三網年會項目干系人對項目進度影響的管理研究

曹琛

摘要：隨著我國航空航天事業的蓬勃發展，相關領域的學術交流活動日益活躍。會議中項目干系人對項目進度影響較大，如何在保證項目按照進度計劃完成的前提下，滿足各個干系人需求是學術會議成敗的標志。本文結合案例中國航天第三專業信息網技術交流會的特點，將項目時間管理和干系人管理理論應用于類似的大型學術會議中。通過分析問題，論證對其進行項目時間管理和干系人管理的必要性。通過干系人對項目進度影響的分析，提出了建設三網年會干系人管理體系的具體方案。

關鍵詞：國際學術會議;項目;時間管理;干系人管理;三網年會

中國航天第三專業信息網年會暨空天動力推進技術交流會（以下簡稱“三網年會”）是某動力所科研人員參加的重要學術研討會議。該會議的交流內容主要為航天推進技術情報報告，每年舉辦一次，動力所作為航天動力技術信息網的網長單位，與6家副網長單位輪流承辦三網年會。由于缺乏發展規劃和組織牽引，導致該會議的學術交流效果越來越弱，與推動航空航天推進技術創新發展這一宗旨漸行漸遠。

自2012年起，三網逐步改革為空天推進技術交流平臺，從會議規模、參會人員構成和交流效果等方面，三網年會發生了巨大的變化。三網年會在會議規模上的大幅度擴大，在增強三網在行業內影響的同時，吸引了更多的重要領導、兩院院士等重要干系人的關注，參會人員構成和會議交流效果方面的變化也提高了對項目管理人員在進度管理方面的要求。

一、問題分析

三網組織的快速發展以及年會規模的激增，導致項目組成員在缺乏項目干系人管理相關背景知識和現實分析的情況下，無法按照進度計劃完成三網年會項目，削減了三網年會在空天推進技術領域的平臺作用，更無法通過年會實現其促進技術創新、與當地企業互通合作的橋梁作用，在重要項目干系人管理中出現嚴重問題，還會導致動力所在三網組織機構中的主導地位被動搖，動力所對外形象受到嚴重影響。

三網年會籌備期間的主要活動包括會議策劃、組織征文、統計參會信息、制作會議文件確定、準備會議物料、會議宣傳等內容。三網年會的項目進度與干系人管理相互作用，對三網年會的質量和交流效果產生巨大的影響，只要加強進度和干系人的計劃和控制，就可以提高三網年會質量，順利完成三網年會的籌備工作。

二、方案設計

規劃三網年會項目干系人管理，是基于對各項目干系人需求、利益關系以及對年會項目的直接或潛在影響分析，制定合理的干系人管理計劃，從而調動干系人支持三網年會項目，并利用他們的資源優勢、權力優勢和影響力推動三網年會項目發展。三網年會干系人具體管理規劃內容包括：溝通內容;溝通渠道：電子郵件、電話或者面對面交流;信息公開：信息分享的日期、內容、詳實程度、格式、形式;④干系人關注的熱點問題;⑤干系人內部關系;⑥關鍵干系人在不同工作中需要參與的程度等。

為了便于在項目過程中隨時檢查項目進度、及時調整進度計劃，2020年三網年會項目干系人規劃工作輸出文本為《2020年三網年會干系人溝通需求表》，如表2.1所示。

三、管理和控制

三網年會的項目干系人管理無時無刻不體現在溝通中，當實踐檢驗理想狀態和計劃時，項目組需要不斷圍繞項目干系人需求做適當的調整，引導中立態度的項目干系人參與并支持項目，提升高管干系人對項目經理的支持，減少干系人對項目的消極作用。

1.加強對會議公司利益的權衡和管理

在設計與制作會議手冊期間，項目經理根據之前的經驗，多次與會議公司確定印刷的最晚節點，以便推算會議手冊文字內容校對和設計定版的最終節點，這項內容的進度執行情況對會議成本產生重大影響。如果在印刷節點前定版，每本會議手冊成本不到30元，如果超過此節點，快印每本會議手冊成本近70元，為了保證會議手冊的制作工作按照進度計劃順利完成，項目經理在部署更多人員參與會議手冊內容校對的同時，應調研會議地點當地的合作印刷廠，以備不時之需。

2.加強對承辦單位建議的協調

5月底，在第一輪征文結束后，承辦單位領導提出：因原定是五星級酒店，不符合單位差旅報銷標準，因此建議變更會場地點。經項目組確認，五星級酒店不符合現大多數航空航天領域下屬研究所報銷標準，因此決定變更會場地點。

經過提前調研、現場踩點，最終確定洛陽友誼賓館為會議和住宿地點。項目經理第一時間安排相關人員在各大平臺發布會議地點變更通知，同時通知所有項目干系人地點變更結果，以保證最大范圍的通知到每一個項目干系人。會議地點的臨時變更導致組稿、審稿等工作的順延，延長了信息統計工作的工期。但是由于及時調整和有效的溝通，項目籌備進度沒有受到其他影響。

3.控制重要干系人抵制態度對會議的影響

8月是每年航空航天類學術交流活動最集中的時間，項目經理考慮到這將主要影響會議規模和承辦單位的支持力度，為了把負面影響降到最低，采用兩種溝通途徑：通過上級領導與主承辦單位領導溝通，強調三網年會的優勢和三網組織章程的約束性;與會議公司溝通，及時調整會議預算、用房數量和會場安排等事宜。同時，預估最壞的情況，做好會議應急預案。

四、總結

總而言之，不論是遇到重要項目干系人態度變更，還是項目進度計劃臨時調整，項目組通過及時溝通、上級領導協調、調整相關計劃等，以化解項目危機，保證三網年會項目按照進度計劃順利運行。