醫(yī)學科研檔案管理的問題與對策分析

李軍曉

摘要：醫(yī)院科研檔案管理工作是醫(yī)學科研事業(yè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的基石，對醫(yī)學研究有著重要意義，但醫(yī)院在檔案管理方面卻存在部分問題。本文通過分析當前醫(yī)學科研檔案管理中存在的部分問題，提出了三點針對性對策。

一、醫(yī)院科研檔案的內容與特點

（一）醫(yī)院科研檔案的內容

醫(yī)院科研檔案，是醫(yī)院科研人員在從事與醫(yī)學相關科學研究活動中，直接保存的各種具有價值的文字、圖表、聲像等不同形式的信息，這類信息最原始地記載和反映了科學研究的詳細內容和過程，是一種衛(wèi)生資源，對科研工作的先進性、科學性及實用價值的鑒定起著重要的作用，是醫(yī)院科研工作寶貴的財富。醫(yī)院科研檔案大致可以分為三類：第1類是科研文書檔案，主要包括上級下發(fā)的科研文件、規(guī)章制度、科研發(fā)展和總結等一系列的科研管理類文件;第2類是科研項目檔案，主要包括科研項目的申報通知、申請書、附件、科研立項通知，以及科研合同和結題書等科研項目展開的資料文件，是醫(yī)學科研檔案的主體;第3類是科研成果檔案，主要包括相關的論著、論文、獲獎證書等科研項目所取得的成果。

（二）醫(yī)院科研檔案的特點

1.科研檔案專業(yè)性強

在科研項目的研究過程中，醫(yī)學科研工作者需要研究從兒科到婦科、從內科到外科婦科、產科等，搜集大范圍和大量的信息資料且資料的專業(yè)性都極強。醫(yī)學科研往往是圍繞某一具體專業(yè)、專題進行深入討論的，不同學科專業(yè)的科研工作的特點都不相同，，因此醫(yī)學科研檔案工作體現(xiàn)了更強的專業(yè)性的特征。比一般的檔案管理需要更多的專業(yè)性知識。因此科研檔案的專業(yè)性極強。

2.科研檔案形成周期長

科研檔案的形成往往是醫(yī)學科學研究往往是隨著醫(yī)學研究課題的不斷推進和深入，結合長期實驗研究慢慢累積而成的，耗費時間長。比如，一種疾病的攻克，不是一蹴而就的，疾病的攻克往往需要花費十幾年、二十幾年甚至更久的時間，需要幾代科學家、研究人員、實驗人員共同努力才能完成。因此，醫(yī)學科研檔案形成的周期長且時間跨度很大。

3.科研檔案的綜合性強

醫(yī)學研究不是一個孤立的版塊而需要涉及多個板塊和領域，是一門綜合性較強的學科。隨著社會的高速繁榮發(fā)展和大量新興技術逐漸運用到醫(yī)學研究中，醫(yī)學研究也漸漸趨向于綜合性發(fā)展的趨勢。需要多個學科專業(yè)合作完成，成為了醫(yī)學課題研究的普遍現(xiàn)象，需要綜合協(xié)作來攻克難題。

二、醫(yī)院科研檔案管理存在的部分問題

（一）科研檔案收集與歸檔資料不充分

醫(yī)學科研檔案內容應該是十分豐富的，但部分醫(yī)院僅存了最初的研究項目、審批材料和內容等，科研檔案的資料收集并不充分。一方面，由于醫(yī)學科研項目形成周期長、時間跨度大等特點導致了部分科研材料的系統(tǒng)性和完整性不足，使其真實性受到了影響，參考意義有限;另一方面，由于部分醫(yī)院科研檔案管理人員的歸檔意識薄弱，對檔案的內容和范圍不明確，或者并不重視檔案歸檔工作等，致使于許多檔案處于失控的管理空白區(qū)，檔案很難正確歸類。

（二）缺少完善的檔案管理體制

目前，部分醫(yī)院仍沿用舊的檔案管理制度，沒有建立健全完善的科研檔案的管理體制，醫(yī)院內部管理體制不協(xié)調，醫(yī)院外部管理不完善，且監(jiān)督體制有所欠缺。加之少數(shù)單位人員的變動，單位人員編制不足等問題，導致醫(yī)院人員流動頻繁，適應和習慣檔案管理工作需要一定的時間。期間就會出現(xiàn)許多問題。管理層人員對醫(yī)學科研檔案工作的重視有所欠缺，在檔案管理工作崗位上缺少安排專業(yè)的管理人員，許多醫(yī)院都采用由辦公室兼管檔案，由圖書管理員兼管檔案等辦法。這類辦法的工作安排穩(wěn)定性欠缺，容易淡化科研檔案人員的責任意識，使歸檔工作流于形式。

