“五大關(guān)口”構(gòu)建中層干部選拔任用檔案管理體系

黃祿梁

摘 要：當前我國中層干部選拔任用檔案管理體系仍然存在諸多不足，檔案管理體制機制不健全，硬件配套匱乏，工作人員不足等都影響其作用發(fā)揮。本文試從制度、硬件、人才、技術(shù)、使用五大關(guān)口加強中層干部選拔任用的檔案管理體系，真正完成中層干部選拔任用檔案管理從被動工作到主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞：中層干部選拔任用;檔案管理;結(jié)果運用

《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》也在第三十二條規(guī)定：“考察黨政領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)擬任人選，必須形成書面考察材料，建立考察文書檔案。”做好中層干部選拔任用的檔案管理，對各單位的選人用人效果的發(fā)揮起到事半功倍的重要作用。反觀目前，中層干部選拔任用檔案管理的實際工作中仍然還存在管理意識不強、從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)低下、管理技術(shù)嚴重落后等問題。如何構(gòu)建科學(xué)合理的中層干部選拔任用檔案管理體系，是擺在眼前的現(xiàn)實需求。

一、把好“制度關(guān)口”，強化建章立制

建章立制是做好協(xié)調(diào)管理工作的第一個關(guān)口，是確保干部檔案管理工作的制度前提。從當前實際情況來看，很多單位對于中層干部選拔任用的檔案管理工作重視程度不夠，沒有形成體系化的體制機制，規(guī)范化程度嚴重不足，檔案缺失、遺漏等情況時有發(fā)生。檔案管理的“制度關(guān)口”亟待把控。

要把好制度關(guān)口，首先要在頂層設(shè)計層面提高重視。各單位要把檔案管理寫入章程等高層級的管理文件中。其次，應(yīng)當做好建章立制的相關(guān)工作，梳理并建立健全檔案管理“收集-核查-歸檔-保密-轉(zhuǎn)遞”的全過程、全鏈條工作制度。最后，還應(yīng)當及時增減、修訂各項工作制度，及時修訂完善考察文書檔案的相關(guān)規(guī)范流程，確保相關(guān)工作不脫節(jié)、不延遲。

二、把好“硬件關(guān)口”，強化基礎(chǔ)設(shè)施

由于檔案工作有其特定載體，對各項工作產(chǎn)生的各類紙質(zhì)和電子檔案也相應(yīng)有一定的管理規(guī)范與硬件要求。當前各單位多未能具備單獨存放妥善安置的條件。一些條件相對受限的單位和檔案管理意識不強的單位甚至將文書檔案與其他雜物一同存放，在硬件設(shè)施上遠遠無法滿足檔案管理的存放要求，甚至存在一定安全隱患。可以說，在“硬件關(guān)口”上，大多數(shù)單位還有很長的路要走。

要把好硬件關(guān)口，首先要從滿足檔案防護的基本要求入手。根據(jù)存放年限要求，至少應(yīng)當做到防潮、防水、防火、防盜、防塵、防有害生物（如霉、蟲、鼠等）。在此基礎(chǔ)上，有條件的單位還應(yīng)當考慮檔案室的面積要求，同時對供電系統(tǒng)、檔案密集架等按照相關(guān)標準進行建設(shè)。另外，由于檔案管理涉及到檔案查閱等環(huán)節(jié)，因此，需要在檔案室中開辟相應(yīng)的檔案查閱區(qū)域，并配備監(jiān)控安防系統(tǒng)，確保檔案管理安全、可控。

三、把好“人才關(guān)口”，強化選用培訓(xùn)

當前組織人事部門工作千頭萬緒，相關(guān)工作人員往往身兼多職，工作量呈現(xiàn)明顯超標的情況;后續(xù)檔案管理工作一般也由他們兼任。一方面是工作強度過大，另一方面是專業(yè)度無法滿足檔案管理工作需求，中層干部選拔任用檔案管理工作在人員配備與素質(zhì)提升方面都還有很大的改進空間。

要把好人才關(guān)口，首先就要求用人單位在人員規(guī)劃與配置中充分考慮檔案管理人員的現(xiàn)實需求，配齊配強檔案管理人員。如人員配備確實有限的，也應(yīng)當在人員選留的過程中注重檔案能力的考核。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)當注重加強技能培訓(xùn)，積極選派工作人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使其掌握檔案管理的各項技能。

四、把好“技術(shù)關(guān)口”，強化信息化運用

信息化時代對檔案管理工作產(chǎn)生了巨大沖擊，反觀目前，仍有諸多單位在中層干部檔案管理中使用純手工、全紙質(zhì)化的管理方式，信息化手段在其中運用十分有限。即便使用了電子化保存的模式，更多地也還是停留在介質(zhì)的轉(zhuǎn)變上，其實際效果仍然不足以滿足現(xiàn)有的管理需求。

把好技術(shù)關(guān)口，首先要注重對信息化產(chǎn)品在中層干部選拔任用檔案管理中的使用。為了檔案的長時間保存，將其轉(zhuǎn)換為電子檔案的需求就需要信息化的工具加以利用。其次，應(yīng)當加強檔案管理人員在互聯(lián)網(wǎng)電子化檔案管理方面的技能培訓(xùn)，使其掌握相關(guān)的技術(shù)能力，確保載體轉(zhuǎn)換過程中不出錯、不遺漏、不發(fā)生失泄密事件。最后，還應(yīng)當注重信息化對于信息提取的重要作用，實現(xiàn)信息的可編輯、可查找、可使用，這也將在下一環(huán)節(jié)具體闡釋。

五、把好“使用關(guān)口”，強化結(jié)果運用

通過中層干部選拔任用的檔案，從中提取有效信息，為單位的進一步選任和其他各項決策提供信息支持，將“被動工作”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃臃?wù)”，才是中層干部選拔任用檔案管理工作的應(yīng)有之義，也是新時代檔案管理工作的新使命。

要把好使用關(guān)口，首先是要利用信息化的技術(shù)手段實現(xiàn)中層干部選拔任用檔案信息的轉(zhuǎn)換與提取。在海量的紙質(zhì)信息中，提取包括民主評價、干部履歷、社會關(guān)系等重要信息，為決策提供基礎(chǔ)信息支持。在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員要建立易于操作、精準有效的信息管理數(shù)據(jù)庫與管理系統(tǒng)，確保信息的提取與整合效率相較于紙質(zhì)檔案更加方便快捷，并且統(tǒng)計分析更加容易。最后，組織人事部門與檔案管理工作人員要及時形成相關(guān)的統(tǒng)計分析與建議報告，為單位的重大人事任免和其他戰(zhàn)略決策提供智力支持。這也是發(fā)揮中層干部選拔任用檔案管理從被動工作轉(zhuǎn)向主動服務(wù)的最大價值所在。

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