以業財融合理念提升專賣經費信息化管理

胡春梅 山東臨沂煙草有限公司

引言

煙草行業是國家的利稅大戶，其上繳稅利對國家財政貢獻較大。為維護國內煙草市場秩序，保障國家財政收入不流失，1991年制定《中華人民共和國煙草專賣法》，至2015年已歷經三次修正。煙草專賣法規范了煙葉種植、收購和調撥、煙草制品生產、銷售和運輸、煙用機械和材料生產和銷售等行為。假冒偽劣卷煙在市場流通損害國家利益也損害消費者利益，煙草行業秉持著“國家利益至上、消費者利益至上”的共同價值觀管理煙草市場保障國家收入，保護消費者權益不受侵犯。煙草專賣局作為執法機關擔負著監督執行煙草專賣法實施的責任，協助公檢法和工商部門對涉煙違法犯罪行為進行打擊，主要包括打假、打私和煙草市場管理的職責，伴隨著執法權的實施，必然產生一定的經費支出。煙草行業專賣經費管理是企業財務管理的重要組成部分。

一、打通信息壁壘，引入業財融合理念

當前涉煙違法案件形式多樣，通過互聯網社交平臺銷售假冒偽劣卷煙情況日漸增多，專賣案件采用了信息化管理，建立了專賣701業務信息系統，該系統用于拓展案件信息源，跟蹤嫌疑信息處理，依法依規進行查扣卷煙檢驗，違法物品管理，規范法律程序文書管理。專賣辦案過程中發生的舉報費、人員費用、檢驗檢測費等報銷通過財務軟件中的預算報銷系統處理，財務數據統計口徑為報銷費用項目和金額。費用報銷收集單據、整理過程煩瑣細碎，為保證報銷費用真實、完整和規范，需要十個人在報銷封面上審核簽字，且過程全為人工過程。當前存在專賣部門不了解案件辦理費用開支情況，財務部門不了解費用對應的業務內容，各系統間存在信息無法打通的壁壘。

2021年行業高質量發展，提出以信息化手段為載體，促進業財融合和信息共享，探索財務大數據多維分析路徑，提高會計信息化質量。由此引入業財融合理念進行專賣經費管理。

業財融合是業務與財務融合的簡稱，也稱為業務財務一體化，是當前企業管理的先進理念，是管理會計思想的具體應用模式，充分關注管理層內部需求。業財融合是業務經營聯合財務管理，用財務管理的價值管理手段結合業務經驗去引導業務發展向前，體現財務管理對企業經營的前置深入參與，從企業整體角度去思考評價業務開展是否符合企業發展愿景和目標方向。當前以業財融合理念為指導，提升專賣經費的信息化管理水平，搭建基于RPA技術智慧化業財融合智慧平臺，打通財務系統與專賣701業務系統信息壁壘，自動調取行業701專賣信息系統的案卷資料，通過平臺自動比對審核，達到數據聯通共享、數出一源，實現專賣經費管理信息化、規范化、高效化。

二、現狀研究，問題導向

隨著701專賣網絡平臺的建立，案件線索進一步增加，案件數量逐年遞增，專賣經費開支總金額呈上升趨勢，各明細項目開支波動較大且不均衡。

專賣經費數額較大，成為每年檢查審計重點，財務軟件對專賣經費的核算僅僅從費用類別歸集，無法追蹤到單個案件，投入產出效益對應不明顯，難以深入進行分析。導致當前專賣經費管理較為粗放，在當前精益理念日益強化的企業管理中，無法滿足管理需要。當前主要存在以下問題：

（一）歷次審計檢查中出現問題較多

近年來省局（公司）組織，進行專賣經費專項審計，2016年出現16項問題，2017年出現10項問題，查出問題后進行制度修訂完善，加強人員學習培訓，建立專項審批流程，設立事件的事前審批等一系列措施，取得了一定成效。在2019年的專項審計中仍有5項類似問題查出。主要常見問題有審批手續不全，附件支撐力度不夠，發票不合規，重復報銷，超標準報銷等。