（三）檔案管理方法及手段落后

隨著網絡通訊、數(shù)據(jù)庫和計算機技術的飛速繁榮發(fā)展，辦公自動化在醫(yī)學科研檔案工作中也得到了靈活運用。但是，許多醫(yī)院的科研檔案仍采以傳統(tǒng)的卷宗形式保存，顯現(xiàn)出許多的弊端，如：一、工作效率低，檔案的整理登記過程需要消耗大量工作人員的時間和精力，且人工操作的方式容易出錯，工作效率得不到提升;二、紙質卷需要占用較多的空間，且紙質材料不利于存放和保管，科研資料檔案等材料的維護和管理往往需要較多的專門人員進行維護和管理;三、紙質材料容易受潮和損壞，增加了維護和保存的成本等等問題，成為了制約科研檔案發(fā)展的瓶頸。

三、醫(yī)學科研檔案管理對策

（一）提高檔案管理人員的綜合素質

首先，提高檔案管理人員的業(yè)務素質。科研檔案人員的業(yè)務素質和水平決定了科研檔案的管理水平。醫(yī)院應加強科研管理人員的主動歸檔意識。相應部門要定期開展對科員檔案管理人員進行培訓學習活動，增強他們的歸檔意識。在平常的工作中，養(yǎng)成主動收集和累積科研資料的習慣，與檔案管理人員進行良好的溝通，提高檔案的歸檔率與其完整性。其次，各級醫(yī)院領導在鼓勵科研的同時，應主動加強對科研檔案管理工作的重視，做好帶頭深入了解檔案管理專業(yè)和科研資料整合的模范作用。應積極主動將科研檔案管理落實到日常生活中。最后，增強檔案管理人員的工作認同感和責任感，強化他們的職業(yè)道德修養(yǎng)，鼓勵他們以端莊嚴謹?shù)膽B(tài)度對待內容復雜的檔案管理工作，轉被動為主動。以保證檔案管理的真實性、完整性和規(guī)范性。

（二）建立規(guī)范健全的檔案管理制度

建議構建醫(yī)院管理層———檔案管理委員會———檔案管理部門———檔案管理人員組成的檔案管理網絡體系，以機關各部門負責人為成員，各機關部門設兼職檔案員，將檔案部門為輔助部門的原部門轉化為正式的職能部門，起到強化檔案部門監(jiān)督、指導的管理職能作用。其次，領導層必須明確科研檔案歸檔范圍，保存期限等制度，包括課題計劃、實施方案等原始數(shù)據(jù)，以及檔案研究的報告、每次的工作總結、鑒定審批等資料，將各項工作明確到部門或個人，形成科學的檔案管理網絡。制定切實可行的工作流程，按照收集、分類、整理、移交、保存等環(huán)節(jié)，建立健全檔案工作流程。同時，還應適當建立激勵制度，對檔案管理的工作人員設立年度考核大會、表彰活動等，對認真工作、責任感強的檔案工作人員給予獎勵，從而激發(fā)檔案管理工作者的工作熱情，提高工作質量。

（三）建立科研檔案數(shù)據(jù)庫

當前，隨著互聯(lián)網信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理也應順應時代的變化，改變傳統(tǒng)的手工操作模式，建立新時代的科研檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的建立不僅可以大大避免紙質檔案占地空間大的問題還可以提高檔案工作者的工作效率和信息檢索的速度。具體措施有以下幾點：一，醫(yī)院領導首先應重視檔案管理的數(shù)字化建設，基于醫(yī)院的長久發(fā)展，設立醫(yī)學科研檔案的信息化平臺，聯(lián)合第三方專業(yè)軟件開發(fā)公司實現(xiàn)科研檔案的數(shù)字化，在全院內實現(xiàn)資源的共享;二，鼓勵醫(yī)院的換工作人員，學習新技術，通過信息化技術的學習和與其他醫(yī)院工作人員的經驗交流，專業(yè)培訓等提高自身的綜合素質，能夠獨立完成科研檔案數(shù)據(jù)庫的檢索、提取數(shù)據(jù)等工作，滿足日常工作的需求。三，完善建立檔案數(shù)據(jù)庫所需的硬件設備，數(shù)據(jù)庫的建立離不開專業(yè)掃描設備等的支持，因此，醫(yī)院領導應為檔案管理工作配備相應的硬件設施。

四、總結

綜上所述，醫(yī)學科研檔案是科研檔案管理中不可或缺的寶貴財富，是醫(yī)院重要的知識資產，對科研和臨床技術的進步甚至醫(yī)院的持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展有重要作用。因此，要正確認識到醫(yī)學科研管理的重要性，意識到醫(yī)院目前對科研檔案管理工作的不足。努力做到提高檔案管理人員的素質，引起醫(yī)院管理層和科研人員對科研檔案管理的高度重視，做人認真嚴謹工作;創(chuàng)新管理機制，建立規(guī)范健全的檔案管理制度，各部門各司其職;建立科研檔案數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)新工作的工作方法和手段，提升工作效率和信息檢索能力，實現(xiàn)醫(yī)院綜合資源的有效利用和共享。