淺談如何做好企業檔案的管理工作

張巖

◆摘? 要：隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業檔案管理模式的深入發展，檔案在企業的生產和發展過程中起著越來越重要的作用。企業的不斷改革和發展，檔案在標準化、規范化、科學化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應用、分析的道路，使之更好地為生產服務，還有很多需要研究和解決的實質性問題。

◆關鍵詞：企業檔案管理;問題;對策

一、企業檔案存在的問題

（一）企業檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則

企業檔案工作按照各級檔案管理要求進行了達標升級工作。但檔案達標升級工作在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃;在任務、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。

（二）檔案工作缺乏制度化的管理程序

當前企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規范。企業近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。

（三）缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺電腦，一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是，領導重視不夠，雖有設備和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

二、檔案工作存在問題的解決對策

檔案雖然是一個龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的單堆資料中，只有根據需要，把相關信息系統地、規范地整理出來，通過加工整理才能更好地發揮檔案的信息作用，實現其價值。檔案管理作為工作中的一項重要工作，為企業發揮著不可磨滅的成績。要充分發揮管理的作用，才能使之更好地為企業中心工作做好服務。

（一）抓好組織建設，完善管理制度，做到“五個統一”

抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵。一是成立由分管領導任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領導小組，協調各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障;二是把檔案管理工作列入到企業管理的議事日程，年初有部署，年底有總結，平時有檢查指導，并接受上級和地方檔案管理部門的領導和指導;三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協調發展，檔案部門做到統一領導、統一制度，統一規劃計劃，統一檢查指導和統一培訓交流。

（二）檔案工作要有計劃和目標

檔案工作要想取得長遠的發展，必須增強檔案工作的主動性、前瞻性，制定出有指導性的檔案發展規則。為此，領導干部要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結合當今信息技術及網絡發展的新趨勢，加大技術投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實際的工作計劃。

（三）加強檔案基礎工作，按時完成上級部門的檔案工作。

在檔案基礎管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎工作，從領導機制到管理體系，從規章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門所規定的各項工作要嚴格執行，按時完成。

（四）加強培訓力度，努力提高檔案管理人員的素質

建立健全相關管理制度，一是要明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責。在各部門選拔素質較高的人員為兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業的檔案管理機制。二是建立健全檔案管理制度，按照《企業檔案管理標準》的要求，依據《檔案法》有關規定，結合本企業實際編制各種規章制度，并在實際工作中不斷進行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關要求，加強對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發、存檔、銷毀等各個環節工作程序要做出明確規定。

（五）搞好檔案的信息化建設，促進檔案資源的充分利用

運用高新科技對檔案工作進行創新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，是順應當今信息技術突飛猛進的發展新趨勢，應大膽采用先進的技術手段對傳統的檔案管理方法進行創新：（1）要廣泛采用電子計算機、掃描儀等數碼技術對檔案進行無紙化管理，提高檔案工作效率;（2）借助系統本身的局域網絡，開發網上檔案業務，實現檔案信息資源共享。

（六）增大檔案宣傳力度，增強全員檔案意識

一是積極參加地方檔案部門舉辦的各類宣傳活動;二是在本單位的半年、年終工作會議上，由辦公室提供材料，將檔案工作中存在的問題、要求向全員宣講;三是檔案室要辦好自己的宣傳欄，大力宣傳檔案的作用及重要性。四是增加《檔案法》的宣傳力度，要全員懂法。

檔案管理的目的，在于服務和利用，因此要增強檔案工作與生產發展的貼近度，根據發展需要，可編寫《組織機構沿革》、《大事記》、《基礎數據匯編》等資料，更好地發揮檔案的服務作用和應盡的職能，為企業生產部門提供更好的服務。

企業檔案作為企業生產和發展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應重視這項工作，使檔案工作再上新臺階。