科技檔案管理的困境與紓解

◆摘? 要：科技檔案管理具有保存科研信息、指引促進社會經濟發展和提高管理效率的功能。當前我國科技檔案管理存在檔案意識薄弱、檔案觀念落后，科技檔案法規體系不完善、標準不健全以及科技檔案管理工作不規范等問題，針對問題提出了紓解對策。

◆關鍵詞：檔案，科技檔案，管理

科技檔案是科技工作者在科研過程中形成的具有參考價值的文字記錄、圖像信息、聲音信息、電子數據等。科技檔案真實完整的記錄了科研工作者的科研過程和科研結果，是科技信息的保存者和再現者。當前科技正處于高速發展和迅速迭代時期，科技日益向交叉領域、新興領域融合。科技的快速發展必然產生大量的科技檔案，當科技檔案管理水平與科技發展速度不匹配時，容易造成科研信息缺失和資源浪費。因此加強科技檔案管理對于推進科技發展具有重要作用。

一、科技檔案管理的意義

1.保存科研信息、指引科研方向。科技檔案對于科學研究理論構思、研究過程、研究成果和經驗教訓都有詳細記載，為后續科學研究提供了大量可直接借鑒材料和廣泛的事實數據，是開展科學研究的可靠性原始材料。

2.促進社會經濟發展。科技檔案在社會經濟發展過程是技術與生產力各要素相結合的媒介，是科學技術的承載、是生產力的知識形態承載。科技檔案將存儲于檔案中的知識形態生產力轉換為物質形態生產力，促使生產技術落地與勞動者結合。

3.豐富存儲內容，提高管理效率。隨著互聯網和電子存儲技術的發展，電子化檔案存儲平臺的建成極大擴容檔案存儲能力，使傳統的紙質檔案存儲形式轉變為視頻、音頻、圖像、文字等多種存儲形式，極大豐富了科技檔案的存儲內容。依托計算機、互聯網技術，檔案管理突破了時間空間限制，提高了管理的時效性，依托計算機程序的自動化工作，使大量的編碼、收集等重復性工作被計算機取代，節約了管理人員成本。

二、科技檔案管理的困境

1.檔案意識薄弱、檔案觀念落后。科技檔案作為重要的信息資源和知識資產理應受到重視，現實卻由于科技檔案宣傳教育不到位、檔案法規培訓范圍局限等原因，科研項目成員檔案意識極其薄弱，這就導致檔案觀念陳舊，無法與時俱進。具體表現為，第一，只重視檔案材料收集忽視檔案內容開發。第二，檔案保存形式刻板。第三，忽略過程檔案收集與保存。

2.科技檔案法規體系不完善、標準不健全。從監管體系來看，檔案部門話語權式微，《科學技術檔案工作條例》中的規定動作沒有貫徹執行，制度落實情況缺乏監管。在對科研計劃項目的階段性評估匯總，缺少對項目檔案的同步檢查和監督制度，對項目的驗收評估中，只注重科研成果和科研財務的審計，缺少對項目承擔單位的檔案監管與反饋。從檔案管理標準體系來看，部門或行業間的溝通協調性不足而標準不一。

3.科技檔案管理工作不規范。在資料收集方面，由于制度缺失、責任不清造成科技文件資料收集不齊全、項目材料不完整。在材料歸檔整理方面，由于科技項目多頭管理導致材料散存于不同負責人手中，材料零碎，檔案移不及時、歸檔不完整現象普遍存在。在檔案使用方面，“科技工作者對科技檔案利用的主管意識不強，很少到檔案館去查詢、利用科技檔案信息”，導致檔案信息價值無法挖掘、科技信息資源無法共享。

三、提升科技檔案管理水平策略

1.與時俱進，樹立新的檔案觀。檔案觀是科技檔案工作人員的行動指引和工作前提。首先樹立檔案的使用價值觀，只有堅持用戶導向、需求導向、利用導向，才能使檔案與科研工作相結合，并充分發揮檔案在科技研發、應用和推廣中的作用;其次提高電子信息技術存儲檔案的可信度與合法性。電子檔案彌補了紙質檔案在存儲容量、存儲時間、存儲格式、存儲種類方面的局限，在科學、規范管理前提下，電子檔案應該與紙質檔案具有同等的可信度。最后要重視過程性檔案，科技活動過程更能反映科研工作者的心路歷程和研究過程，在某種程度上比最終成果更為重要，因此要將階段性進展材料、研究過程中的實驗數據、計算過程等都列為歸檔范圍進行保存。

2.建立檔案管理標準，完善檔案管理法規。首先，科技檔案作為科技管理的重要信息和參考依據，科技檔案管理的法律法規建設應納入整個科技管理的規章體系內，明確檔案管理責任人、檔案所有權、檔案移交的內容、方式、限期等。其次建立“在國家檔案局的統一掌管下，按專業實行統一管理，中央和地方各級專業主管機關對所屬系統的科技檔案工作實行領導和指導，國家各級檔案行政管理部門實行監督、指導和檢查的管理體制”。最后，在建立國家和行業標準的基礎上積極采納國際標準，推進我國科技檔案管理的標準化進程。

3.規范檔案管理，提高檔案利用層次。首先要保證檔案內容的完整性，科技檔案管理人員根據國家相關規定，建立單位檔案管理目錄，使檔案材料收集清晰、完整。其次做好檔案規整。在整理檔案時“將收集來的資料按照歸檔要求進行整理，不要破壞資料之間原來固有的聯系，應根據專業合理劃分，方便查閱者利用”。最后，要做好檔案使用的準備工作，如建立檔案查詢檢索目錄方便查閱、編寫各類檔案資源匯編材料為決策提供參考、利用信息化管理平臺提高檔案信息共享水平。

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作者簡介

田野（1985-），男，湖北十堰人，本科，研究方向：檔案管理與創新。