基于“互聯網+”的事業單位檔案管理工作優化淺議

付瓊麗

（簡陽市疾病預防控制中心，四川 簡陽 641400）

信息化時代下，“互聯網+”的快速發展，使得各行業都出現了較大程度的變化。當前，事業單位的檔案管理工作信息化發展已經成為必然趨勢。而且將“互聯網+”相關技術應用到事業單位檔案管理工作中，可以促進其與檔案管理工作的深度融合，讓檔案管理工作效率得到全面提升，檔案信息的應用更為高效，事業單位能夠更快更好的發揮自身的公共服務職能。

一、事業單位檔案分類及特征

（一）事業單位檔案分類

一般而言，事業單位檔案主要分為文書、專門、科技、聲像等多個類型。事業單位行政的行政管理事務活動，會形成文書檔案，具體涵蓋命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃、總結等內容。事業單位的生產技術、自然科學研究與基礎建設等方面形成殼雞蛋干，涵蓋圖紙、圖表、文字材料、計算材料、證書等科技文件材料。在所開展的具有較強專業性的活動中，為了確保相關職能目標實現，所形成及使用，存在利用、查考及保存價值的歷史記錄，涵蓋財會、科研及出版刊物相關的檔案信息。各部門或個人在社會實踐活動過程中，所形成的與社會、國家及單位相關、且具有較高保存價值的影片、錄音、錄像等，具體涵蓋事業單位所進行的各類主要職能活動、工作成果和存在問題的聲像，知名人士及各級領導參與本單位相關重要活動的聲像和組織參與重要會議及外事活動，及其他存在保存價值的聲像等。

（二）事業單位檔案資料的呈現特征

1.承載介質異質化。

在“互聯網+”時代下，檔案資料的承載介質變化是事業單位檔案資料變化的首要表現。傳統模式下，檔案資料基本都是以紙質形式進行存儲，隨著信息技術的發展，依次出現了光盤、磁盤、U 盤、移動硬盤等各類存儲介質，實現對視頻、音頻及圖片等各類資料的存儲。隨著“互聯網+”時代的逐漸發展，部分檔案資料已經開始向著無介質的云盤、網盤方向發展了。

2.資料形式更為多樣。

“互聯網+”時代下，事業單位的檔案資料所體現出的另一明顯特征是資料形式更為多樣。其主要體現為，當前事業單位對于檔案信息的記錄形式，由之前的純文本形式，逐漸拓展為圖片、文字、音頻、視頻、網頁及數據庫等多個形式。多樣的資料形式，直接影響檔案資料的收集、整理、存儲與應用，使得檔案管理工作面臨諸多問題。

3.數據信息量巨大。

“互聯網+”時代下，海量的數據信息是事業單位檔案管理工作的特點之一。較傳統保存期限短、內容相對簡陋的紙質信息記錄而言，海量的電子信息需要以GB、TB 為單位進行計量，所以巨量的數據信息，已經成為事業單位管理檔案工作的重點之一。

二、“互聯網+”時代背景下對事業單位檔案管理工作進行優化的重要意義

（一）提升檔案管理工作的效率

通過應用“互聯網+”相關技術，可以讓事業單位將“互聯網+”和檔案管理工作相結合，在此基礎上創建新的模式，使得相關工作的效率得到有效提升。事業單位檔案管理相關的工作較為繁雜，涵蓋單位工作的多個方面。在當前事業單位持續進行體制改革的基礎上，其所形成的信息數量不斷增加，所以要求事業單位能夠通過對互聯網平臺的合理利用，更為高效的收集和處理檔案信息，切實提升檔案管理的工作效率。

（二）有助于保障事業單位的高效運轉

事業單位的檔案作為原始記錄材料，負責記錄事業單位過去的工作情況。提升其在檔案管理方面的水平，能夠讓檔案信息的查詢和應用更為高效，能夠更好的支持事業單位開展相關工作，為其提供具有更強專業性和實效性的參考依據，充分體現自身價值，促進企業更快更好的制定決策，保障事業單位的高效運轉。

（三）有助于建設事業單位的信息化管理體系

結合“互聯網+”相關技術，對事業單位的檔案管理工作進行優化，能夠讓其在信息化方面的建設水平得到顯著提升。通過構建高效率的檔案管理信息平臺，能夠促進事業單位各部門和檔案管理部門之間的關聯，對檔案信息資源進行及時的收集和整理，切實保障當前信息的完整和安全。而且在事業單位的信息化建設過程中，檔案管理的信息化建設是其中的核心組成部分，通過促進其信息化建設水平的全面提升，能夠為建設事業單位的信息化管理體系夯實基礎。

三、當前事業單位在檔案管理方面存在的不足

（一）管理層對于檔案管理缺乏足夠重視

事業單位在任用人才、安排工作日程和資金周轉等核心關鍵內容方面，管理層都會予以高度重視，但對于檔案工作，則容易忽略太多。對于當前檔案管理體制不完善的情況，未能合理制定有效的工作規定，未能確保檔案信息的及時更新，網絡資料的同步性沒有達到相關標準，從而導致諸多關聯問題的出現。

（二）管理人員自身的專業素養和綜合素質存在不足

高素質人才是檔案管理工作提升的重要基礎。未掌握專業技能的檔案管理人員，勢必缺乏大量的管理技巧，難以緊跟時代腳步，對管理方案進行持續的優化與更新，甚至會因為在管理過程中所形成的數據資料不準確，而對事業單位的正常運營產生影響的情況。

