關于大學生檔案信息化管理的幾點思考

高斌

摘 要：高校學生檔案是我國人事檔案管理工作的重要一部分，在現(xiàn)代信息技術快速發(fā)展的今天。高校學生檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。對于新形勢，企業(yè)怎樣逐步做到大學畢業(yè)生檔案保存的安全、有序、便捷，是大學生檔案管理者需要認真思考的問題。各部門要加強學校檔案管理的專業(yè)技術能力，充分利用計算機技術，實現(xiàn)學校檔案管理的全面數(shù)字化，是進一步提升學校學生檔案管理水平的有效途徑。

關鍵詞：學生;檔案信息化;管理基本現(xiàn)狀

引言

高校學生檔案，就是對大學生在校時期的學業(yè)情況和各類社會經(jīng)驗的真實記載，是大學生就業(yè)，以及今后各類組織招聘、錄取、考評等的依據(jù)。就是每個學生人事檔案建立的重要基礎。近年來，由于中國高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展、高等院校學生入校數(shù)量和規(guī)模的擴大以及就業(yè)途徑的不確定性，學生檔案保存工作也日益表現(xiàn)出了其復雜化與專業(yè)化，所以，在新形勢下，對于提升高校學生檔案管理的技術水平，將具有非常重要的意義。

一、目前我國高校學生檔案管理的基本現(xiàn)狀

（一）學生檔案管理方法落后，信息化進度差較慢

由于中國高等教育向大眾化教育方向的轉(zhuǎn)變，大學擴招導致在校生數(shù)量激增，為高等院校學生工作增加了極大的困難。高校學生檔案具備存放信息內(nèi)容多、容量大、保管時間短、周轉(zhuǎn)迅速的優(yōu)點。目前不少院校都還停留在原始落后的手工紙質(zhì)作業(yè)模式，無法滿足現(xiàn)代化教育迅猛發(fā)展的需求，要想克服上述問題單靠簡單地增加管理人員數(shù)量是不夠?qū)嶋H的，學校還需要利用現(xiàn)代化的工具管理系統(tǒng)學生檔案，才可以促使學校檔案管理規(guī)范化、科學性、系統(tǒng)化。

（二）專業(yè)人員匱乏，檔案的現(xiàn)代化信息管理技術有待提高

隨著高等教育網(wǎng)絡建設與信息技術現(xiàn)代化社會的發(fā)展，高等院校學生檔案管理工作還急需一些現(xiàn)代化信息管理技能方面的人員。但目前，高校學生檔案保管的素質(zhì)能夠達到這些條件的還為數(shù)不多，且在校學生檔案保管多是兼職，而兼職學生檔案管理者由于受到專業(yè)的學生檔案保存的培養(yǎng)較少，所以學員普遍欠缺學生檔案保管的基本理論和技術、我國現(xiàn)代化管理工作的基本技能和方法、有關學生檔案保管的國家法規(guī)與行業(yè)準則以及全面的企業(yè)檔案保管專業(yè)知識，從而難以達到對學生檔案的科學化管理。檔案管理只適合于裝回口袋，鎖進書柜，而只徘徊于你查我調(diào)的簡單階段。這些傳統(tǒng)的工作方法都費時長、工程量大、效率低、管理成本極高，并不符合學生檔案管理便捷的特點。隨著大學畢業(yè)生數(shù)量的增加，學校要將檔案信息化工作達到現(xiàn)代性、互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化。但是，目前學校電子信息化的進度還只能由某些國家重點高校開啟并應用，多數(shù)學校的信息化進程發(fā)展還是非常遲緩。

二、關于加快高校學生檔案信息化管理步伐的幾點思考

（一）更新觀念，轉(zhuǎn)變思想

現(xiàn)代檔案學指出現(xiàn)代化管理宗旨的提出是文書與檔案保管工作蓬勃發(fā)展的必需條件，該現(xiàn)代化代管宗旨將伴隨目標、管理含義和技術條件的改變而完善。在當前新形勢下企業(yè)，學校必須進一步增強學生對學校檔案管理工作重要性的深刻理解，學校培養(yǎng)學生檔案保存能力有利于促進學生的全面健康發(fā)展、改善學校管理工作與教學質(zhì)量的新觀念：建立學生檔案科學化管理工作有利于學校特殊人才機制建立的新理念，建立學生檔案科學化管理工作有利于學校就業(yè)招聘和學生自由選擇管理工作進行的新理念：更有培養(yǎng)在新型科技條件下，學校檔案保管工作要網(wǎng)絡化、信息化、標準化的新理念。各類院校都必須把學校檔案管理工作當作學校行政管理大系統(tǒng)的重要一部分，必須高度重視，大力推廣，全面提高學校歸檔意識。把學生檔案管理工作和學校其他管理工作、服務等管理工作置于同樣重要的地位，同規(guī)劃、同布置、同檢查、同落實、同評價，這是保證提升學生檔案管理工作建立良好管理水平的一項關鍵前提。唯有如此，學校的檔案管理工作才能夠更加科學合理、規(guī)范性，能夠起到學校教育檔案的憑證、依據(jù)和參照功能，從而服務于學校，服務社會。

