以需求為導向提升人大檔案管理實效

摘要：強化人大履職檔案管理，及時收集整理人大及其常委會日常履職所產生的各種工作報告、視察檢查報告、建議督辦報告、人事任命報告和文件等履職材料，做好整理歸檔工作，強化日常管理，提升管理實效，這不僅有助于推動人民代表大會制度貫徹落實，推進地方民主法制建設，對確保人大及其常委會監督工作走向規范化和法制化道路等方面具有重要意義。

關鍵詞：人大檔案需求導向管理實效

人大檔案全面客觀地反映人大及其常委會履職全貌，人大及其常委會履職內容包含執法檢查、工作視察、專題調研、專題詢問、旁聽庭審、人事任免、聽取專項工作報告、意見建議督辦以及人大常委會代表工作和信訪工作等內容，強化人大履職檔案管理，及時收集整理人大及其常委會日常履職所產生的各種工作報告、視察檢查報告、建議督辦報告、人事任命報告和文件等履職材料，做好整理歸檔工作，強化日常管理，提升管理實效，這不僅有助于推動人民代表大會制度貫徹落實，推進地方民主法制建設，對確保人大及其常委會監督工作走向規范化和法制化道路等方面具有重要意義。本文將從人大檔案構成、人大檔案利用、人大檔案管理實踐中遇到的問題等方面入手，探討如何以檔案需求為導向，加強和提升人大檔案管理實效。

一、人大檔案構成

（一）會議檔案。一是會務材料，包括人大會會議、人大常委會會議、人大常委會主任會議以及人大常委會組織召開的其他會議（如代表履職培訓會議、人大常委會指導基層人大工作會議、縣（鄉）人大工作座談會會議等）的工作報告及會議產生的相關材料;二是其他材料，包括人大會議宣傳材料、人大及其常委會開展履職活動的音像資料、會議做出的決議決定、人大常委會會刊、人大會會議匯編等。

（二）履職檔案。一是人大及其常委會開展的視察、檢查、調研、詢問、質詢、評議等履職活動產生的相關材料，以及人大會議案、代表建議、常委會審議意見等;二是人大及其常委會聽取和審議的各種專項工作報告及相關材料、組織開展旁聽庭審活動的相關報告、開展履職活動的照片、音頻和視頻材料;三是政府及其相關職能部門向人大及其常委會所做的各種工作報告和答復應詢報告、議案建議辦理報告等;四是代表議案、建議及督辦報告，代表述職和評議報告等。

（三）出臺文件。一是人大及其常委會出臺的各種法律法規，如《泉州市歷史文化名城保護條例》《泉州市非物質文化遺產保護條例》《泉州市華僑歷史遺存保護條例》等;二是人大及其常委會出臺的部門規章，如《石獅市人大常委會議事規則》《石獅市優秀議案建議評選辦法》《石獅市人大常委會會議中心發言人制度》等。

（四）其他檔案。除會議檔案和履職檔案外的其他檔案材料，如代表履職活動檔案、人大常委會信訪檔案、人大志編撰資料檔案、人大及其常委會大事記、人大代表外出學習考察檔案、全國人大及省人大領導蒞臨檢查指導檔案（如全國人大常委會委員長、副委員長來石獅視察檢查相關檔案）等。

二、人大檔案利用

（一）人大內部用檔。一是為制定年度監督工作計劃做參考，人大常委會及其各內設工作委員會在制定專題調研、執法檢查、工作視察、專題詢問等年度監督工作計劃時，需分析研究往年監督工作檔案，才能制定出既有延續性又具針對性的監督計劃;二是為開展個案監督作參照，人大及其常委會開展個案監督前，需全面了解該議題以往的監督情況，如開展“水污染防治”工作監督，需通過監督檔案了解水污染存在問題、治理現狀、人大審議意見落實情況等，為再次開展監督作好準備。

（二）政府部門用檔。一是人大監督的政府職能部門通過學習研究人大履職檔案，了解人大運行機制、監督方式、監督程序、議事規則等，確保本部門依法行政;二是政府人事部門通過人大人事任命檔案了解政府工作人員任免時間、工作履歷，更好地開展人力資源管理;三是政府相關部門在開展某項重大活動時（如市慶、國慶），或組織策劃某項重大活動，或開展城市文化宣介等活動時，需借助人大檔案獲取基礎的信息和數據。

（三）編撰史志用檔。一是編撰“地方史志”用檔，如為編撰“市志”“人大志”“年鑒”“鎮志”“村志”以及機關事業單位的“部門志”提供史料支持;二是編撰“地方文史資料”用檔，如為編撰“石獅改革開放史料選編”“石獅人大履職經驗匯編”“石獅建市30年”等文史資料和書籍提供資料和佐證。

（四）其他用檔。一是個人用檔，人大任命的政府職能部門負責人和獲得人大授予榮譽稱號的民間人士，可以通過人大人事任命檔案和人大做出的決議決定，查找、核對和確認個人履歷信息;二是公共事務用檔，通過人大履職檔案還原和求證某些歷史事件，如通過人大水務工作視察報告了解石獅引水工程建設情況、水務建設土地征遷情況，通過人大環衛工作視察報告了解石獅市政府推動環衛工作體制改革情況等;三是民間用檔，一些經過拆分和重組的鎮村，通過人大做出的相關決議決定和報告，了解鎮、村演變和發展沿革，理清集體資產等。

