淺析工程咨詢企業OA與工建項目管理系統對接方法

于利賢 吳振全

（北京北咨工程項目管理咨詢有限公司，北京 100124）

0 引言

隨著信息技術的飛速發展，大部分企業已經使用自動化辦公系統和業務系統，輔助提升企業的辦公效率和業務管理水平[1]。工程建設項目管理是工程咨詢企業的主要業務，隨著項目管理業務的不斷發展，企業采購了市場成熟的項目管理系統部署在復雜程度高、周期長、流程繁復的房建類項目應用。

隨著項目管理系統的持續深入應用，項目管理人員發現，如要形成全過程項目管理業務閉環，需要首先退出項目管理業務系統，再登錄企業OA（Office Automation）系統查看與項目管理業務有關的項目編號、項目里程碑、項目費用申請、報銷、通知等信息。并且，由于項目地域分散，不在企業局域網內辦公的項目管理人員，登錄企業OA系統需要先登錄虛擬專用網絡（VPN）再通過輸入內網地址才能登錄企業OA系統，操作十分煩瑣，使項目管理人員的系統使用體驗非常糟糕[2]。

筆者多年從事企業信息化建設工作，通過項目管理人員的反饋。筆者認為，如果獨立使用企業OA或項目管理系統，將形成信息“孤島”，并不利于項目管理業務的信息化[3]。因此，企業OA與項目管理系統對接，實現信息互通、數據共享勢在必行。

1 對接方案

實現企業OA與項目管理系統的信息互通、數據共享，首先要分析2套系統所承載的信息和承擔的系統功能，確定具備實施的條件。其次，研究可落地實施的系統對接方案，保證對接方案的技術成熟并兼顧高效[4]。最后，還要考慮系統對接中的注意事項，確保對接成功。

1.1 實施條件

企業OA系統自2018年上線運行，承擔著約8個子公司的費用報銷、項目立項、員工日志填報、員工考勤請假、通知公告、綁定企業郵箱、企業通信錄、市場開發、數據分析、企業知識庫、協同辦公等多項自動化辦公的功能模塊。至今已有近千名企業員工使用該系統，每日行政審批流程、辦公信息等數據量較大，對系統的安全、穩定性要求較高[5]。并且，還有部分系統功能在開發和優化過程中。

企業OA系統上線伊始有部分企業員工對系統存在認識上的誤區，認為企業OA系統操作煩瑣，沒有線下紙質辦公使用起來較為隨意方便，存在一定的抵觸情緒。系統經過一段時間的試運行，大部分企業員工，尤其是不在企業局域網內辦公、頻繁出差、外地分公司等有移動辦公需求的員工，通過使用Web端、移動端的費用報銷、考勤、用章申請等行政辦公和協同辦公等系統功能，經過近3年的運行，員工對企業OA系統有了新的認識。目前，企業約九成以上的員工認為企業OA系統，滿足了大部分無紙化辦公的要求，打破了地域的辦公限制。使行政辦公審批系統化，執行效率得到了提升，規范了各類行政辦公申請格式。企業OA系統已經成為企業管理不可缺少的輔助手段，通過企業OA系統的協同辦公提高了企業管理工作的科學化、標準化。并且，隨著企業OA系統的持續深入應用，將會出現個性化的需求，為此研發人員將利用敏捷式開發結合新技術，加大企業內部的推廣，全面取消紙質行政辦公審批，更好地為企業管理提供保障和支撐。

大型房建類工程建設項目管理有別于其他房建類的項目管理，建設規模大、建設周期長、干系人眾多。對工程咨詢企業的組織、管理能力要求較高，除了需要掌握工程建設技術，還要組織參建單位以建設單位為中心，組成高效協同的項目部。建設過程中，產生大量的數據信息，未采用信息化系統管理前，溝通交流大多使用微信、QQ等線上溝通方式。項目采購等只使用電子表格簡單記錄，雖然使用了BIM等軟件輔助項目管理，但仍然無法滿足全生命周期的項目管理要求。

項目管理系統作為企業OA系統的業務子系統，承擔著項目管理業務的現場管理、參建單位管理、項目計劃管理、項目手續辦理、項目采購管理、項目技術管理、項目履約評價等系統功能。自去年通過招標方式，簽訂了采購合同，承建單位已經完成系統部署、優化定制、功能微調，經過多次版本迭代升級。目前已經在部分大型房建類工程建設項目管理中試運行約10個月。約有近百名項目管理人員使用該系統輔助項目管理工作。每日產生的項目管理業務信息少則數十條多則數百條，目前系統運行已經趨于穩定。

通過分析2套系統的運行環境結合企業管理需要可以看出，2套系統均屬于信息化管理系統。但2套系統應用的側重點不同，企業OA更側重于對企業辦公、企業管理等，實現了企業的數字化辦公，通過系統化的方式管理、優化企業組織結構，增強了企業協同辦公的能力，加強決策的一致性。但對項目管理業務的管理和業務支持相對偏弱。

