淺析建設項目檔案跟蹤管理與電子文件歸檔有效途徑

張濤

摘要：在建設項目開展過程中，需要通過項目檔案來進行定期的總結和歸納，傳統的建設項目檔案跟蹤管理，主要采用紙質的形式。當前，隨著科學技術以及計算機技術的不斷發展，項目紙質檔案的數量也在逐年上升，在這種情況下，現代的檔案跟蹤管理方式也在發生變化。為了提高項目檔案管理的效率，電子文件歸檔成為了一種主流方式。本文針對當前項目建設過程中，檔案的歸納、總結、分類進行管理，并指出電子文件歸檔過程中存在的不足，針對這些問題提出幾點有效的解決途徑，以提高項目建設過程中檔案管理的效率。

關鍵詞：建設項目;檔案管理;電子文件歸檔;有效途徑

引言：

在項目建設的過程中，需要時刻記錄項目建設進程和工作管理情況。近年來，我國建設項目越來越規范化，對檔案跟蹤管理工作提出了更高的要求，這些要求使得電子文件歸檔也更加規范化。隨著建設項目數量的增多，檔案歸檔內容也隨之增加，當前的檔案跟蹤管理策略和制度已經不符合項目建設的實際情況，如果采用原始的歸檔方法和方式，將會導致歸檔任務繁重，歸檔效率低下，只有采用更加高效的電子文件歸檔方法才能更加符合項目建設實際需要。所以，對于國家和社會發展來說，電子文件歸檔成為了一種必要的手段。

一、電子文件歸檔以及項目檔案的跟蹤管理

項目建設過程中，需要對項目如實完整的記錄，一般來說按照時間進行記錄，這個過程被稱為建設項目檔案跟蹤管理。檔案跟蹤管理方法主要包括兩種，傳統的紙質文件歸檔和當前的電子文件歸檔。所謂電子文件歸檔，是指在項目建設的過程中涉及的所有文件，比如說項目建設的圖紙、項目建設的音頻、項目建設的文字以及視頻等進行收集、歸納和記錄[1]。而這些電子文件是項目建設的歷史見證，能夠為項目后期的驗收提供必要的支撐。除此之外，電子文件也體現了項目建設單位的合法權益，是對項目建設過程中整個項目的檔案記錄。更為重要的是，電子文件檔案也是項目后期建設、驗收、管理等必要的參考性文件，有利于促進對項目的監管和驗收。一般來說，電子文件歸檔以及電子檔案具有一定的保密性，只有專業的項目檔案工作人員才有資格完成電子文件歸檔以及檔案跟蹤管理。

在電子文件檔案收集過程中，對于工作人員來說，應該首先掌握電子檔案的基本組成，明確電子文件歸檔的范圍，在文件采集的過程中，也要保證與項目相互融合。除此之外，專業的工作人員一定要熟悉各種辦公軟件，以提高電子文件的收集效率。電子文件收集過程中應該保證文件的規范性，以有利于后期電子文件的查閱、轉移和管理。另外，在電子文件檔案收集和管理的過程中，應該保證電子文件的真實性，只有文件具有一定的真實性，才有收集的意義。一般來說，電子檔案的保存時長要高于紙質檔案的保存時長。

二、建設項目檔案跟蹤管理與電子文件歸檔有效途徑

我國已經對電子文件的歸檔以及管理進行了嚴格的規范，在電子文件歸檔的過程中，相關部門應該加強對規范的認識，保證文件符合歸檔的要求，只有滿足相關歸檔要求，才能夠移交至檔案部門[2]。而在電子檔案管理的過程中，應該采用科學的保存和管理辦法。為了保證電子檔案的安全性，一般采用脫機的方式進行管理和保存。與紙質檔案相比，電子檔案傳輸更加快捷，同時，電子檔案能夠實現更廣范圍的文件存檔。當前，隨著建設項目數量的增多，必須加強對電子文件以及檔案跟蹤管理的重視，提高電子文件歸檔的效率。

首先，組建電子檔案管理以及領導小組。在信息化時代，高速發展的信息技術和計算機技術為檔案的管理工作提供了越來越多的便利，電子檔案管理工作主要涉及電子文件的保存、管理、分類以及利用等。在傳統的檔案管理過程中，存在著很多不足，如檢索困難、借閱手續繁雜、紙張氧化等，導致了檔案跟蹤管理的效率較低，一定程度上影響了建設項目的順利開展。隨著時代的發展，為了更好地開展電子文件歸檔和管理工作，需要組建一支具有較高檔案跟蹤管理能力的領導小組，小組的工作人員除了具備扎實的檔案基本理論知識和管理技能外，還要具有一定的信息技術能力。同時，需要選擇一位兼具卓越領導力和管理能力的小組長，負責整個小組工作的宏觀把控和適當調配，將檔案工作落實到個人，保證小組內每個成員都能夠以負責任的態度執行檔案管理工作，完成既定目標。

其次，建立相關的檔案跟蹤管理制度，無制度難以成方圓。檔案管理工作難度大，內容廣，需要建立完善的檔案制度和規章，做到有章可循、有據可依，檔案工作人員在規章制度的指導下，結合建設項目的實際和特點，循序開展檔案追蹤管理工作，保證檔案的完整性、準確性以及系統性。同時，需要歸檔的電子文件必須要符合國家和行業標準，來源可靠、程序規范、要素合規，進行分類保管和利用。

第三，創新電子檔案管理辦法[3]。對于項目的建設單位來說，可以定期召開相關會議，開展專項調研，通過合作交流的方式，集思廣益，收集新思路、新想法，使建設項目檔案跟蹤管理工作緊跟時代步伐，更加高效地為項目建設服務。同時，要創新檔案的管理方式，實現電子檔案資源與信息技術手段相結合，讓信息技術手段為電子檔案的管理服務，通過開發或引進適用性和實用性強的信息系統，并與電子檔案管理系統有效銜接，實現電子檔案的全過程管理，提高電子文件歸檔的效率，實現電子資源的有效共享和利用。除此之外，建設單位應該定期加強對檔案、電子檔案管理人員的培訓，包括檔案管理能力和信息技術能力的培訓，使工作人員既懂檔案，又懂信息。

三、結束語

隨著社會與科技的不斷發展，人們的生活發生了巨大的改變，而在項目建設的過程中，檔案跟蹤管理與電子文件歸檔具有重要的作用。與傳統的紙質檔案相比，電子文件歸檔更加符合時代發展的需求。電子檔案能夠真實反映項目建設過程的每個細節，保證項目建設的進程，對項目建設具有一定的監督作用。在對建設項目檔案跟蹤管理的過程中，必須使檔案更加的規范化，保證檔案的真實性和完整性，發揮檔案應有的作用。

參考文獻：

[1] 方絲雨. 淺析建設項目檔案跟蹤管理與電子文件歸檔有效途徑[J]. 赤子，?2018，?000（013）：134.

[2]張彥. 建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理系統構建路徑研究[J]. 西北電建，?2019，?000（004）：P.15-16.

[3]劉春雪. 建設項目電子文件歸檔和電子檔案跟蹤管理探究[J]. 科技創新導報，?2018，?15（36）：162+164.