分庫(kù)房模式在醫(yī)院高值耗材管理中的應(yīng)用

李凡

華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬同濟(jì)醫(yī)院 （湖北武漢 430000）

高值耗材為可單獨(dú)收費(fèi)的植入、介入類(lèi)耗材，如人工晶體、吻合器、止血材料、冠脈支架等。高值耗材是醫(yī)院的重要醫(yī)療資源，其價(jià)值高、用量大、風(fēng)險(xiǎn)高、管理要求嚴(yán)格且品類(lèi)繁多、型號(hào)復(fù)雜，在疾病治療過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。隨著醫(yī)療技術(shù)水平的不斷提高，高值耗材的應(yīng)用范圍越來(lái)越廣泛，品種、品牌、型號(hào)和使用量均日趨增加，國(guó)家對(duì)高值耗材的管理要求也逐步提高。傳統(tǒng)的耗材管理方法中，高值耗材與其他耗材均歸屬總庫(kù)房統(tǒng)一管理。為嚴(yán)格規(guī)范高值耗材的管理，我院于2010年采用分庫(kù)房模式管理高值耗材，歷經(jīng)手工管理、Excel 管理和高值耗材管理程序管理最終確定了科室二級(jí)庫(kù)管理模式。本文總結(jié)了我院分庫(kù)房高值耗材管理模式的發(fā)展歷程，并分析其發(fā)展思路及應(yīng)用成果。

1 發(fā)展歷程

1.1 手工管理階段

自2010年，分庫(kù)房入駐手術(shù)室，由器材科人員幫助手術(shù)室管理高值耗材和跟臺(tái)耗材（需要耗材供應(yīng)商跟臺(tái)并指導(dǎo)使用的耗材）的預(yù)入庫(kù)，并于術(shù)后根據(jù)記錄記賬科室、供應(yīng)商名稱(chēng)、患者姓名、耗材明細(xì)、耗材合格證、主刀醫(yī)師且記賬護(hù)士簽字的“產(chǎn)品登記表”在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)“物資管理程序”辦理直接入出庫(kù)。此階段，高值耗材采用手術(shù)室訂貨，分庫(kù)房采購(gòu)并直收的方式進(jìn)行管理。

1.2 Excel 管理模式

為了保障耗材供應(yīng)，分庫(kù)房于2011年研發(fā)了Excel 版的具有記錄耗材進(jìn)銷(xiāo)存和生成入出庫(kù)、退庫(kù)、退貨單據(jù)并能計(jì)算庫(kù)存量功能的Excel 工作簿，實(shí)現(xiàn)了耗材信息化管理的起步，將紙質(zhì)化單據(jù)轉(zhuǎn)化為信息化數(shù)據(jù)，并能通過(guò)庫(kù)存和安全庫(kù)存來(lái)生成訂貨計(jì)劃。

1.3 高值耗材管理程序

2012年，我院新外科大樓開(kāi)業(yè)。分庫(kù)房在新外科大樓新增辦公地點(diǎn)，并聯(lián)合程序工程師完成第1版“高值耗材管理程序”的設(shè)計(jì)。這套程序是分庫(kù)房專(zhuān)門(mén)針對(duì)手術(shù)室發(fā)貨而制作的高值耗材管理程序，其功能上包括分庫(kù)房的入庫(kù)、出庫(kù)、退庫(kù)、退貨并生成單據(jù)，可根據(jù)選定時(shí)間記錄扎賬，查詢(xún)出入庫(kù)流水，查詢(xún)庫(kù)存量和計(jì)算近3個(gè)月、近1個(gè)月、近1周的耗材出庫(kù)頻率。該程序進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了耗材的信息化管理，詳細(xì)記錄了耗材進(jìn)銷(xiāo)存的型號(hào)、批號(hào)、失效期、注冊(cè)證號(hào)、生產(chǎn)供應(yīng)商等關(guān)鍵溯源信息，并能生成訂貨計(jì)劃的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

2014年3月7日發(fā)布的《醫(yī)療器械監(jiān)督管理?xiàng)l例》（國(guó)務(wù)院令第650號(hào)）[1]要求：醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)企業(yè)、使用單位購(gòu)進(jìn)醫(yī)療器械，應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)供貨者的資質(zhì)和醫(yī)療器械的合格證明文件，建立進(jìn)貨查驗(yàn)記錄制度；從事第二、三類(lèi)醫(yī)療器械批發(fā)業(yè)務(wù)以及第三類(lèi)醫(yī)療器械零售業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)企業(yè)，還應(yīng)當(dāng)建立銷(xiāo)售記錄制度。