（二）專賣經費審核效率低

為了強化費用監管力度，專賣經費付款前，需要到市局專賣科和財務科審批，經辦人員為了完成一系列的簽批環節，需要多次從縣區到市局進行審批。一項費用審核時間普遍較長，平均在20日左右，如存在問題需整改退回的單據，可能要在2個月才能走完審核流程，歷時過長。費用報銷手續花費一線人員過多精力，嚴重影響工作效率。

（三）專賣經費和案卷無法對應

專賣經費按照“舉報費、人員費用、檢驗檢測費、宣傳費、協同辦案費、獎勵補助費”等費用項目設置會計科目進行歸集。因案卷較多，并且有些案卷因案情復雜跨越好幾個年度，會計核算無法區分每個案卷發生多少費用，無法對每一案件進行成本測量，無法滿足企業決策需要的數據支持，影響了財務管理的精細性。

三、查找原因，溯源分析

針對上述存在問題，加強學習參考其他地區制度、規定和管理手段，拓展思路，尋找解決辦法。了解到其他省市的先進經驗，走出去學習帶回來經驗，抽調專人到湖南、四川等先進地區學習借鑒專賣經費審核和財務機器人運用的先進經驗，進一步解放思想，開闊視野。運用精益工具查找原因，采用頭腦風暴法，多次組織財務、專賣相關人員座談討論，采用問題導向思考，逐項問題查找原因，提出解決方案。具體分析如表1所示。

表1 現狀-問題-原因分析表

四、采取措施

（一）固化事前審批流程，確保手續齊全

根據制度規定專賣經費中的舉報費、人員費用、宣傳費等按照開支金額大小和業務性質，需要不同的事前審批手續，這都需要業務經辦人員和審核人員熟練掌握制度規定，但人為把控難免出現疏漏，需要利用審批流程進行信息化的設定，固化事前審批流程，以信息化語言設置剛性控制，確保流程合規手續齊全。

（二）優化審核流程，找出關鍵控制節點

通過流程診斷與分析，找出專賣經費管理流程的關鍵控制點為“填制報銷憑證”和“縣區會計審核”。對這兩個關鍵控制點的操作過程進行細致分析，經辦人員根據發生的經濟業務填制報銷憑證，部門預算員和部門負責人對業務真實性簽署是否屬實的意見，對真實性發表意見，縣區會計審核報銷單據是否合法合規，對規范性發表意見，這兩個環節的把控關系到報銷業務的規范性、完整性，提高這兩個環節的審核質量就可有效減少問題的出現。

（三）細化重點控制節點，建立專賣經費審核系統

通過引入信息化手段，使用IT語言將涉及專賣經費管理的各有關制度和規范文件，確定為嚴格的規則和定義，對關鍵節點控制放大細節管理，促進其格式化、規范化。一是制度固化為具體規則。以往填制報銷憑證和會計審核均依賴于業務經辦人員掌握制度規定的熟練程度，現在通過審核平臺系統的建立，將制度細化，固化為具體規則，一旦錯誤將無法存入系統，施行剛性控制。二是案卷對應費用。對于質檢損耗費需要逐個案件分別對應的，且區別案件性質每個真煙案件只能報一次，系統自動提取案卷中數據進行比對，生成匯總表，設置控制語句，確保不出現重復報銷。其他費用項目能對應案件的也都做到與案卷對應，并且可按案卷號作為關鍵字查詢，滿足分析需要。三是建立報銷發票數據庫。通過統計匯總已報銷發票，形成數據庫，利用發票號碼唯一性，報銷時自動比對，發票號碼重復不予報銷。四是加入發票驗真節點。上傳報銷附件，自動鏈接OCR發票檢驗系統，只有通過驗真的發票才能予以報銷。五是在線審核。以列表形式提示需要上傳的附件，經辦人員按照要求上傳附件后，審核人員進行在線審核，節約經辦人員往返市縣之間的路途時間，提高工作效率。

