數(shù)字檔案館建設及對檔案管理體制的影響研究

訾海英 張曉倩

◆摘? 要：信息技術(shù)的發(fā)展使得大數(shù)據(jù)技術(shù)成為各個領(lǐng)域不可替代的推動力，行業(yè)特征的不同也決定了大數(shù)據(jù)應用需求的差異。檔案管理在信息化背景下愈發(fā)向數(shù)據(jù)化、信息化發(fā)展，向數(shù)字檔案館發(fā)展成為主要發(fā)展趨勢之一。本文從數(shù)字檔案館建設存在的主要問題入手，探究其對檔案管理體制的影響，并分析新時代背景下提升檔案管理質(zhì)量的有效途徑。

◆關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館;檔案管理體制;檔案管理建設

數(shù)字檔案館是信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，與傳統(tǒng)檔案管存在運行體制、管理方式、監(jiān)督方式等方面差異。數(shù)字檔案館就是實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，是傳統(tǒng)檔案館發(fā)展升級的結(jié)果，也是推動檔案館可持續(xù)健康發(fā)展的強大助力，能夠提升檔案管理使用的合理性和管理的科學性。當前我國數(shù)字檔案建設已經(jīng)有了較大成就，但是其中仍存在諸多問題需要加以分析解決，以此提升檔案管理質(zhì)量。

一、數(shù)字檔案館建設存在的主要問題

（一）專業(yè)人才缺乏

數(shù)字檔案資源具有內(nèi)容繁雜豐富、類型多樣等特點，因此數(shù)字化管理難度較大，對于管理人員也就提出了更高的要求，只有專業(yè)技能過硬、管理能力突出的人員才能夠完成數(shù)字檔案資源高質(zhì)量管理的目標，最大化發(fā)揮檔案價值。但是，當前我國數(shù)字檔案館建立過程中存在檔案管理人員專業(yè)性不足、信息管理知識缺乏等問題，造成數(shù)字檔案管理工作無法高效完成，人才隊伍質(zhì)量的提升成為工作重點。

（二）基礎(chǔ)設施待完善

數(shù)字檔案資源不足是數(shù)字檔案館建設的突出問題，無法對大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行接受和儲存，造成極大的資源浪費。另外，基礎(chǔ)設施建設投入不足也是影響數(shù)字檔案館建設質(zhì)量的關(guān)鍵原因，陳舊的計算機設備以及管理系統(tǒng)等無法滿足新時代海量信息管理要求，管理安全性也難以得到保障。因此，加大資金投入、重視基礎(chǔ)設施的更新升級成為必然。

（三）整體規(guī)劃缺失

我國在實施師資檔案館建設時缺乏宏觀、全面的整體規(guī)劃，與政府政務系統(tǒng)的規(guī)劃并不同步，這就為信息采集、檔案資源使用以及安全維護等工作的正常展開帶來的阻礙。另外，早期宏觀規(guī)劃的缺失也將造成后期經(jīng)費評估不當，經(jīng)費投入的不足會直接影響數(shù)字檔案管理高質(zhì)量建設。

二、數(shù)字檔案館建設對檔案管理體制的影響

（一）完善檔案服務功能及體系

傳統(tǒng)檔案館地理位置較偏，且信息資源儲存分散，人員在信息查詢時便捷度不高，在實施檔案管理時需要投入更多人力，管理復雜、工作量大、錯誤發(fā)生率較高。數(shù)字檔案館的建立則突破了這一弊端，可以在線上平臺中進行檔案信息資源的集中、高效管理，使用者可迅速檢索所需信息，檔案管理者的工作負擔也能夠得到極大減輕，檔案管理體系也會得以完善，為檔案資源使用者提供高質(zhì)量檔案管理服務。

（二）轉(zhuǎn)變現(xiàn)行體制重點內(nèi)容

傳統(tǒng)檔案管理以人工為主要依托，重視檔案資源的儲存保管，無法有效發(fā)揮檔案價值，管理體制弊端尤為突出，且更新不及時，將會造成大量檔案資源浪費，檔案管理的作用也無法得到有效發(fā)揮。檔案管理的主要目的有二：一為保障信息資源安全，二為最大程度發(fā)揮檔案價值，數(shù)字圖書館的建立滿足了這一需求。

三、提升檔案管理質(zhì)量的方法

（一）重視專業(yè)人才培養(yǎng)

數(shù)字檔案館的建立并非一蹴而就的，工作內(nèi)容繁瑣，對于專業(yè)化也有較高要求，因此需要更大的資金投入和更高質(zhì)量的人才支撐。相關(guān)部門需要定期對人員予以培訓，另外提升管理人員的準入門檻，全面提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，為數(shù)字檔案館建立檔案管理能力、信息技術(shù)使用能力均過硬的復合型人才隊伍支撐。

（二）轉(zhuǎn)變檔案管理思想

管理理念對檔案管理工作起指導作用，因此積極轉(zhuǎn)變管理理念、提升數(shù)字檔案館建設重視程度有關(guān)鍵意義。在信息化時代背景下，檔案用戶查詢和使用檔案信息的頻率極大提升，對于檔案查詢服務質(zhì)量也有了更高要求，檔案管理部門需要認清時代發(fā)展趨勢，積極創(chuàng)新檔案管理體系，認清數(shù)字檔案館建設優(yōu)勢，加強數(shù)字檔案館重要性的普及，讓更多人認識到數(shù)字檔案館重要性。

（三）提升檔案管理安全性

檔案是對于個人及單位資料的重要記錄，一旦遭受非法侵害將造成極大損失，嚴重情況下甚至可能會給企業(yè)和國家?guī)順O大損失。故而必須將安全管理理念融入至檔案信息收集、儲存、查閱等各個環(huán)節(jié)，保證信息不受外界惡意盜取和侵襲。因此，做好防病毒以及檔案備份在安全管理中極為重要，人員要提升安全意識和保密意識，為使用者提供信息安全保障。

四、結(jié)語

數(shù)字檔案館的建立對于完善檔案管理體系、提高檔案管理工作質(zhì)量、推動我國現(xiàn)代化發(fā)展有關(guān)鍵意義，但是檔案我國數(shù)字檔案館建立仍存在諸多問題，相關(guān)部門必須深入探究問題發(fā)生的原因，分析針對性解決策略，保證檔案管理的高效、規(guī)范，最大化發(fā)揮檔案資源價值。

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作者簡介

訾海英（1972.10-）女，漢族，大專學歷，助理館員，研究方向：檔案管理。