淺談如何提高企業(yè)檔案利用服務

近年來檔案工作已經步入新的歷史發(fā)展時期，隨著改革不斷深化，檔案工作也發(fā)生了巨大的變化，如何將檔案由“死”變“活”，提高它的使用價值，提高檔案室工作服務質量，是企業(yè)管理的重要組成部分。圍繞這個中心思想，要想做好檔案服務工作，就應從以下幾個方面做起。

一、檔案工作能否順利進行，單位領導重視是關鍵

檔案工作最重要的是領導重視的程度。領導高度重視檔案工作者的工作，檔案工作者工作實施起來會更加容易。領導者對檔案工作的認識程度，是對檔案工作的認定，決定了他們對檔案管理人員工作的態(tài)度，在很大程度上決定著檔案工作的進展。因此，檔案工作應列入領導日常議事日程。作為檔案管理人員，要熱愛自己的本職工作，忠于職守，發(fā)揮主觀能動性，用自己的實際行動去爭取領導的重視。同時，對領導做好檔案工作方面的宣傳也是十分必要的，要不斷向領導匯報檔案工作情況，努力做好檔案服務工作，及時獲取檔案信息，使領導重視檔案工作。作為企業(yè)領導，要了解檔案管理人員工作情況，關心、解決他們在實際工作中遇到的問題。同時，要高度重視檔案領域人才的培養(yǎng)，抓好檔案管理人員的培訓工作，不斷提高檔案管理人員素質和業(yè)務水平。

二、認真履行工作職能，加強自身的業(yè)務學習

檔案管理人員，首先要認真貫徹執(zhí)行《檔案法》及相關檔案管理工作的方針、政策、規(guī)定，制定檔案管理工作中各項規(guī)章制度，密切監(jiān)督、指導和審計檔案工作者的日常工作。要充分發(fā)揮檔案管理工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識水平和責任感。積極主動參加定期的檔案繼續(xù)教育，及時更新知識，補充檔案學新的理論和新的方法，盡快掌握新的技能和現(xiàn)代化管理任務。

三、要以企業(yè)發(fā)展為中心點，發(fā)展企業(yè)檔案事業(yè)

檔案事業(yè)的發(fā)展與企業(yè)的發(fā)展是息息相關的。發(fā)展檔案事業(yè)，就必須以企業(yè)為中心，為企業(yè)服務。這就要求企業(yè)擁有一支可行的檔案管理團隊。檔案工作者要勤奮刻苦，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、無私奉獻的精神，對自己和企業(yè)負責，堅守崗位，履行職責，以實際行動體現(xiàn)檔案管理人員的作用和價值。

四、利用現(xiàn)代化管理技術，更好地為企業(yè)服務

隨著社會的進步和互聯(lián)網技術應用，電子檔案提高了工作效率。

讓企業(yè)受到更加方便、快捷和高效的信息服務，得到普遍歡迎。檔案工作的數(shù)字化、信息化管理是信息社會對檔案管理人員的要求。因此，檔案管理人員必須掌握和運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理技術，做好電子檔案的收集、編制、整理和保管工作。電子檔案有文書電子檔案等，要按照年度、組織機構、保管期限進行分類，便于計算機查找，對于還未形成電子檔案的紙質檔案，要利用掃描儀等設備將其掃描成影像文件歸檔利用。

五、提升檔案管理水平，扎實推進檔案工作開展

檔案工作的開展，必須要堅持檔案管理科學化、制度化。文件管理在企業(yè)的各個環(huán)節(jié)，建立具有針對性的檔案管理制度，建立檔案借閱登記記錄，嚴格按照借閱流程，防止檔案丟失現(xiàn)象，同時把檔案管理做細做全，確保檔案管理的制度化、科學化。