我院分庫(kù)房針對(duì)原本只有產(chǎn)品登記表記錄的跟臺(tái)耗材建立了“術(shù)中耗材管理程序”。該程序可按供貨公司名稱(chēng)分發(fā)供應(yīng)商端程序，使供應(yīng)商可以制作供驗(yàn)貨時(shí)使用的“預(yù)出庫(kù)單”和“使用確認(rèn)單”。耗材驗(yàn)貨后，庫(kù)房工作人員掃描供應(yīng)商制作的“預(yù)出庫(kù)單”，將驗(yàn)貨耗材錄入程序，掃描“使用確認(rèn)單”將耗材使用信息錄入程序，并根據(jù)時(shí)間段對(duì)使用確認(rèn)的產(chǎn)品通過(guò)使用科室、供應(yīng)商名稱(chēng)和產(chǎn)品進(jìn)行匯總和結(jié)賬。此時(shí)分庫(kù)房初步完成了跟臺(tái)耗材的信息化記錄。

1.4 高值耗材管理程序的優(yōu)化

2017年，醫(yī)院為深入執(zhí)行耗材管理要求，將院內(nèi)所有第二、三類(lèi)耗材都按照《醫(yī)療器械監(jiān)督管理?xiàng)l例》的要求執(zhí)行管理，原本歸屬總庫(kù)房的部分耗材也被納入管理范圍，同時(shí)提出耗材供應(yīng)商禁止與臨床科室直接接觸，所以部分科室提議將其科室使用的高值耗材交由分庫(kù)房管理，與分庫(kù)房發(fā)往手術(shù)室的高值耗材采取相同的管理方式。

第1版“高值耗材管理程序”是針對(duì)手術(shù)室單個(gè)科室的發(fā)貨流程，不能滿(mǎn)足涉及多個(gè)科室的業(yè)務(wù)，因此，我們對(duì)該程序進(jìn)行了優(yōu)化、更新，新增可以處理多個(gè)科室業(yè)務(wù)的功能，其他功能大致不變。隨著心血管內(nèi)科、心臟大血管外科、泌尿外科、神經(jīng)外科等科室陸續(xù)將其高值耗材業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)交到分庫(kù)房，分庫(kù)房開(kāi)始明確將各科室使用的高值耗材均納入其管理范圍。

2 科室二級(jí)庫(kù)管理模式

2019年5月，我院以主院區(qū)心內(nèi)科為試點(diǎn)，開(kāi)始試行科室二級(jí)庫(kù)管理模式，經(jīng)過(guò)2個(gè)月試驗(yàn)穩(wěn)定后，2019年7月開(kāi)始逐步在全院采用科室二級(jí)庫(kù)模式管理高值耗材，并于2019年12月完成所有系統(tǒng)的上線(xiàn)。

2.1 科室二級(jí)庫(kù)管理系統(tǒng)

2.1.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

科室二級(jí)庫(kù)管理系統(tǒng)是器材科聯(lián)合臨床科室研發(fā)的一套從申領(lǐng)、采購(gòu)到臨床使用的高值耗材全生命周期管理和全流程可追溯的耗材管理系統(tǒng)[2]。科室二級(jí)庫(kù)管理系統(tǒng)分院外端和院內(nèi)端。院外端包括供應(yīng)商端和醫(yī)院端：供應(yīng)商端負(fù)責(zé)接收院內(nèi)端發(fā)出的采購(gòu)信息，供應(yīng)商根據(jù)采購(gòu)信息備貨并在供應(yīng)商端填寫(xiě)耗材的批次、生產(chǎn)和失效日期、掃描編碼后保存生成驗(yàn)貨信息并打印送貨單及一物一碼標(biāo)簽（即QR 碼，記錄單個(gè)耗材的詳細(xì)信息，并被粘貼在對(duì)應(yīng)耗材上）；醫(yī)院端負(fù)責(zé)在庫(kù)房人員驗(yàn)收后，掃描送貨單二維碼進(jìn)行入庫(kù)。院內(nèi)端包括記錄庫(kù)房耗材進(jìn)銷(xiāo)存、生成采購(gòu)訂單、查詢(xún)出入庫(kù)記錄、科室二級(jí)庫(kù)驗(yàn)收和計(jì)費(fèi)退費(fèi)、查詢(xún)計(jì)退費(fèi)和訂貨功能。

