中小型食品生產(chǎn)企業(yè)采購(gòu)成本控制策略探究

蔣長(zhǎng)浩

為解決中小型食品生產(chǎn)企業(yè)采購(gòu)成本控制中存在的問題，需結(jié)合實(shí)際情況組建完善的采購(gòu)部門，制定合理的采購(gòu)制度，執(zhí)行高效的采購(gòu)計(jì)劃，加大監(jiān)督力度，提升管理能力，確保在有效控制下實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。基于此，在本文中結(jié)合采購(gòu)成本控制中經(jīng)常出現(xiàn)的問題加以分析，并給出作者自己的控制策略，以期提升中小型食品生產(chǎn)企業(yè)的采購(gòu)效益。隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的生活水平不斷提升，對(duì)于食品也提出了更高的要求。中小型食品生產(chǎn)企業(yè)與人們的生產(chǎn)生活存在密切聯(lián)系，特別是在食品行業(yè)快速發(fā)展下，社會(huì)消費(fèi)量逐漸提高，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)進(jìn)一步加劇。企業(yè)將目光從內(nèi)部生產(chǎn)過程管理轉(zhuǎn)向產(chǎn)品全生命周期中的采購(gòu)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)采購(gòu)控制，以降低生產(chǎn)成本。

采購(gòu)成本控制中存在的問題

中小型食品生產(chǎn)企業(yè)在實(shí)際發(fā)展中，采購(gòu)工作的實(shí)施因?yàn)楦鞣矫娴南拗七€存在諸多問題，不僅是組織架構(gòu)還是管理制度，采購(gòu)人員自身也存在著很多不足。所以需要對(duì)這些問題進(jìn)行分析，明確具體的原因，結(jié)合實(shí)際給出合理的解決措施。

采購(gòu)人員不專業(yè)

雖然很多企業(yè)都已明確組織架構(gòu)，組建采購(gòu)部門，但是為了節(jié)約用人成本，往往一人身兼數(shù)職，采購(gòu)人員水平參差不齊，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)原材料品質(zhì)不合格導(dǎo)致而導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)缺陷。究其原因是采購(gòu)人員專業(yè)性不夠，對(duì)原材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，對(duì)物料特性掌握不足，采購(gòu)的原材料不能滿足食品生產(chǎn)要求，從而引發(fā)一系列的產(chǎn)品質(zhì)量問題。而一旦出現(xiàn)食品安全問題，將給中小型食品生產(chǎn)企業(yè)帶來致命打擊。并且由于采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)能力不足，難以控制物料價(jià)格，時(shí)常出現(xiàn)原材料成本過高的現(xiàn)象。同時(shí)，不專業(yè)的采購(gòu)人員缺乏足夠的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，當(dāng)接收到錯(cuò)誤的票據(jù)憑證時(shí)，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)無法正常入賬，從而增加財(cái)務(wù)成本。

采購(gòu)制度不嚴(yán)謹(jǐn)

中小型食品生產(chǎn)企業(yè)大都建立了自己的采購(gòu)制度，但這些制度往往是網(wǎng)絡(luò)下載的通用版本，未結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展情況進(jìn)行修訂，嚴(yán)謹(jǐn)度不夠，導(dǎo)致整個(gè)采購(gòu)流程出現(xiàn)明顯漏洞。缺少嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫冗M(jìn)行指引和約束，不僅會(huì)造成采購(gòu)成本的浪費(fèi)，還會(huì)導(dǎo)致物資質(zhì)量失控，進(jìn)一步影響企業(yè)生產(chǎn)效率和最終產(chǎn)成品的質(zhì)量。同時(shí)部門之間職責(zé)劃分不明確，遇到問題相互推諉，貪污腐敗違法現(xiàn)象頻發(fā)，影響企業(yè)作風(fēng)，損害了企業(yè)形象和經(jīng)濟(jì)利益，從而給企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展帶來重大影響。

采購(gòu)計(jì)劃不準(zhǔn)確

中小型食品生產(chǎn)企業(yè)具備復(fù)雜性和多變性的特點(diǎn)，會(huì)根據(jù)客戶的不同需求和多變的市場(chǎng)因素做出不同的決策。特別是在采購(gòu)環(huán)節(jié)中，采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)品類以及采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量的變化，都將導(dǎo)致不同的采購(gòu)決策。例如大宗采購(gòu)的單價(jià)一般遠(yuǎn)低于小批量采購(gòu)的單價(jià)，如果沒有明確的采購(gòu)計(jì)劃，為了降本而決定實(shí)施大宗采購(gòu)，可能導(dǎo)致原材料庫存增加，倉(cāng)庫管理費(fèi)用上升，企業(yè)流動(dòng)資金被占用。而一味追求小批量采購(gòu)，盡管能有效降低庫存成本，但是由于需要實(shí)施多次采購(gòu)，也會(huì)導(dǎo)致總物流費(fèi)用的增加。中小型食品生產(chǎn)企業(yè)在實(shí)際發(fā)展中，還伴隨訂單的不穩(wěn)定，生產(chǎn)計(jì)劃也隨之波動(dòng)，物料需求難以預(yù)測(cè)，倘若制定出不準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃，前瞻性和精確度不足，物料短缺和庫存積壓的現(xiàn)象并存，“牛鞭效應(yīng)”也會(huì)給企業(yè)帶來巨大負(fù)擔(dān)，采購(gòu)復(fù)雜度直線上升。在這種情況下，不僅使企業(yè)的采購(gòu)成本增加，也給企業(yè)帶來了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)，甚至?xí)l(fā)資金鏈斷裂，危及企業(yè)存亡。