（二）改革管理模式，推進信息化管理

由于高等教育的擴招，在校生總量的大幅度增長以及全球信息技術的蓬勃發(fā)展，高等學校需要變革傳統(tǒng)的教學手工模式，充分利用網(wǎng)絡新科技、信息新設備，并力爭采用以計算機為核心的現(xiàn)代信息技術，有規(guī)劃地建設了學生學籍、信用、健康和貧困生檔案信息的網(wǎng)絡系統(tǒng)，通過以紙質(zhì)文檔和電子文檔共存的形式，以自動搜索為主要使用方法的現(xiàn)代管理歸檔模式，有步驟地將中小學生文檔詳細劃分、保管、傳遞，以達到學校檔案管理的現(xiàn)代化。以減少檔案管理的專兼職管理者的日常工作負荷，并大大提高了工作效率。學生檔案信息化系統(tǒng)是一個要求利用多種學科知識，多學科專業(yè)協(xié)同，多部門協(xié)調(diào)，各環(huán)節(jié)配合的信息系統(tǒng)，在信息系統(tǒng)建設進展迅速地目前發(fā)展階段，深入研究探索信息系統(tǒng)的協(xié)同組織建設、加強民主管理與科研決策工作，是十分必要的。學校經(jīng)過核實后納入學員個人檔案，為學生檔案材料的基礎數(shù)據(jù)。全系統(tǒng)管理的學生檔案管理人員通過這份登記表，將所有的基礎信息全面記錄在計算機系統(tǒng)。實現(xiàn)了一次性錄入，多次使用。各系根據(jù)學員在校平時歸人的各類相關材料。及時記錄了學校各類最新的信息數(shù)據(jù)，動態(tài)地記載了一個大學生發(fā)展前進的歷史。在已經(jīng)建立好基本數(shù)據(jù)庫的基礎上，隨時記錄著學校的最新資訊，并適時地為錄人的信息系統(tǒng)進行維護和更新，這樣能便于學校學生求職，各種相關材料的自行制作和個人信息的交換。

（三）提高人員素質(zhì)，重視隊伍建設

在學生檔案信息化建設管理方面，學校首先必須解決人才問題。學校可以培養(yǎng)了一批專門、服務精良的學校檔案工作信息化隊伍，是實施學生檔案信息化管理工作的根本保證。大學畢業(yè)生檔案管理工作有著強烈的政策性、原則性和服務性特點，這就需要歸檔保管員必須具備過硬的思想政治理論知識素質(zhì)、較高的愛崗敬業(yè)和無私奉獻，同時更需要具備比較厚的歸檔保管基礎理論的專業(yè)知識功底，了解和把握與歸檔學、歸檔管理理論、歸檔維護技能等領域相關的專業(yè)知識，并熟練掌握計算機應用和計算機網(wǎng)絡技能。能運用計算機網(wǎng)絡技術，形成一個系統(tǒng)完整的學校各種文件檔案信息系統(tǒng)資料，學員能夠非常方便地統(tǒng)計、查閱、搜索學校的各類信息資料，從而達到學校檔案管理互聯(lián)網(wǎng)、信息化、數(shù)字化。

結(jié)語

綜上所述，由于高等教育學校在校生數(shù)量和發(fā)展規(guī)模的擴大高等教育學生檔案保管工作應當大膽開拓，主動借鑒現(xiàn)代性管理方法，進一步強化學生檔案保管工作。一方面，學校要盡力創(chuàng)造條件完成學校學生檔案保存工作由相對落后的手工操作向信息化管理的過渡，另一方面要完成學校學生檔案檢索內(nèi)容的全面數(shù)字化管理，讓學校各個部分的學生檔案與信息等資料達到共享，這不但能夠節(jié)約大量的人力，減少了學生檔案保管的成本，同時也能夠達到更為迅速、系統(tǒng)、全面、精確地提供各種學生檔案材料的目的。

參考文獻：

[1] 曾顯策. 淺談高校大學生檔案管理信息化平臺發(fā)展探究[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2021（15）：67，70.

[2] 譚軍紅. 教育信息化背景下大學生就業(yè)檔案管理研究[J]. 科技資訊，2019，17（25）：74-75.

[3] 石艷艷. 信息化背景下大學生檔案管理的高效措施[J]. 魅力中國，2021（24）：38-39.