新形勢下事業單位檔案管理工作的優化策略

孫罡

摘要：改革開放以來，社會經濟進入高速發展階段，事業單位成為經濟發展重要角色。在本篇文章中，主要從新形勢下事業單位檔案管理工作存在的具體問題出發，提出相應的優化策略。

關鍵詞：新形勢;事業單位;檔案管理工作;優化策略

引言：檔案是有價值的歷史記錄，新形勢下事業單位檔案管理指事業單位在日常管理工作中保存具有價值的社會活動原始資料，針對檔案本身，涉及到多方面綜合載體，主要是通過檔案管理工作，展現出各項社會活動實施過程中的真實狀態，促使原始資料具備儲存價值、為原始文件創造儲存載體。

一、新形勢下事業單位檔案管理工作優化的重要價值

1提升檔案管理工作效率

檔案管理工作進行信息化手段處理后，已經把傳統管理模式的集中立卷轉變為文件歸檔，把傳統管理模式的集中任務轉變為零散任務，在工作任務進行的同時可進行隨時查缺補漏，以此保證檔案資料文件不產生積壓，不僅可以完成檔案管理工作的文件歸檔，還能極大提升信息檢索實效性。另外，信息管理系統的應用與推廣促使新增檔案資料文件便捷化處理，檔案管理工作人員僅僅需要進行鍵盤簡便操作就能夠實現目錄的增設。

2保證檔案資料原始狀態

新形勢下，事業單位檔案管理工作大多數使用掃描儀和云臺、相機等高精尖電子設施對原始檔案進行掃描，檔案可以以詳細、完整的狀態加入到檔案信息管理系統中，在進行檢索的過程中，能夠便捷查看檔案資料電子版儲存文件，檔案信息管理系統可以直觀、完整地展現原始檔案。

3提升檔案管理的信息化手段

互聯網信息技術的快速發展給事業單位檔案管理工作造成巨大沖擊，很多事業單位已經意識到檔案信息化管理的便捷之處，傳統的人工檔案管理模式通過與互聯網信息技術手段進行融合，轉化為信息系統搜索查詢檔案的方式。因此，事業單位可以立足檔案管理信息化手段優化，尋找適合自身的檔案管理系統，為檔案信息管理需求提供更便捷的服務[1]。

二、新形勢下事業單位檔案管理工作存在的具體問題

1檔案管理缺乏完善標準

少數事業單位檔案管理人員，工作狀態敷衍了事，對于檔案的利用價值認識模糊，珍貴的檔案資料未能及時歸檔，導致資料完整性得不到保證。事業單位檔案管理需完善相應標準，制度是管理工作實施的關鍵，側重點主要在于行政管理和技術部門，要結合實際情況使用統一標準制定科學的檔案管理體系。

2檔案管理力度稍差

一般來講，事業單位和檔案管理工作屬于兩個管轄領域，各自領域的管理不完善將會導致檔案管理環節出現差錯，所以，事業單位檔案管理工作和事業單位發展相輔相成，一旦沒有重要資料文件作為檔案管理的依據，后續的研究工作將會無法開展。

在事業單位的基層，仍然存在檔案管理工作重視程度差的情況，雖然上級主管部門對檔案資料文件的重要性認識較高，但在基層仍然存在制度不完善、管理人員不負責和硬件設施不完善的尷尬情況，這些都給事業單位檔案管理工作帶來諸多障礙。實施信息化檔案管理工作是新形勢下的必然趨勢，但是，因為事業單位的操作不夠規范等原因，所以，檔案管理力度稍差，檔案利用率較低。

3檔案管理服務處于低水準

基于新形勢，傳統服務模式不能滿足當下檔案管理需要，新服務觀念已經滲透到事業單位檔案管理工作中，服務工作整體朝向便捷化和個性化方向進展。部分事業單位檔案資料文件并未形成電子檔文本，檔案管理服務仍處初級信息化階段，尚未對檔案進行綜合利用[2]。

4人才隊伍素質有待增強

人才在檔案管理工作中占據決定性位置，關系到檔案管理工作效率和整體管理效果，但是，很多事業單位在檔案管理人才隊伍建設方面存在明顯的滯后情況，上級格外重視，但是管理部門缺乏新鮮血液的注入，部分管理工作人員業務能力一般，專業不對口的情況居多，這些情況嚴重影響到檔案管理工作的實際效率，人才隊伍專業性素養需要整體提升。

三、新形勢下事業單位檔案管理工作的優化策略

1規范檔案管理工作標準

事業單位檔案管理部門要進行嚴格的自檢自查，積極創新事業單位檔案管理工作模式，規范檔案管理工作標準，對傳統的單一管理模式予以升級，增設網絡服務專區，借助信息化技術手段和新型硬件設施開展云建檔、云查詢、云閱覽等操作，在提升事業單位檔案管理水準的基礎上科學開展檔案管理工作。

2科學維護檔案管理設施

事業單位檔案管理工作利用信息技術管理的幾率越來越高，檔案管理設施發揮著舉足輕重的作用，這些管理設施能夠為檔案管理工作提供諸多便捷，所以，事業單位要結合自身實際進行內部檔案管理系統建設，合理增設檔案檢索系統、新型計算機設備等，保證檔案管理工作的真實性、準確性和及時性。

3合理發揮檔案的信息化服務功能

事業單位要積極利用信息化技術手段提升檔案綜合利用率，通過積極提供信息資源查詢檢索服務、目錄分發服務、電子化檔案服務、信息掃描等服務，利用現代化處理技術提升檔案管理工作的便捷性。

4全面提高檔案管理人員專業能力

事業單位要做好檔案管理人員管理工作，最大化促進檔案管理可持續化發展。做好管理人員的基礎培訓工作，同時需要培養管理人員具備工作責任感，促使其達到高標準工作要求，為事業單位檔案管理現代化做出應用的貢獻[2]。

結論：基于新形勢給事業單位檔案管理工作帶來的新要求和新標準，事業單位只有通過信息化技術不斷革新管理模式、健全工作流程，改變固態思維定式，更新管理設備，培養專業層次管理團隊才能提升自身的管理水準。

參考文獻：

[1]朱俊.事業單位檔案管理工作的優化路徑探討[J].蘭臺內外，2020（18）：51-52.

[2]趙亮.新形勢下的事業單位檔案管理工作的創新路徑分析[J].科技風，2020（15）：275.