辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究

杜志紅

摘要：隨著我國時代的發展，多元的信息共享模式被有效在各領域搭建，提升了各工作崗位的效率。基于信息網絡框架形成的電子檔案資源，強化了企業和事業單位的人力資源管理效果。本文對此進行研究和分析，以辦公室的文書檔案工作為例，對檔案管理人員在新時代開展檔案收集與歸檔的管理工作系統闡述，梳理其中存在的不足，并提出根本性的應對舉措。

關鍵詞：辦公室;文書檔案;收集與歸檔;管理能力

辦公室作為企事業單位收發和傳達信息文件的部門，承擔著處理日常事務的重要職責。文書檔案管理是保障企事業單位長足發展的核心工作，越來越受到管理者的重視。在新時代的發展理念滲透下，辦公室人員必須要圍繞著企事業單位管理者提出的發展目標需求，技術化的梳理影響目標的局部工作部分，將文書檔案管理的水平全面提升。檔案的收集與歸檔能否完善，影響著文書檔案整體的質量水平。因而，必須要對這兩部分工作的實踐工作探究和分析。

一、當前辦公室文書檔案的收集與歸檔工作中存在的問題

盡管文書檔案的重要性越來越受到企事業單位的負責人認同，但是由于負責文書檔案管理的是辦公室人員，在企業事業單位負責人僅僅提出了要求的情況下，很多辦公室人員只是形式化的開展工作，因為缺乏監督機制和評價審核制度，因此工作人員并沒有根本性對強化檔案管理效果的方法進行探究和摸索，用千篇一律的管理內容和形式蒙混過關。企事業單位并沒有營造出文書檔案管理的環境，無法給辦公室人員作出指導。從近年來重慶市事業單位文書檔案的管理情況來看，雖然重慶市因為所屬直轄市的級別較高，在組織事業單位的部門層級上有著清晰的脈絡，實現了交叉式管理的效果。因為檔案管理的重要性早就被引申，因而在重慶司法局、政法委以及辦公廳等單位內部都安插了多個主管檔案人員，并且提出了嚴格的要求[1]。但是因為這些單位并沒有將檔案管理的工作效率與薪資待遇等掛鉤，無法細化工作人員的考核內容，依然以公有制經濟體制主導為主，僅僅是以安排日常任務的形式讓工作人員按時完成檔案管理工作，導致檔案管理過于籠統，參差不齊。很多文書檔案人員雖然把整個流程都做好了，卻并沒有對每部分完善，只是維持基本的運轉，而單位的負責人也只是口頭批評和書面教育，并沒有根本性激發出檔案管理人員的系統意識。

就目前來看，很多檔案管理人員依然停留在傳統思維，沒有全方位拓展個人的多元融合水平，因而處理文書檔案的過程中也只是注重了某一個方面，而遺漏了許多重要的內容，導致顧此失彼的現象經常發生。因為檔案處理較為繁重，因而很多人員養成了這種順理成章的意識，在收集檔案時丟失了文件資料，又或者因為剮蹭造成頁面缺損，使很多有效信息無法辨別。同樣，在檔案歸檔的過程中，人員也隨意的擺放檔案，并沒有整理和分類，當檔案的數量增多時，很多本應有效銜接的檔案內容卻被檔案人員放置在不同地方，從而難以維持查閱的連續性。另外，還有一些類似于文件斷章和缺失單位公章的情況，都是由于檔案管理人員缺失全面意識造成的，而根本來源則是單位缺乏有效的監督機制，也沒有樹立科學管理的意識。雖然新時代電子信息技術飛速發展，電子檔案的應用能有效避免以上問題，但由于欠缺系統思維，單位的技術引入意識薄弱，無法提升電子檔案的應用水平。且因為紙質檔案仍予以保留，從而對檔案管理人員的專業能力提出了更多要求。

二、辦公室文書檔案收集和歸檔工作管理措施

（一）構建和健全文書檔案收集與歸檔工作的管理制度

如果企事業單位內部不形成局部聯系整體的管理意識，也就無法渲染全面管理的行為文化。必須要將文書檔案收集和歸檔的重要性在日常工作安排中體現，對文書檔案管理人員細化要求，并且建立科學的監督制度，使檔案管理人員有意識的加強文書檔案的管理力度。對于辦公室文書檔案的工作人員來說，必須要不斷研究和分析如何強化這兩部分效果，需要通過多種渠道獲取專業能力，提升個人的操作水平[2]。首先，檔案管理人員必須明確文書檔案收集的時間、歸檔范圍、保管期限及注意事項，保證檔案收集與整理工作的正常有效地開展。根據單位自身的實際情況，依照相關法規與職責分工的制度，合理確定切合實際的檔案文件材料歸檔范圍，同時給予相應的業務指導，促進檔案收集的工作順利進行。另外，還應明確規定檔案的歸檔期限，通常要求辦公室的文書檔案必須在檔案形成后的次年首季度完成收集與歸檔，集中統一進行保管，不得私自留作它用。明確規范文書檔案的歸檔期限，能顯著提升其的收集效率，激發檔案收集人員的工作積極性。各單位各公司應根據自身的發展情況適時更新文書檔案的管理制度，以滿足不同階段的檔案管理需求。

（二）創新文書檔案收集、歸檔工作模式

傳統的文書檔案管理形式顯然有所落后，無法提升工作效率。工作人員必須要迎合時代發展的特點，創新文書檔案的歸檔與收集的模式，從單一的工作環境中脫離出來，密切加強與各種資源的聯系，吸收企業單位的成功經驗，同時利用各種技術資源，使工作人員與各種渠道的人員協作，構建高效聯動的服務模式，例如設置網絡管家提醒處理的頻率，或者通過檢測平臺評價檔案收集的速度和效用等，從而加以改進[3]。傳統文書檔案收集和歸檔工作管理模式很容易出現一些文件資料的遺漏或者是殘缺，所以文書檔案工作管理要逐漸創新模式，利用主動收集文書檔案資料的模式來進行。必須利用現代信息技術來提高文書檔案的整體建立和完善，在檔案的收集和歸檔工作中利用信息技術輔助，不僅能減少人為收集歸檔的誤差，還可以保證文書檔案的整體工作效率，將文書檔案自身的作用力充分發揮出來。

三、結語

綜上所述，文書檔案的收集與歸檔工作是辦公室工作的重要環節，在具體操作的過程中，工作人員要本著認真負責的態度，做好自己的本職工作，這樣才能保證辦公室文書檔案收集與歸檔工作的效率有效提升。本文對此提出了相關的策略，望予以重視。

參考文獻：

[1]葛瓊.探究文書檔案數字化路徑探析[J].蘭臺內外，2021（18）：39-40.

[2]石麗樺.當前企業檔案收集與整理存在的主要問題及對策[J].蘭臺內外，2021（18）：51-52.

[3]曾德宏.文書檔案鑒定工作問題分析[J].蘭臺內外，2021（15）：21-22.