淺談如何加強鄉鎮機關檔案收集與整理工作的思考

張超

摘要：眾多鄉鎮機關中，都會有許多的基礎性工作，檔案的收集與整理就是其中之一，同時也是重要的一環。就當下來看，檔案收集整理工作做得好與否，已經逐步成為了對鄉鎮機關單位的一項考核點。因此，答案的收集與管理工作成為了鄉鎮機關單位的一大工作重心，影響著其他工作的進行;此項工作能夠合理有序的開展，能夠為其他工作的開展奠定基礎，起到促進的作用。就以上原因而言，本文就鄉鎮機關檔案的收集與整理工作展開分析，思考怎樣加強檔案管理工作。

關鍵詞：鄉鎮機關;檔案收集;檔案整理;工作思考

一、目前鄉鎮機關檔案管理存在的問題。

二、由于鄉鎮機關單位地處較為偏遠的鄉村，大多數環境簡陋，人員嚴重不足，所以檔案管理工作長期存在著很多的問題。

客觀上，首先，因為人員較為緊缺，一人分管多項工作，導致無法成立專門的檔案管理機構，也沒有專業的管理人員，往往是由其他崗位的人員輪流收集整理。其次，由于環境簡陋，檔案室就相當于是雜物間，資料凌亂，擺放不規范，久而久之資料就容易遺漏或損壞。人員分工不明確也是鄉鎮機關檔案管理的一個問題，責任落實不到位，責任不明確，導致檔案收集不完整，檔案整理不規范。

主觀上，機關人員沒有在思想意識上認識到這項工作的重要性，大多數人對于檔案管理工作都具有刻板印象，覺得太過于繁雜，容易流于形式，管理工作難以落到實處。

二、加強鄉鎮機關檔案收集與整理工作的策略。

1.加強思想意識，引起重視。

要想加強鄉鎮機關檔案的收集與整理，首先就要從思想意識這一方面去切入。不管是鄉鎮機關領導班子，還是機關其他基層人員，都要深刻認識到檔案收集與整理的重要性，要改變以往的態度而有所覺悟。鄉鎮機關可以聘請專業人員到場指導交流，開展專題知識講座，普及常規檔案管理知識。機關領導更是要做好帶頭作業，擺正態度，真正意識到檔案收集整理工作必須要有效地開展。只有學習相關的知識，形成管理知識的內化之后，才能為檔案管理工作的開展奠定扎實的基礎。這樣一來，鄉鎮機關領導才能將這項工作納入長期的規劃之中，機關其余人員才能聽從指揮，投入到此項工作當中。

2.細化工作內容，明確分工。

鄉鎮機關領導要發揮大家的才能，制定出長期的、科學的、具有實踐意義的檔案管理工作規劃。俗話說：術業有專攻，機關單位在能力范圍之內最好是成立專門的檔案收集整理部門。待到人員確立之后，就要進一步的細化檔案管理工作，要做到一崗一則，將工作內容落實到具體的崗位上或者是人身上，使管理人員清楚自己的工作內容和職責，明確工作制度，這樣有益于檔案管理工作效率的提高。

3.靈活收集方法，多管齊下。

鄉鎮機關檔案收集和整理工作看似較為簡單，實則比較繁瑣，涉及的內容也各種各樣，其中不乏有許多種類型的工作內容。因為資料收集和整理工作的復雜性，所以就需要管理人員要獨辟蹊徑，要靈活運用多樣的收集與整理的方法。例如：收集資料的形式可以多種多樣，不必拘于一種，可以根據不同的情況而靈活地決定。檔案的整理也可以定期進行，資料的歸檔也可以適時地記錄下來。管理人員之間也要注意有效的配合。總之，檔案收集與整體方法要在實踐中不斷地去摸索創新，找到合適的方式方法，這樣不僅能夠節約檔案收集與整理的時間，同時也節省了人力;還能夠提高工作效率。

4.運用現代化技術，緊跟時代發展。

隨著科學技術的發展，資料的收集與保存已經逐漸脫離了只能實物保存的局限。傳統的資料保存方式無非就是紙質資料歸檔，長此以往檔案資料的數量就會非常之大，保管就成為了一個很大的問題，而且非常占空間。這時候如果運用現代化信息技術，這一難題就會迎刃而解，也能極大地提高檔案收集與整理工作的效率。將檔案資料做成電子檔，信息保存會更加的安全和長久;同時，有些紙質資料就可以定期進行清理，騰出更多的空間。而且計算機技術的分類功能也能大大節省檔案整理的時間。

5.提高管理人員業務能力，加強培訓。

鄉鎮機關單位中，組建一支高素質的檔案管理團隊是非常重要的。對外，鄉鎮機關單位可以做好檔案管理人才的引進，定期招聘具有專業知識的高素質人員進入單位，執行檔案管理工作，給檔案管理團隊注入新的血液。對內，鄉鎮機關單位可以定期組織相關的培訓，對檔案管理團隊進行科學的、有針對性的培訓，使檔案管理人員不斷地完善和增加自身專業知識，提高個人業務能力。這對檔案管理工作具有較為重要的意義。

結語：總而言之，檔案的收集與整理影響著鄉鎮機關單位很多方面的工作，它起著牽一發而動全身的作用，是其他工作順利開展的前提條件。因此這項工作必須要做好、做細。要明確這項工作的原則，豐富自身的經驗，提高自身的專業知識，不斷地學習。在實踐中累積經驗，在實踐中獲得方法，積極參加培訓學習，從而更好地落實檔案收集與整理工作。

參考文獻：

[1]健全管理體制改進服務方式促進新農村建設中檔案工作科學發展一蘇州市鄉鎮檔案工作調研報告[].檔案與建設2009，（8）51-54+58.

[2]王艷，沈麗偉.做好高校后勤機關檔案的收集與整理工作，為后勤的發展提供可靠依據[n高校后勤研究，2009，（5）65+70.