六、提高檔案管理保密意識，嚴把檔案安全保密管理關口

建立健全企業(yè)檔案安全保密管理標準和制度，嚴格按照標準和制度對檔案信息系統(tǒng)實施備份管理系統(tǒng)。主管單位要積極推進檔案安全體系建設，進一步加強檔案信息系統(tǒng)安全保密管理的監(jiān)管。分重點分層次地抓好涉密檔案的安全保密工作。強化對檔案信息系統(tǒng)建設和應用的安全保密指導，加大管理力度，嚴禁在網絡用電子郵件傳遞涉密檔案資料。針對關鍵崗位制定嚴格防范措施，不斷提升檔案信息系統(tǒng)安全保密技術防范能力和檢查能力。

七、認真做好檔案借閱、備查工作，建立檔案跟蹤聯(lián)系制度

企業(yè)應完善查借程序，建立檔案室查借制度。利用者到檔案室查閱、借閱檔案時，需要填寫登記表，填寫清楚事項，說明使用目的。檔案管理人員要認真負責，便于指出真實利益，確定是否需要進行后續(xù)調查為獲取檔案利用信息，可以設置用戶跟蹤和聯(lián)系系統(tǒng)，以獲取有關文件使用情況的信息。許多用戶都在不同崗位上肩負著一定的工作和任務，沒有時間來編報利用實例。檔案人員應采取行動，把通過利用檔案后產生的經濟效益掌握清楚，便于編研。

八、加強檔案的編研和利用

檔案管理工作僅僅滿足于對現(xiàn)有資料的提供利用是遠遠不夠的，創(chuàng)建、編輯、研究和開發(fā)檔案信息是檔案跟蹤和應用的高級階段。檔案中蘊藏著大量的信息資源，不同行業(yè)非常系統(tǒng)性、多樣性、通用性和專業(yè)性都很強。選題是收藏和研究的重要環(huán)節(jié)，應根據(jù)企業(yè)的生產經營的需要，結合公司實際，選擇與公司最相關、最密切的專題進行編寫，檔案編研成果對于企業(yè)的生產活動要具有實用性，對提高工作效率具有重要意義。檔案的利用是檔案管理工作的出發(fā)點和目的。沒有檔案的編研開發(fā)，就不能充分有效地利用。檔案信息資源中潛在的價值就不能最大限度的體現(xiàn)出來。因此，做為檔案管理人員要不斷積累和掌握專業(yè)知識，提高自己的業(yè)務水平，積累檔案管理及相關專業(yè)知識進行編輯、研發(fā)。

九、增強服務意識，提高檔案利用率

檔案管理的最終目的是實現(xiàn)檔案的價值，并為企業(yè)提供有用的信息。我們在認真收集、整理、保存檔案的同時，要始終堅持檔案工作為企業(yè)中心服務原則，著眼于企業(yè)發(fā)展，提高檔案管理和運行水平，提高檔案管理服務能力，不斷尋找新的途徑，開發(fā)利用檔案信息資源，提高檔案使用率，充分利用檔案信息資源為業(yè)務和生產服務。作為檔案管理者，我們要做好檔案維護和管理工作，依法履行職責，忠于職守，熱愛檔案工作，養(yǎng)成良好的工作習慣，樹立高水平的檔案服務意識和司法觀念。同時，要解放思想，勇于創(chuàng)新，銳意進取，以飽滿的工作熱情，為檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻力量。檔案是對企業(yè)生產經營活動的有力描述和歷史記錄，是保護企業(yè)合法權益的重要依據(jù)和證據(jù)。 企業(yè)檔案的使用和運作要與時代發(fā)展相適應，以市場經濟為主導，強化檔案工作職能，提高檔案工作質量，適應企業(yè)深化改革的需要。只有這樣，才能真正適應市場經濟的需要。 隨著社會的發(fā)展，企業(yè)檔案的數(shù)量與日俱增。 檔案管理工作需要與時俱進，才能更好地為企業(yè)發(fā)展和社會主義經濟建設服務。

參考文獻

[1]李寶榮.企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設中的作用發(fā)揮[J].陜西檔案，2015，（1）：55，54.

[2]張鋼.關于對檔案管理工作的思考[J].卷宗，2018，（7）：128.

作者簡介：李藹莉，女，漢，河北省，本科，初級，研究方向：檔案管理.