高等學校檔案管理現代化建設的新思考

鄒晏秋 李育紅 潘高峰

◆摘? 要：檔案管理現代化建設是高等學校發展的需要，是高校檔案管理工作的必經之路。通過查找檔案管理工作中存在的不足，認識問題、研究問題、最終解決問題。本文分析了如何培養檔案管理人員的新思想和檔案管理現代化建設的措施，從而轉變思想觀念，利用先進科學技術，推動檔案管理工作的進程。

◆關鍵詞：高校;檔案;現代化

黨的十八大以來，習近平總書記明確指出：“生活從不眷顧因循守舊，滿足現狀者，從不等待不思進取者，而是將更多機遇留給善于和勇于創新的人們”。因此，高等學校檔案管理工作應該順應新的時代脈動，把握機遇勇于創新，根據高校的發展方向，研究檔案管理模式的新思路、新方法。

1檔案信息化建設存在缺口

高等學校檔案類別日漸增多，促使檔案管理工作逐漸細化，因此，檔案管理工作更加龐大繁雜，新的時代信息技術飛速發展，高等學校檔案管理工作的創新需要全面的信息化建設，但是，由于檔案部門的軟件和硬件條件有限、人員不足、技術落后等相關原因，導至檔案管理信息化建設缺乏統一規劃、網絡建設不完善、辦公軟件更新不及時、信息化管理制度不健全，從而造成檔案管理各個環節無法有效連接，阻礙了高校檔案管理工作的高速發展。

2檔案部門設備陳舊

新時代的高等學校檔案管理工作需要加大財力和物力的投入，老舊設備已經無法適應當代的高校檔案管理工作，無論軟件還是硬件設備都亟待更新，運行速度緩慢的電子設備、清晰度較低的復印機、應用范圍有限的掃描儀等等，在很大程度上影響了檔案工作的應有的質量和效率，降低了檔案管理工作人員的積極性，拖延高校檔案管理工作的步伐。

3檔案管理人員思想素質亟待提升

由于高校檔案管理工作財務不足、物資供應不及時、人員配備不齊等諸多歷史原因，形成了工作量巨大、分工不夠明細、以緊要工作為主的局面，因此造成了工作的部分積壓。時間緊任務重每天忙于工作，忽略了自主學習和思想提升，整個檔案管理人員隊伍思想根基不夠牢固。

4培養檔案管理人員的新思想

高等學校檔案工作者在“不忘初心，牢記使命”的主題教育中，應把善于和勇于創新“檔案學”理論和檔案館實際工作作為一個重要的內容來對照檢查，切實樹立勇于創新精神。應聘請專家為檔案管理人員講解檔案的專業知識和新的科學技能，構建檔案管理人員的知識體系，掌握檔案專業的所有技能，為實現高校檔案管理工作的現代化打下堅實的基礎。

高校檔案管理部門要掌握檔案管理人員的思想素質、業務能力和專業水平等基本情況，制定計劃、劃分出時間定期的對其進行工作經驗交流和專業培訓，以集中培訓和個人自學的形式，向他們貫徹黨和國家對檔案工作的新思想、新指示、新精神，讓每個檔案管理人員都可以提高思想認識，決不偏離正確的工作方向。

5高等學校檔案管理現代化建設措施

為了使高校檔案更好地服務于高校發展，急需加快其信息化建設的步伐。檔案的信息化管理有利于高校自身改革的深化，有利于高校辦學效率的提升，有利于高校在信息化高速發展過程中更好地應對社會所提出的新問題、新要求，促進高校的可持續發展。

6共享網絡資源

新時期計算機網絡等高端科學技術的發展，使整個社會的各行各業都可以實現無界溝通。人與人之間、部門與部門之間、高校與高校之間都可以在一定范圍內打破界限，在保證安全的前提下開放與互動相結合，進行有效溝通，交流學習先進的工作經驗，共同解決工作中遇到的疑難問題，對整個檔案管理工作進行不斷的改進和優化，加快建設檔案管理的創新體系，使檔案管理工作保持始終健康穩定的運行。

7提升檔案利用價值

計算機、互聯網、新媒體等一系列高科技的出現為高等學校事業發展提供了前所未有的便利條件，也為檔案管理的創新工作提供了有力的保障，面向社會多方面收集對高校發展有價值的信息資料，豐富館藏內容，提高館藏的核心價值，擴大對用戶的服務范圍，滿足用戶的更多需求。同時對可公開檔案設定網上查詢業務，通過遠程身份信息確認，提交查詢申請，簽訂保密協議，以電子檔案形式安全傳輸，確保用戶準確、及時、安全的運用自己的檔案信息，在提升了檔案利用價值的同時，推動了高校檔案管理的信息化建設。

8保障檔案安全

高等學校檔案管理信息化建設需要良好安全的網絡環境，檔案信息資料對于高校的發展是重要的原始憑證，利用網絡信息資料的收集、整理、歸檔等傳輸過程中，應當按正確的方式方法進行有效操作，避免誤操作給工作帶來損失。按要求做好備份工作，根據檔案的重要性留存紙質備份，確保萬無一失。做好檔案管理信息化的風險評估工作，聘請專業的技術人員定期對信息化檔案系統進行升級和安全維護，研發高端的檔案管理信息系統，對檔案管理人員定期進行安全知識講解和安全操作培訓，建立嚴格的監督管理機制，落實到每一人每一崗，以先進的信息技術和高度責任心嚴防對系統安全的威脅，確實保證高校檔案管理信息化的安全性。

新時代高等學校檔案管理工作的通過信息化建設，加大了館藏數量，提高了檔案管理工作的質量，提升了檔案管理工作的效率，保證了檔案管理工作的可持續發展。

參考文獻

[1]郭永強，新時代高校檔案館工作創新之芻議[J].大眾標準化，2020（12）：220-222.

[2]張爽，高校檔案管理信息化建設探究[J].開封教育學院學報，2018（12）：235-236.