機關事業單位檔案管理工作的難點及解決對策

姜橋紫

摘要：檔案管理目前是許多企事業單位的重點工作，它影響著其他各項工作的開展。在信息化高速發展的今天，檔案管理工作的開展也要緊跟時代發展的潮流，改進管理制度，提升信息化水平，提升管理工作的效率。本文對目前機關事業單位檔案管理工作的難點進行了分析，提出了一些解決的對策。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;工作難點;解決對策

機關事業單位承擔著公共事業建設的任務，它的檔案管理工作對整個單位具有很大的價值，其中檔案資料和數據對單位的各項發展都有很大的作用。在信息技術快速發展的今天，檔案管理工作需要不斷更新與改進，跟隨時代的發展而發展，提高檔案管理工作的效率。

一、機關事業單位檔案管理工作的難點

（一）檔案管理人員綜合素質有待提高

缺少專業的檔案管理人員是目前機關事業單位檔案管理工作普遍存在的一個問題，部分單位的檔案管理人員是從其他崗位臨時調過來的，他們對檔案管理的工作并不熟悉，甚至有一人身兼多職的情況。管理人員是非專業出身，這就導致他們在面對不熟悉且復雜的檔案管理時出現工作失誤、沒有條理和層次的情況。還有部分單位雖然有專業的檔案管理人員，但這些人員對待工作不認真，態度消極，對資料信息不能及時更新，影響到了其他工作的開展。更有甚者不僅態度消極，還缺乏基本的責任感，導致工作出現嚴重紕漏和錯誤，給單位造成了巨大的損失。所以，機關事業單位檔案管理工作的難點之一是檔案管理人員的綜合素質有待提高。

（二）缺乏科學的檔案管理和利用機制

俗話說：“沒有規矩不成方圓。”機關事業單位檔案管理工作的開展離不開合理有序的規章制度的約束，同時，科學有效的工作流程也會對工作結果產生影響。當前一些機關事業單位不僅缺乏有效的管理機制，還存在不科學的工作流程。具體來說就是，檔案缺乏統一的管理，檔案資料沒有被分類整理過，分散在各個部門，不能發揮檔案的作用。除此之外，有的單位依然使用的是紙質檔案，沒有對檔案資料進行系統錄入，使得檔案管理存在資料丟失的風險，給管理工作增加了一定的難度和挑戰。不規范的管理機制、不科學的工作流程，都給檔案管理工作帶來了挑戰。

（三）檔案管理工作信息化程度比較低

信息化技術已經深入到社會各行各業的方方面面，對日常生活和工作的進行都發揮了很大的作用，信息化以不可阻擋的勢頭發展了起來，在無形中改變著人們的生活方式。但是，很多機關事業單位對這一形式沒有足夠的重視，信息化的普及程度依然很低，表現在：一是仍然使用紙質檔案。紙質檔案由于是實物，所以肯定存在丟失和損壞的風險，而且在資料的查找、歸類等方面也不是很容易實施，給檔案管理工作加大了難度。二是電子檔案的保密措施不到位，很多單位在建立電子檔案時只是簡單地錄入信息，而不管資料的保存，這樣很容易造成資料信息被竊取的后果。

二、機關事業單位檔案管理工作的解決對策

（一）提高檔案管理人員的綜合素質

針對檔案管理人員綜合素質有待提高這一問題，解決對策就是想辦法提高檔案管理人員的綜合素質。首先在人員的聘用方面，單位在招聘檔案管理人員時，應看重應聘者的能力和綜合素質，更重要的是要有責任心，對待工作能認真負責。如果只有能力而沒有責任心，那么也不能予以錄用。其次，對檔案管理人員應定期組織職業技能培訓，學習相關技能知識，提升檔案管理人員的業務能力和綜合素養。再次，要對檔案管理人員實行業務考核，激勵他們提升自身的業務能力和水平，做好日報、周報、月報等工作匯報，及時改進工作中存在的不足，樹立危機意識，以更嚴謹的態度投入到后續的工作中。最后，要提高工作人員的待遇水平，減少人員的流動，提升員工的穩定性，減少因工作交接而出現的不必要的紕漏和錯誤。

（二）不斷完善檔案管理和利用機制

針對檔案管理工作缺乏科學的管理和利用機制，解決對策就是不斷完善檔案管理和利用機制。機關事業單位需要改變觀念，加強對檔案管理工作的重視程度，不斷完善檔案管理和利用機制。首先，要對檔案進行統一的管理，要改變以往各部門分散管理檔案的做法，將檔案進行統一的管理。其次，實行責任制管理，將管理的責任具體到個人，強化管理人員的責任意識。最后，單位要制定管理工作計劃，根據計劃開展工作，確保工作的有序進行。

（三）提高檔案管理信息化建設程度

除了檔案管理人員要有較高的素質、單位要有完善的管理機制外，檔案管理也應該利用信息技術改進工作，不斷提高工作效率。首先，隨著信息技術的普及，很多工作都與信息技術進行融合，變得高效便捷，針對這一現狀，機關事業單位應當改變之前使用紙質檔案的做法，將紙質檔案改為電子檔案，以便提高管理的效率，從而降低檔案丟失和損壞的風險。其次，要加強電子檔案的保密化管理，聘請專業的技術人員增強電腦設備的保密系統，防止資料信息的泄露。在進行資料錄入時，應盡量完善用戶信息，方便備份與留存，能為后續查找資料提供依據。信息化建設不僅是精神上的重視，更是行動上的支持。加快建設檔案管理信息化，有利于讓檔案管理工作更加科學嚴謹。

（四）提升管理工作的創新服務意識

在新時期，檔案管理人員應樹立創新意識，不斷改進自身的工作，提高工作效率。管理人員可以利用互聯網平臺，讓用戶通過自主操作，及時補充檔案資料信息，避免了耗費人力物力的弊端，通過搭建網絡平臺的方式，綜合考慮單位的實際情況，制定出有利于單位發展的政策措施，同時在管理措施上進行創新，提升管理工作的服務水平。

三、機關事業單位檔案管理工作的意義

（一）為后期管理提供參考依據

一般檔案中的信息不只有員工的個人信息，還有單位在日常的工作中所獲得的成績，各個部門的日報、周報和月報等個人總結，還有對工作計劃的分析報告等。通過對這些資料進行查詢，可以參考相似問題的解決辦法，及時處理各種問題。同時，通過掌握信息資料可以對人力進行資源配置。所以，重視機關事業單位檔案管理工作有利于企事業單位的發展，為后續工作的開展提供數據方面的依據。

（二）有助于機關事業單位發展

檔案管理工作在一定程度上是對整個單位管理能力的反映，它能表現出單位的管理狀況和存在的不足，便于單位領導做出正確且科學的決策。所以對檔案管理工作加以重視，在業務方面加強管理，提高管理人員的綜合素質，提高檔案的信息化建設程度，完善管理機制等，這些舉措讓單位的檔案管理工作更加規范化與科學化，順應了新時代的管理理念和要求，這不僅能促進機關事業單位的發展，還能提升單位的綜合實力，有利于社會的不斷進步。

結語

綜上所述，檔案管理工作對機關事業單位的發展具有重要的推動作用，它為單位其他工作的開展提供了依據，需要得到一定程度的重視。同時，機關事業單位的檔案管理工作要緊跟時代的發展變化，在理念和制度方面不斷更新進步。其中，工作人員的素養、管理制度、信息化建設程度成為了工作難點，這些既是難點也是突破口，要從這幾個方面入手，采取合適的措施，讓檔案管理工作符合時代的發展變化，更加科學化和規范化。

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