提升建設工程檔案驗收成效的對策

桂云艷

摘要：建設工程不僅需要保障工程進度和質量，還需要在工程竣工后按時移交完整的記錄施工流程的檔案文件資料，以供城建檔案管理機構接收、收集、保管、提供參考等，為了提升檔案驗收成效，建設工程和城建檔案管理機構共同努力，通過優化檔案管理制度、優化資源共享模式、提升檔案管理人員綜合素質水平、提升城建檔案管理機構的專業化服務水平等對策，不斷致力于檔案管理模式的現代化創新研發。

關鍵詞：建設工程;檔案驗收成效;檔案管理

各參建施工單位將項目內的檔案信息整合成文件資料，交給建設工程檔案管理部門，建設工程通過宏觀調控和資源整合制成全面的檔案文件資料，移交城建檔案管理機構，以完成檔案文件資料的驗收。以往檔案驗收成效較低，受檔案資料整合強度和多事項聯合驗收效率的影響較大。建設工程和城建機構共同努力，采取了一系列措施以提高檔案驗收成效，本文簡要介紹如下：

1.建設工程檔案驗收現狀

1.1檔案資料整合強度大

建設工程檔案資料整合內容主要包括兩方面：工程初期準備資料、工程施工全部流程資料。前者主要以準備階段文件資料為主。后者包括監督和管理文件資料、全程施工文件資料、竣工設計圖文件資料、部分竣工驗收文件資料等。可見建設工程檔案資料涉及項目之多，涉及人員之廣、涉及時間跨度之久，因此檔案資料文件整合起來強度較大。檔案資料不僅在整合歸檔的過程中存在現實困難，而且移交城建檔案管理機構審核時，也容易出現文件資料不達標退回整改的現象，降低了檔案驗收的效率。

1.2多事項聯合驗收效率低

建設工程檔案驗收不僅是審核和收集檔案資料，還需要審核建設工程竣工的空間規劃布局、固定消防配套設施、人民防空工程等事項，在多事項聯合驗收的過程中，由于需要建設工程各項目相關管理人員提供健全的歸檔文件資料，并且歸檔資料的標準要按照相關事項的規定統一專業性的內容，內容統計起來需要大量的時間和精力，涉及面也較廣，因此對事項聯合驗收起來難免出現效率較低的現象，特別是部分建設工程趕工加點，沒有從工程初期將檔案資料記錄齊全，后期查遺補漏的過程中也會耽誤時間、跑彎路，還有部分管理人員面對限期歸檔的指令拖延消極怠工，這些都很大程度上耽誤了多事項聯合驗收的效率。

2.提升建設工程檔案驗收成效的對策

2.1優化檔案管理制度

建設工程工期長、涉及參建施工單位較多，因此建設單位應以統一領導的指導方針，向各參建施工單位下達檔案文件資料的管理指令，以提高建設工程多事項聯合驗收效率。首先建設單位應堅守工程進度和檔案文件資料同步的管理方針，要求參建施工單位將施工初期和施工中的檔案文件資料隨著工程進度同步整理，以節約各項目竣工后重新整理各階段檔案文件資料的時間。其次建設工程根據各項目不同的施工事項，建立統一的檔案文件資料標準，并下達給各參建施工單位，以降低檔案文件資料移交時，城建檔案管理機構退檔的概率，將檔案文件資料整改的范圍統一縮小。最后健全檔案管理制度的不足，通過引進信息化管理系統，實現檔案精細化管理，以便在建設工程竣工時妥善保管各參建施工單位上交的檔案文件資料，并將整套歸檔文件資料統一移交給城建檔案管理機構以供其驗收。

2.2優化資源共享模式

由于各參建施工單位的檔案文件資料屬性不同，因此檔案驗收的標準也各不相同，各參建施工單位需要詳細了解其標準，以降低檔案資料整合強度。例如：檔案驗收的各環節信息采集流程、驗收進館范圍、歸檔文件資料整合標準等內容。首先在建設工程初期宣傳檔案驗收標準，例如：開展檔案驗收標準會議，以文件的形式將會議紀要發送下去，督促其按照檔案驗收標準在施工初期開始收集和整理檔案信息，以方便竣工后制定標準的檔案文件資料。其次成立信息反饋小組，跟進各參建施工單位檔案信息整合的過程，了解實際其檔案信息整合進度，并提供專業的指導意見，督促其按期完成各環節檔案信息整合內容。最后建設工程還可以開誠布公的設立辦公電話、服務熱線等，以供各參建施工單位答疑解惑和咨詢。

2.3提升檔案管理人員綜合素質水平

建設工程和各參建施工單位均應聘用專業的檔案管理人員，以使其以熟練的專業檔案管理技術和豐富的工作經驗，完成檔案文件資料移交工作。首先聘用專業的檔案管理人員，其更能夠熟練的使用專業軟件和知識整合檔案信息資源。其次定期組織專業技能培訓和工作經驗交流，以實時更新專業管理技能的同時，總結以往工作經驗教訓，避免人為操作失誤引發的檔案丟失、破損等問題，增加檔案信息資源的真是可靠性，提高其收集、保存、整合的管理質量和效率，促進檔案驗收成效的高質高效。最后建立專屬的建設工程檔案管理業務知識庫，并不斷更新和完善業務知識庫內容，以提供內部工作經驗交流和外部相關檔案管理單位借鑒參考。

2.4提升城建檔案管理機構的專業化服務水平

由于建設工程具有涉及專業性知識較高、技術種類繁多、項目屬性類別較廣等特點，城建檔案管理機構往往需要更新和增加歸檔標準，以適應建設工程的不斷創新發展。首先采取合作共贏的模式，加強和專業檔案管理中介機構的合作，結構中介機構的力量宏觀調控建設工程檔案管理效率和質量。例如：建立專業化的檔案管理中介機構，為有所需的建設工程或者各參建施工單位提供專業化的技術支持。其次采取有效的多元化模式提升檔案管理中介機構的服務水平，城建檔案管理機構應以主導的地位對各項目屬性的檔案管理中介機構進行宏觀調控，以促進其創新發展，例如：健全管理制度，以規范準入標準、行業要求等管理內容。最后構建針對性較強的檔案管理中介機構服務平臺，以增加其檔案驗收成效的合法性和合理性。

3.結語

以往建設工程過于注重工程進度和質量，對檔案管理較為松懈，甚至部分建筑工程沒有聘用專業的檔案管理人員和引進專業管理系統，降低了檔案驗收的成效和質量，不但在工程竣工后影響歸檔效率，也會造成檔案文件資料不標準退檔整改的現象。建設工程還應加強宏觀調控力度，使各參建施工單位將施工進度和檔案信息整理同步，以提高檔案管理的效率，城建檔案管理機構也應通過和中介機構合作的模式，提升自身專業化服務水平，最終促進檔案驗收成效的提升。

參考文獻

[1]周虹君.提升建設工程檔案驗收成效的對策分析[J].浙江檔案，2019，458（06）：67.

[2]陸麗忠.基建工程項目檔案驗收中存在的問題及對策分析[J].中國管理信息化，2019（12）.