（三）管理形式不夠規范

想要提升事業單位的檔案管理工作質量及效率，就必須要做好相關的必要準備工作。如果管理人員在工作過程中，缺乏一些先進完善的基礎設施和知識，其管理效果會大打折扣，難以實現預期。當前互聯網及信息技術已經得到快速的發展，但依然存在著部分事業單位的管理人員，繼續沿用傳統的資料管理形式，管理措施的落后、現代化程度的不足及思維層面的局限，導致事業單位在檔案管理方面存在嚴重不足，從而導致檔案管理的質量較低、專業性較差、管理效率較低等情況。因為缺乏完善的規章條例，管理人員無法根據相關的規章制度進行資料統計和處理，無法判斷哪些數據需要制定、哪些數據沒有問題，即便是按自己的想法進行分配處理，從而導致檔案數據信息誤差較大。

四、基于“互聯網+”的事業單位檔案管理工作優化措施

（一）健全其檔案相關的管理制度

事業單位需要積極引進和應用互聯網相關思想，貫徹落實互聯網思維，突破當前的禁錮。在與外界進行交流的過程中，要能夠主動、積極的了解相關新技術，充分掌握相關的知識和技能。通過單位內部開會研討的形式，使用集體獻策的方式，確定互聯網相關技術在檔案管理工作中的實踐應用，在對互聯網技術的具體使用過程中，要充分結合自身的具體情況，對檔案管理的模式進行變革創新，同時要采取不定期的方式全面檢查和分析事業單位的基本資料電子化信息，確保檔案管理的準確和高效。

（二）強化其檔案管理能力

隨著互聯網相關技術與事業單位的檔案管理工作逐漸融合，能夠大幅提升操作便利性，但對于部分商業管理工作者而言，相關技術的掌握還存在一定難度，需要花費一定的時間進行學習。在工作過程中，通過培養管理人員的互聯網思維，促進其逐漸強化基于互聯網的檔案管理能力，達到推動管理工作有序發展的目的。還可以采取事業單位內部培養的方式，結合對外交流的形式，獲得基于互聯網的檔案管理相關知識，提升管理人員的管理技能。事業單位還可以領導檔案管理人員自行建立相關的學習團隊，在業余時間進行學習交流，分享管理工具的使用經驗。并采取定期比拼工作技能的方式，通過應用合理的激勵機制，獎勵學習能力較強、思維較為活躍的檔案管理人員，以此形式，能夠較好的解決檔案管理人員工作消極等問題，保障檔案信息的及時和完善。

（三）確保事業單位檔案管理的與時俱進發展

互聯網相關技術的發展是與時俱進的，隨著科學技術的發展革新，事業單位也應當就自身的檔案管理工作進行持續的優化升級，持續關注信息技術的發展，對檔案信息的管理工作進行持續性優化，切實提升其使用的便捷性。所以要求事業單位必須從各角度共同入手，真正做到與時俱進發展。

1.對網絡數據進行優化，提升歸檔質量。

當前的“互聯網+”時代背景下，隨著各類先進技術應用的逐漸增加，檔案管理工作的復雜程度也大幅上升。在此背景下，要求檔案管理人員必須要能夠緊跟時代發展腳步，優化網絡數據，切實保障網絡數據的歸檔質量。此外還可以采取與新媒體運營商深度合作的方式，強化網絡數據的收集與分析工作，結合事業單位網絡數據用戶實際特點，針對性的進行歸檔處理，提升歸檔質量。

2.構建檔案信息的管理平臺，建設相關數據庫。

在檔案管理過程中，其基礎工作之一是開發檔案信息所蘊含的各類資源，所以要求檔案管理部門充分把握當前“互聯網+”相關歷史機遇，深入了解“互聯網+”，合理增加人力、資金和技術層面的投入，通過共同推進軟件及硬件設備設施的建設工作，加強對各類信息資源的整合，讓檔案管理能夠與互聯網深度融合，在此基礎上構建健全的檔案管理信息化平臺，促進檔案管理工作向著信息化的方向有序發展。此外，在具體工作開展過程中，事業單位還需要按照自身的具體情況，積極促進檔案管理的數字化建設，合理分類檔案信息，對檔案信息的服務渠道進行拓展延伸，使得檔案信息的使用者能夠在查閱和檢索檔案信息時，獲得更為便利的服務。

3.對信息化環境進行優化，切實提升檔案信息的安全層次。

信息安全是檔案管理工作過程中的重要組成部分，軟件、硬件、人員、信息、內容環境及社會環境等都可能會導致安全問題的出現，其中信息的安全保密工作是其核心內容。在對檔案信息開展保密工作的過程中，需要基于規章制度和運行環境等層面入手。在當前互聯網環境下，傳播和共享信息都存在一定的開放性，如此使得檔案管理過程中的保密工作難度較大。所以想要保證檔案信息的安全保密，不僅需要就內部管理強化相關的體制建設工作，對工作人員進行嚴格要求，同時還需要落實信息系統的安全管理工作，關注各類計算機病毒的變化情況，及時修復相關漏洞，并制定完善的應急措施，切實保障檔案管理信息化環境的安全。

五、結語

在當前的“互聯網+”時代背景下，各類挑戰和機遇共同存在。事業單位檔案管理部門必須要充分認識到“互聯網+”相關優勢，明確自身在檔案管理方面所存在的不足之處，合理采取有效措施，健全檔案相關的管理制度，強化檔案管理能力，確保事業單位檔案管理的與時俱進發展，對網絡數據進行優化，提升歸檔質量，構建檔案信息的管理平臺，建設相關數據庫，對信息化環境進行優化，切實提升檔案信息的安全層次，多方角度共同入手，有效優化事業單位檔案管理工作。