項目管理系統作為企業OA系統，項目管理業務的子系統，有效彌補了企業OA系統中對項目管理業務的管理功能方面的不足。使全生命周期的項目管理，實現了信息化、系統化、流程化管理，提高了參建單位間的溝通效率、加快了項目合同審批速度、規范了內部管理流程。項目管理系統作為業務系統，幾乎不含企業OA系統的行政辦公信息。

從以上情況看，2套系統中信息重合程度較低，不存在相互沖突的信息。并且，目前兩套系統均可正常使用，均有研發人員負責研發和維護，可以進行技術對接，具備系統對接的實施條件。

1.2 對接方法

項目管理系統簽訂采購合同之前的可行性研究報告中已經考慮到需要與企業OA對接，但當時由于時間緊迫，因此并未對系統對接進行深入論證，只形成了初步的對接意向。

主要對接工作：1）員工工作日志填報。與企業OA中日志填報對接，實現日報信息共享，避免重復填報。2）項目成本管理：項目預算編制、項目費用申報、項目員工日常報銷，實現項目成本信息共享，避免重復填報。3）項目招標采購管理。項目材料的招標采購，實現項目招采信息共享，避免重復填報。4）項目合同管理。實現所有項目管理業務合同信息共享，避免重復填報。

從以上為可行性研究報告中的系統對接內容，可以看出提出的初步與企業OA系統的對接只是意向性的，并未對具體字段、功能等做出明確規劃。

隨著持續深入使用項目管理系統，發現原可行性研究報告中須與企業OA系統對接的項目招標采購管理、項目合同管理信息，由于2套系統對項目管理業務理解不同，目前已經無法實現系統對接，信息互通、數據共享。

經過與項目管理人員及研發人員多次溝通，最終確定項目管理系統讀取企業OA中姓名、部門、崗位等組織結構，員工工作日志中的工作內容等字段。普通費用報銷單中的申請人、合計金額等信息。將原需要對接項目招采、合同管理模塊更換為讀取企業OA系統中公司要聞、通知公告、會議通報、會議紀要、業務動態、風險管理、業務生產管理規范、培訓通知、企業通信錄、企業部門動態、企業市場開發簡報、企業會議使用記錄、任務管理、項目管理辦公室通知、項目管理辦公室簡報、企業項目管理操作指南、企業知識管理、企業廉政新聞、企業廉潔從業、企業專項治理、企業法律事務，企業公開公示，共22個模塊信息。

結合項目管理人員地域分散、項目管理工作復雜等情況，綜合考慮網絡環境、計算機配置等軟硬件條件。同時，為了保證企業OA系統的穩定性、安全性以及數據的完整性，提出了本次與企業OA系統對接，只從企業OA系統以接口的形式讀取數據庫部分表中的數據，不做任何回傳、覆蓋、添加、更新、刪除、修改等操作。為了避免項目人員對信息產生歧義，讀取出企業OA系統信息將在項目管理系統中作為一個獨立模塊僅供瀏覽和查詢。

未來企業OA系統如有需要項目管理業務數據信息寫入，承建單位承諾，將配合讀取項目管理系統的業務數據。

同時，通過接口設計，企業OA系統推送與項目管理業務有關的項目編號、項目里程碑、項目預算、項目費用、項目員工日常報銷等與項目管理業務有關的字段信息至項目管理系統。企業OA系統與項目管理系統對接如下圖1所示。

圖1 企業OA系統與項目管理系統對接

通過系統對接，企業OA系統預計數據讀取和推送情況如下表1所示。

表1 預計企業OA系統數據讀取和推送情況

接口設計總體遵循高內聚、低耦合、精分解的設計原則，降低各模塊間的耦合度和操作的復雜程度，保證通用性，提高復用和擴展性。

另外，采用接口的方式可以實現數據讀取，最大程度的降低研發工程師的現場工作量，預計通過1~2次現場協調會便可完成技術溝通，細節溝通擬采用遠程方式。

接口設計主要原則：1）所有的接口設計均遵循ITSS（Information Technology Service Standards 信息技術服務標準）標準及行業接口規范；2）采用SOA（Service-Oriented Architecture 面向服務的架構）組件模型；3）符合RESTful架構，統一返回格式，約定業務層錯誤編碼，每個編碼可以攜帶可選的錯誤信息；4）入參格式統一，保持風格、日期等格式統一；5）減少類的成員，保持接口易開發。

其他設計原則：1）簡單、快捷、通用性、可靠性高；2）充分考慮接口涉及系統的應用性，靈活支撐需求變化；3）保證接口數據的一致性；4）JSON/XML格式數據為主要的數據傳輸載體；5）確保接口數據在兩系統中可互認，保持數據的可讀性；6）無論程序如何實現，實現的方法如何改變，在一個接口定義的函數必須保持完全相同的結構和作用，保持接口的穩定性；7）無論研發人員是否發生變化，都應保持接口的易讀性；8）減少接口冗余保持接口的簡潔性。

組織研發人員就上述系統對接方案展開研討，肯定了上述系統對接方案安全、便捷，切實可行，實現了企業OA與項目管理系統的對接，信息互通、數據共享。改善了項目管理人員的系統使用體驗，打通了企業辦公與項目管理業務信息傳播渠道，提高了項目管理人員的工作效率。