2.1.2 備貨流程

科室二級(jí)庫(kù)管理模式下的備貨流程包括手術(shù)室備貨流程和其他科室備貨流程。（1）手術(shù)室備貨流程：分庫(kù)房提前向供應(yīng)商采購(gòu)耗材，耗材儲(chǔ)存于庫(kù)房，待手術(shù)室申領(lǐng)高值耗材時(shí)，庫(kù)房直接從庫(kù)存中取出申領(lǐng)耗材發(fā)往手術(shù)室，見(jiàn)圖1。（2）其他科室備貨流程：其他科室的申領(lǐng)訂單由庫(kù)房轉(zhuǎn)發(fā)給供應(yīng)商，供應(yīng)商根據(jù)訂單配貨并打印送貨單，庫(kù)房負(fù)責(zé)驗(yàn)收并將耗材和送貨單一并交相應(yīng)科室驗(yàn)收，科室的高值耗材是無(wú)需分庫(kù)房訂貨和備貨的，見(jiàn)圖2。

圖1 手術(shù)室備貨流程

圖2 其他科室備貨流程

2.1.3 跟臺(tái)流程

跟臺(tái)耗材的供應(yīng)商先將所有可以用到的耗材制作跟臺(tái)耗材預(yù)入庫(kù)單送至分庫(kù)房驗(yàn)貨，分庫(kù)房驗(yàn)貨后掃描供應(yīng)商制作的跟臺(tái)耗材預(yù)入庫(kù)單生成預(yù)入庫(kù)庫(kù)存，該耗材驗(yàn)貨后由供應(yīng)商保存。醫(yī)師生成帶有手術(shù)耗材品牌的手術(shù)安排訂單，由分庫(kù)房轉(zhuǎn)發(fā)訂單給供應(yīng)商，供應(yīng)商通過(guò)手術(shù)類(lèi)型判斷需要使用且已經(jīng)辦理預(yù)入庫(kù)的耗材，制作跟臺(tái)耗材清單，需要消毒的耗材先交到消毒供應(yīng)中心清點(diǎn)并消毒后帶入手術(shù)室，無(wú)需消毒的耗材直接帶入手術(shù)室，手術(shù)室內(nèi)醫(yī)師清點(diǎn)耗材后進(jìn)行手術(shù)，手術(shù)完成后由醫(yī)師、護(hù)士共同清點(diǎn)耗材，并在科室二級(jí)庫(kù)跟臺(tái)流程程序中掃描耗材包裝條形碼進(jìn)行記錄，術(shù)后醫(yī)師回科室再次確認(rèn)術(shù)中使用耗材無(wú)誤后，科室記賬護(hù)士點(diǎn)擊“確認(rèn)”計(jì)費(fèi)，同時(shí)扣除相應(yīng)耗材的科室成本。

2.2 科室二級(jí)庫(kù)管理的意義

科室二級(jí)庫(kù)的建立，從多方面規(guī)范和優(yōu)化了院內(nèi)的耗材管理。將高值耗材從耗材總體中剝離出來(lái)，針對(duì)性地對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格管理；精細(xì)管理高值耗材可以有效防止耗材溢虧庫(kù)，并對(duì)省市醫(yī)保部門(mén)核查耗材使用報(bào)銷(xiāo)情況提供了準(zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)；在確保全流程監(jiān)管的前提下，盡量減少臨床人員的工作負(fù)擔(dān)，從而實(shí)現(xiàn)采購(gòu)、入庫(kù)驗(yàn)收、出庫(kù)、使用、收費(fèi)、結(jié)賬等全程信息化管理[3]。

2.2.1 提升了入、出庫(kù)效率

耗材QR 碼的管理方式需要庫(kù)房在耗材入庫(kù)時(shí)核對(duì)清楚產(chǎn)品信息。在手機(jī)端或電腦端掃碼入庫(kù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)通過(guò)QR 碼關(guān)聯(lián)產(chǎn)品的批號(hào)、失效日期等信息，提升了入庫(kù)效率；出庫(kù)時(shí)僅需掃描QR 碼就可以使發(fā)出耗材與實(shí)際產(chǎn)品批號(hào)、失效日期實(shí)物與記錄信息一致，減少了此前出庫(kù)時(shí)核對(duì)產(chǎn)品信息和系統(tǒng)信息的工作量，提升了出庫(kù)效率。

