淺議做好社區檔案管理的對策及建議

文/夏 靜

淺議做好社區檔案管理的對策及建議

文/夏 靜

社區檔案工作是社區各項工作的真實記錄，是社區科學執政、民主執政、依法執政的基礎性工作。

社區檔案；管理；重要保證

隨著社區建設的推進，城市社區作為基層組織在實現經濟和社會協調發展、解決基層各種社會問題、維護社會穩定、加強基層政權建設等方面發揮了重要的作用。加強新型社區檔案工作，不僅有利于促進社區的管理和服務，而且有利于黨委和政府更全面詳實地了解社情、民情。因此，不斷強化完善城市社區檔案工作建設是社區科學執政、民主執政、依法執政的基礎性工作。然而，在現實工作中，要將社區檔案收集完整、集中并規范地進行管理難度是相當大的。如何在為社區管理、服務群眾、構建和諧社會等方面發揮作用，是社區檔案面臨的現實而又緊迫的任務。

一、城市社區檔案管理工作存在的主要難點及不足

1.檔案意識淡薄，對社區檔案重視不夠

一是相當一部分人員包括領導干部對社區檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是分分撿撿、收集保管的細碎事務，不是單位的主要工作，不能給單位創造工作政績，只要“守好攤”、不丟失、不泄密、能應付查檔就行了。沒有認識到檔案的重要性。二是檔案工作未納入社區的達標考核中，檔案人員的工作積極性不高，各崗位工作人員各做各的，各管各的，都覺得檔案放在自己手中用起來方便，不愿意交出來統一進行整理和管理。

2.檔案保管條件差，綜合檔案室硬件設施不齊

由于受到辦公條件的制約，許多社區沒有獨立檔案室，未配備必要的設施和購置專業的檔案裝具。有的社區因檔案多、檔案室地方狹小，致使無法實行集中統一管理，只能分散保管在相關部門，遺失、廢棄等風險進一步加大。有的社區因辦公地點的多次搬遷，社區檔案資料隨意堆砌，凌亂堆放，雜亂無章，無人問津；有的破損污損嚴重，甚至重要社區資料因沒有立卷歸檔造成丟失；因檔案的不齊全，缺檔、斷檔嚴重，造成檔案資料的無序性，從而也就不能有效發揮社區檔案的服務和利用價值，極大挫傷社區工作者建檔的積極性。

3.缺乏專業檔案管理人員，人員配備不足

由于社區工作涉及面廣、內容多、任務重，許多工作人員往往身兼數職，檔案管理精力投入嚴重不足；檔案管理隊伍不穩定，崗位變動頻繁，流動性強。由于社區人員成分復雜，招聘的工作人員不穩定，部分社區三年一換屆，有些社區甚至根本沒有配備固定的專兼職檔案管理人員；部分檔案管理人員缺乏必備的基本檔案專業知識和崗位基本技能，業務培訓不足，業務工作不熟練，很難勝任檔案管理，致使檔案人員的專業技能始終處于低水平的狀態。

二、提高社區檔案工作水平，扭轉薄弱局面的對策及建議

1.完善社區檔案管理的體制機制，強化社區檔案管理的保障力

加強社區檔案的管理，要按照“統一領導，分級負責”的原則，形成城區街道統一領導，檔案管理部門歸口負責，民政部門聯動的體制和機制，全面強化社區檔案管理。街道辦事處要提供支持、創造條件，要真正發揮領導的主體責任，全面完善好社區檔案管理；民政部門是社區建設的牽頭單位，也應該對社區工作包括檔案工作進行整體規劃，要主動參與社區建設的協調，強化社區檔案工作的建設。檔案行政管理部門應主動溝通、說服，取得各級領導的重視和支持，將檔案工作列入社區建設規劃、列入財政預算，在人、財、物上給予大力支持，設立社區綜合檔案室，以保證有存放檔案的場所，以推進社區檔案的規范化發展。

2.建章立制，規范管理，促進檔案管理規范化、制度化

要按照城市社區檔案管理制度標準，嚴格建立好切合自身社區實際的相關制度，如《社區檔案工作人員崗位責任制》、《檔案立卷歸檔制度》、《社區檔案保管制度》、《社區檔案利用制度》等多項制度。對社區檔案的收集、整理、借閱、保管、利用、銷毀等做出統一要求，嚴格按照制度的規定進行，力求社區檔案工作有章可循、有法可依。

3.強化業務培訓，提高技能水平，實現檔案管理人員專業化

從整體上看，社區檔案管理人員來自不同的階層，文化程度差別較大，從事社區檔案管理工作的能力也有很大的不同，因此，加強社區檔案人員的業務培訓，提高從事檔案人員的業務能力，促使檔案管理人員掌握現代化的管理技術和方法，是提高檔案業務水平的根本。要圍繞重點，提高檔案業務能力。重點加大《城市社區檔案管理辦法》的培訓力度；根據社區檔案形成的特點，有針對性的對檔案的收集、整理、鑒定以及文書、照片、實物檔案的收集與整理，社區文書檔案歸檔范圍和保管期限的劃分等不同方面強化從業人員的檔案管理業務水平。要邀請檔案局工作人員上門指導、咨詢服務的形式對社區檔案員進行全員培訓。搭建平臺讓檔案員走出去觀摩、迅速提高和掌握檔案工作的基本技能和知識，以激發工作熱情，增強責任意識，使社區檔案管理工作邁上新臺階奠定堅實的基礎。

［1］賈奎文.建立社區檔案的初步實踐與探討［J］.檔案天地.2002（06）

［2］王雪玲.社區檔案管理工作之我見［J］.檔案管理.2003（05）

［3］欒俊.社區檔案管理工作的難點與對策，蘭臺世界，2007 年. 7（上半月）

［4］安愛君，路榮霞.對社區檔案管理的幾點思考，檔案天地，2008年第7期

（作者單位：山東省乳山市城區街道辦事處）