1.3 注意事項

除了具備實施條件，做好準備工作，對接方法要經過多次論證外，系統對接還需要注意以下幾個問題。

首先，2套系統均正常運行，系統對接工作不能影響系統正常使用，保持系統的穩定性。因此，系統對接在編制對接工作計劃時，盡量選在下班或周末等非工作時間，并且正式開始系統對接前應發布面向全員的通知公告，明確系統暫停使用的時間、頻次等，提示全員做好備份工作，提前安排好系統使用時間，預留系統聯系人電話。并且，正式對接工作開始應提前1 h左右通過微信等線上溝通軟件發布系統停用消息，完成對接工作后，及時發布恢復系統使用消息。盡量減少因系統工作給企業員工帶來的不便。其次，系統對接工作前必須對數據進行備份，以防數據損壞，保持數據的安全性。

無論企業OA系統還是項目管理系統都要保證數據安全，系統備份是一項持續性長期的工作。定期由專人負責數據備份，備份設備的保存等均有詳細的記錄。為了更好地保障系統對接數據備份工作，數據備份人員制定了系統對接數據備份方案，每次對接工作開始前進行一次數據庫全量備份，程序調整完成后進行一次數據庫增量備份。

一旦出現因程序調整導致數據損壞、丟失等情況，立即啟動應急預案恢復數據。同時，在對接工作中涉及數據庫存儲過程、數據庫結構調整等，2個系統的數據庫工程師應協同工作，保持密切溝通，避免因數據庫結構差異導致無法寫入數據庫等情況。

最后，已經完成對接的部分要經過反復測試后才可發布，保持系統的完整性。本次對接工作嚴格執行版本控制，對接過程中的程序代碼、配置文件及說明文檔等文件變更、歸檔等全過程文檔規范化管理。研發人員的對接代碼均需經過測試人員多輪的黑盒與白盒測試，保持系統的兼容性，并且還要經過網絡管理員的網絡安全測試，并詳細記錄與上一版本的異同，然后在測試服務器上進行安裝，邀請企業員工登錄測試服務器上的系統協助新版本的測試，根據企業員工的測試反饋，及時修補BUG等完善工作。根據測試及試用結果，選擇穩定、完整性高的版本更新至正式服務器，向企業員工提供版本說明，預留聯系電話及時解答企業員工提出的系統使用問題和系統錯誤。

2 本次系統對接的思考

工程咨詢企業的信息化建設在采用信息系統解決管理問題時，無法確保單一系統實現項目管理業務的全部需求。單一系統也只能解決管理中的局部問題，這些問題可能來自于某一管理方面的某一領域。依賴于一個系統解決項目管理全部問題是不切實際的，表現在功能需求根本無法實現全過程覆蓋，更重要的是，單一系統也無法適應差異化項目的定制過程或有針對性地管理服務過程，更無法保證項目管理服務需求深度實現等實際問題。

工程咨詢企業的信息化建設應著眼于差異化定制，信息化建設過程要解決不同類型項目環境條件動態變化下的權變應對過程，具有高可用和適用性。解決不同場景的應用，確保項目實施各階段、流程、參建單位等多方面的功能全覆蓋。確保為各類項目管理業務的應用帶來便利，提升項目管理業務的管理效率和效能，為所有項目管理人員所接受。

同時，工程咨詢企業的信息化建設需要既熟練掌握信息技術，又了解工程建設的相關知識的復合型人才，并且致力于在工程咨詢信息化領域長期發展。企業也應該提供良好的發展環境，大力培養信息化人才，持續營造信息化發展氛圍，激發全員參與信息化建設的主動性，促進信息技術在項目管理業務中的應用，將信息化發展納入企業發展戰略，成為企業發展的中流砥柱。

經過本次系統對接使筆者認識到在信息技術高速發展的時代，隨著企業的發展，信息化建設將會得到更多的重視。企業OA系統、項目管理業務系統甚至未來建設的項目信息系統、多元化資源系統、項目管理開放型任務管理系統等多套信息化系統并行應用，長期并存，信息共享、數據互通、系統功能互補將成為常態。如何做好多系統的對接，整合等工作是每位工程建設項目管理信息化人員都將面對的考驗。

3 結語

項目管理屬于管理學分支，工程建設的建設周期長、流程工藝復雜、質量安全要求高，建設規模一般較大，投資較多、潛在風險高。工程建設項目管理的管理難度大，要求工程咨詢企業具有較高的組織能力和科學的管理方法才能做好工程建設項目管理業務。目前，很多工程建設項目都存在概算超估算、預算超概算、決算超預算的三超現象，以及施工階段的質量安全隱患，很多研究者通過研究發現造成這些問題并非來源于工程技術，究其本質在于項目管理中的職責不清、工作職責不明等項目管理方面問題導致。近年來，隨著工程建設咨詢行業信息化程度的逐漸提高，企業也意識到依靠信息化建設，能夠輔助解決工程建設項目管理中的相關問題，實現企業精細化管理，項目管理業務數字化轉型，節約辦公、人工成本，促進企業高質量發展。