2.2.2 科室與庫(kù)房的耗材信息互通

掃描QR 碼出庫(kù)的方式避免了出庫(kù)記錄數(shù)量大于實(shí)物數(shù)量的情況。在庫(kù)房出庫(kù)漏掃碼時(shí)，未掃碼出庫(kù)的產(chǎn)品無(wú)法進(jìn)入科室?guī)齑妫撕笤趲?kù)房、科室盤(pán)點(diǎn)，或手術(shù)使用后科室掃碼計(jì)費(fèi)時(shí)都能夠通過(guò)QR 碼查出未出庫(kù)產(chǎn)品，降低了出錯(cuò)率。

QR 碼使院內(nèi)耗材從驗(yàn)收入庫(kù)到發(fā)往科室、科室間調(diào)庫(kù)、計(jì)費(fèi)、退費(fèi)、退庫(kù)退貨的全生命周期可追溯。供應(yīng)商送貨單、科室二次驗(yàn)收、QR 碼掃碼出退庫(kù)記賬的方式也極大地降低了出錯(cuò)率和工作難度。庫(kù)房與科室二級(jí)庫(kù)信息聯(lián)動(dòng)，科室計(jì)費(fèi)的同時(shí)，扣除科室相應(yīng)耗材的成本，從根本上解決了溢虧庫(kù)和以前由于耗材價(jià)格變動(dòng)、庫(kù)房結(jié)算較科室計(jì)費(fèi)晚導(dǎo)致的溢虧庫(kù)和醫(yī)保核算不一致的問(wèn)題。科室二級(jí)庫(kù)的建立使臨床科室有了可視的耗材失效期提示，可以有效監(jiān)控耗材有效期。

2.2.3 采購(gòu)方面

科室二級(jí)庫(kù)管理模式以臨床科室的消耗需求為導(dǎo)向，由科室發(fā)起網(wǎng)上請(qǐng)購(gòu)，推送至分庫(kù)房進(jìn)行采購(gòu)。高值耗材通過(guò)備貨方式預(yù)存手術(shù)室二級(jí)庫(kù)，按患者需求，記賬消耗，根據(jù)二級(jí)庫(kù)安全庫(kù)存自動(dòng)生成新一輪備貨需求，循環(huán)補(bǔ)足基數(shù)庫(kù)存，解決了科室物資以領(lǐng)代銷(xiāo)的不精確管理弊端[4]，降低了科室二級(jí)庫(kù)的進(jìn)貨難度和進(jìn)貨頻率，并能有效降低庫(kù)存積壓。

3 小結(jié)

我院分庫(kù)房耗材管理發(fā)展主要圍繞信息化建設(shè)進(jìn)行，從管理手段、管理職責(zé)、管理質(zhì)量方面進(jìn)行改進(jìn)，先后經(jīng)歷了手工管理、Excel 管理、高值耗材管理及其優(yōu)化，最后是科室二級(jí)庫(kù)管理，并逐步將管理的耗材范圍從手術(shù)室領(lǐng)用的部分耗材和部分科室使用的跟臺(tái)耗材明確為科室二級(jí)庫(kù)的可以獨(dú)立收費(fèi)的植入、介入類(lèi)耗材，明確了分庫(kù)房管理的內(nèi)容包括驗(yàn)收入庫(kù)、采購(gòu)手術(shù)室備貨耗材、轉(zhuǎn)發(fā)其他科室的備貨訂單、處理手術(shù)室申領(lǐng)耗材的發(fā)貨和退庫(kù)、上報(bào)各科室反應(yīng)的不良事件等，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)囑與耗材消耗一對(duì)一聯(lián)系及信息系統(tǒng)之間的信息共享，提高了系統(tǒng)應(yīng)用的整體功效及數(shù)據(jù)共享程度和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性[5]，提供了簡(jiǎn)單準(zhǔn)確的入、出庫(kù)方式和便捷的采購(gòu)計(jì)劃參考，以及可視的失效期預(yù)警。