（四）引入財務機器人，完成數據共享、自動控制

因專賣案卷涉及法律秘密，財務人員無法調閱核對，以往都是通過經辦人員提供的數據和案情介紹進行判斷，而且核對也是一個煩瑣細致的過程，對填制人員和審核人員的工作時間存在依賴，因其主觀性會存在疏漏，以信息化手段固化報銷模板，節省經辦人員填制時間，單據制作又快又準。會計審核也存在無效的重復工作，當前通過引入財務機器人技術，利用財務機器人對接專賣信息系統，讀取數據庫信息，從中提取案值、案件性質、查扣數量等數據進行計算和判斷，確定報銷費用的合理性、合規性，對審核結果進行客觀性判斷，無須重復審核判定。

五、系統改善后結果

（一）減員提速，效率提高

通過建立專賣經費在線審核系統，對于客觀規則性的數據，已通過系統進行了規范確認，改變以往人為審核的煩瑣，專賣經費的審核人員從市局（公司）的四人減為一人，單張單據審核時間也從小時計量改為分鐘計量，大大節約了審核工作量，加速了單據流轉時間，提高了工作效率，切實為基層減負。

（二）固化整理單據流程和順序，提高準確率和規范性

以制度監督化視角和審計視角，對業務流程執行監視和跟蹤控制，增強內部控制執行的準確性、客觀性，細化財務管理的精益性。

（三）建立管理信息數據庫，為數據分析蓄積資料

通過財務機器人的鏈接，利用網絡低峰時間定時提取701系統數據，做到業務數據和財務數據的有序融合。隨著系統平臺的逐步運行，經過一段時間的數據匯集積累，滿足多維度分析需求。在當前開展的對標管理和效益分析工作中，改變當前以年度和費用類別分析的粗放維度，使以案件為維度的分析成為可能，細化分析顆粒度。從多年的數據積累建立數據庫，對比分析歷史數據，總結發現分析趨勢，為業務辦理的成本投入提供定額標準測算和決策的依據。

通過逐年積累，以案卷號編碼各項費用，形成數據池，為分析單一案卷的投入產出比成為可能，通過多案件對比，同類案件匯總，從中找出發展趨勢，為打假打私行為和市場管理提供決策依據，為高質量發展轉型決策提供數據支撐。

六、業財融合在管理中的作用發揮

（一）提高對業財融合意義認識

通過專賣管理信息化的業財融合實踐，財務人員確保業財融合能夠順利實施的關鍵在于提高對業財融合的認識，財務管理不應過分關注對業務的監督職能，應重視對業務問題解決和管理需要。確立了解決問題的目標，就可以針對問題研究解決方案，促進業財融合，管理轉型，水平提升。

（二）問題導向，訂立業財融合目標

在日常管理過程中，業務與財務的結合點往往因管理目標不同而關注方向不同，存在一些無法解決的問題，以此類問題為導向，訂立業財融合目標，財務不再是使用制度的框框為業務發展劃線，而是通過業財融合確立目標的一致性，以解決實際問題，達成企業目標實現為統一目標，據此尋找解決方案，充分考慮財務風險管控和業務流程順暢。

（三）打破壁壘，促進企業管理轉型升級

解決業財融合問題，需要充分融合業務和財務的資源，考慮財務和業務雙方需求，挖掘財務業務結合點的共性，打破壁壘，形成相互聯系、高效溝通的內部關系，使財務的價值管理與業務的多維度因素相融合，促進財務管理轉型升級，實現企業的高質量發展。

結語

綜上所述，推進業財融合已經成為煙草企業財務管理工作的核心，專賣經費的RPA管理實施是本企業現階段業財融合的有力促進。現階段，財務人員必須充分把握業務問題關鍵，以業財融合理念，探索全新路徑，更新管理模式，加快財務轉型，打破壁壘，形成互融互通的內部關系，從而進一步促使企業走上高質量發展之路。