織的支持和積極配合，以形成新的辦公流程和辦公體系。下發通知盡量內容簡潔明確、步驟清晰、便于學生理解，學生才可以更好的配合辦公室完成各項任務。

信息技術的不斷發展，為我們的生活帶來了更多便利，而學生事務管理的信息化，可以為學生帶來學習和生活上的便利。公眾號的申請難度低、操作簡單，是Y學院實現簡易“數字校園”的最佳手段。

結語

綜上所述，經過初步的探究，學生事務信息化管理具備可行性，可使教師與學生組織的辦公更加便捷。

參考文獻：

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[4]翁婷婷.日本高校學生事務管理特點分析及經驗啟示〔J〕.高教學刊. 2016，（09）：13-14.

課題：學生事務信息化管理應用開發—以貴州師范學院音樂舞蹈學院為例，審批單位：貴州師范學院（2020DXS118）