三、人大檔案管理實踐中存在的問題

（一）缺乏專業檔案管理員。基層人大機關基本沒有配備專職檔案管理員，檔案管理工作大多由辦公室人員兼任，這些檔案管理員不專業而且身兼數職，甚至沒有系統地接受過檔案業務技能和檔案法律法規學習培訓，因為沒有專業背景，他們“管理檔案”只是簡單地把歸檔材料集中在一起“保管”，收集不全，也管理不善，甚至無法滿足“修志編史”之類用檔需要，基層人大檔案管理工作長期處于半癱瘓狀態。

（二）檔案管理工作嚴重滯后。檔案管理工作普遍滯后于地方經濟社會發展，有的地方經濟社會發展很快，經濟設取得輝煌成就，相應的史料歸檔等工作卻很滯后，影響人大檔案利用，重經濟建設、輕檔案管理的現象比較普遍，特別是基層人大，這種現象尤其突出。人大代表每年根據人民群眾關注的熱點難點問題開展調查研究、執法檢查和工作視察，取得積極成效。但是，相關監督材料歸檔工作沒有跟上，沒有相應部門對“人大檔案管理工作”開展情況進行監管。

（三）檔案基礎設施建設欠缺。硬件方面，有的地方人大機關甚至沒有獨立檔案室，在雜物間或辦公室角落添一排廚柜，連基本的避光、防蟲、防盜、防潮條件都難以滿足，甚至缺乏收集整理檔案的基本文具、翻拍設備、存取設施等基本的硬件設備;軟件方面，除了和日常辦公共用的電腦，其他諸如檔案管理所需的操作系統、編輯系統、存儲和傳輸系統基本沒有，無法正常開展檔案管理工作，也不利用檔案資源開發利用。

（四）檔案信息化進程緩慢。人大檔案特別是基層人大檔案數字化和檔案信息化程度普遍較低，檔案數字化工作滯后，嚴重影響著檔案信息化進程，制約著檔案資源開發利用。有的地方雖然有開展檔案數字化工作，也只停留在把文書檔案通過掃描轉化成電子文檔而已，檔案信息化基礎設施建設、檔案管理應用系統建設、檔案目錄數據庫建設、檔案信息資源建設、檔案全文數據庫建設、網上查檔和遠程服務等方面配套建設嚴重滯后，給人民群眾使用人大檔案造成不便。

四、提升人大檔案管理實效的做法與建議

（一）強化檔案人才隊伍建設。一是按照檔案管理工作要求，配備專業專職檔案管理員，夯實人大檔案管理工作基礎，確保人大檔案管理工作正常開展、有序推進;二是適時開展檔案人員檔案業務和知識技能培訓，切實提高檔案人員專業素養和業務水平，為檔案管理工作提供智力保障，使檔案管理真正服務檔案利用;三是人大檔案管理工作涉及檔案收集、管理與修復、檔案數字化和信息化、電子檔案管理、音像檔案制作等方面，根據檔案管理工作需要有針對性地培養檔案人才。

（二）因地制宜強化日常管理。一是由檔案主管部門牽頭，對轄區人大系統開展檔案工作巡查，確保其依法依規開展檔案管理，配備專職檔案管理員、建立健全檔案工作規章，根據檔案管理工作需要配備相應設施設備，啟動檔案管理工作;二是對于還未開展檔案工作的基層人大，以修編“地方志”和“年鑒”為契機，按年度、分主題做好檔案收集整理和分類管理工作，如利用編撰史志的契機，將已收集整理的人大檔案史料按專題系統地分類、整理、歸檔;三是通過檢查了解基層人大檔案管理工作開展情況，督促其按時做好人大履職檔案資料（如人事任命、財務資料、履職材料等方面資料）收集、整理和歸檔等工作，并按年度做好增補維護。

（三）夯實檔案基礎設施建設。一是強化硬件設施建設，督促建立人大機關檔案室，按相關規定做好防火防盜工作，根據工作需要配制計算機、刻錄機、掃描儀、溫濕度測量儀等設施設備;二是加強軟件設施建設，建立健全電子文檔數據庫、檔案目錄數據庫、多媒體數據庫，根據需要配置相關檔案管理軟件（如計算機操作系統、數據庫管理系統、全文檢索軟件等）;三是強化檔案基礎素材建設，通過掃描、拷貝、拍照等技術手段做好重點檔案素材保護和歸檔工作，強化重點文書檔案素材、實物檔案素材、多媒體檔案素材歸檔保護工作，全面夯實檔案設施設備和基礎素材建設。

（四）著力推進檔案信息化建設。一是加快推進文書檔案數字化工作，利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術手段等將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件數字化，建設檔案信息數據庫;二是提升檔案信息化硬件設施建設，配置檔案信息化所需的設施設備，如高像素翻拍機、高像素掃描儀、大容量數字存儲設備等，為檔案信息化建設鋪平道路;三是提升檔案信息化軟件設施建設，全面夯實檔案信息化基礎設施建設，根據信息化工作需要，加快推進檔案應用系統建設和檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、檔案信息資源、檔案信息化標準規范等方面建設，全面提高檔案信息化水平。

參考文獻

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作者簡介

葉忠惠（1972.10—），男，福建浦城人，大學本科，副研究員，研究方向，檔案管理。