采購(gòu)監(jiān)督不徹底

中小型食品生產(chǎn)企業(yè)在實(shí)際建設(shè)和發(fā)展中，缺乏對(duì)整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)督管理，未構(gòu)建有效的內(nèi)控機(jī)制。采購(gòu)人員在實(shí)際工作過程中，往往供應(yīng)商引入、詢價(jià)、議價(jià)、商務(wù)談判、簽訂合同、請(qǐng)款等環(huán)節(jié)都是由一個(gè)人全部負(fù)責(zé)，采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)工作未做到相互分離，得不到整體制約。單人負(fù)責(zé)制的采購(gòu)，導(dǎo)致采購(gòu)信息來源單一和信息不對(duì)稱，使得監(jiān)督管理名存實(shí)亡。而缺乏采購(gòu)評(píng)審、合同會(huì)簽和供應(yīng)商管理，也會(huì)使得采購(gòu)人員和供應(yīng)商相互勾結(jié)，損害企業(yè)利益，使得企業(yè)做出錯(cuò)誤的采購(gòu)決策。

采購(gòu)成本控制問題的解決措施

成立專業(yè)的采購(gòu)部門

設(shè)立專業(yè)的采購(gòu)部門是中小型食品生產(chǎn)企業(yè)采購(gòu)成本控制工作的關(guān)鍵內(nèi)容，規(guī)劃采購(gòu)部門的組織結(jié)構(gòu)，明確部門職責(zé)以及崗位職責(zé)，采購(gòu)部門人員以經(jīng)理、主管、專員三層架構(gòu)為主，經(jīng)理負(fù)責(zé)采購(gòu)部門整體戰(zhàn)略規(guī)劃，預(yù)估市場(chǎng)行情的走勢(shì)，及時(shí)鎖定供應(yīng)商的產(chǎn)能和價(jià)格，確保總成本最優(yōu)；主管負(fù)責(zé)原材料質(zhì)量提升、價(jià)格談判和供應(yīng)商績(jī)效管理，促進(jìn)降本增效；采購(gòu)專員負(fù)責(zé)具體的物料交付和供應(yīng)商協(xié)同，保障物料供應(yīng)和服務(wù)優(yōu)化。采購(gòu)人員需要詳細(xì)掌握不同部門的物料需求情況，對(duì)采購(gòu)原材料的成本和資金預(yù)算進(jìn)行控制，并進(jìn)行合理的記錄和調(diào)整，結(jié)合實(shí)際制定出完善的原材料采購(gòu)計(jì)劃。同時(shí)還需要積極和相關(guān)部門溝通，加強(qiáng)與計(jì)劃、倉(cāng)儲(chǔ)和品質(zhì)部門的工作協(xié)同，掌握好原材料的物理特性和質(zhì)量情況等。

只有讓專業(yè)的采購(gòu)人員更好地履行自身職能，才能保證采購(gòu)部門工作更加規(guī)范。對(duì)于采購(gòu)人才，一方面強(qiáng)化食品專業(yè)知識(shí)和財(cái)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，另一方面不斷提升采購(gòu)管理能力，培養(yǎng)更多的專業(yè)人員，使用更先進(jìn)的管理工具，促進(jìn)信息化和系統(tǒng)化，也將促使企業(yè)采購(gòu)工作效率的提升，從而保障企業(yè)生產(chǎn)工作的順利執(zhí)行。

編制嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少?gòu)制度

如果采購(gòu)制度不嚴(yán)謹(jǐn)，采購(gòu)人員往往會(huì)出現(xiàn)降本意識(shí)不足，質(zhì)量把控不嚴(yán)，工作效率下降，在實(shí)際工作中容易偷懶鉆空子的情況，也會(huì)出現(xiàn)貪污腐敗的行為。為了控制這種情況，企業(yè)需要制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少?gòu)制度，明確崗位職責(zé)和權(quán)限，不斷地降本提質(zhì)；明確業(yè)務(wù)操作流程，提升采購(gòu)效率；明確監(jiān)督機(jī)制，保障采購(gòu)過程廉潔透明，使各個(gè)崗位之間權(quán)利相互制約，避免因?yàn)槿藶橐蛩卦黾硬少?gòu)成本。在采購(gòu)業(yè)務(wù)整個(gè)過程中，可以設(shè)立多級(jí)審核機(jī)制，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批，對(duì)詢價(jià)、比價(jià)過程進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行評(píng)審，并設(shè)立專門的內(nèi)控風(fēng)控小組，部門之間相互監(jiān)督，遵循公平、公正、公開原則，避免采購(gòu)部門一言堂的局面，使采購(gòu)行為更加規(guī)范，采購(gòu)流程更加陽光透明，保障采購(gòu)制度的可行性、可協(xié)調(diào)性、可監(jiān)督性和連貫性，以達(dá)到合理的監(jiān)督作用。